Tanzfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Tanzfestival braucht mehr als ein Programm und eine Tanzfläche. Du koordinierst Acts und Dozenten, Anmeldungen, Genehmigungen, Technik, Helfer und Verpflegung in einer festen Reihenfolge. Beginne mit Datum, Ort und Programm und kläre danach Buchungen, Werbung und Ablauf. In den letzten Tagen zählen vor allem Techniktests, gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks und ein freigeräumter Tanzbereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Tanzacts und Dozenten buchen
2 Personen
Musik und DJs festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Künstlerinformationen versenden
Musikdateien sammeln
2 Personen
Technik und Strom testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Empfangstisch vorbereiten
2 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Workshopräume markieren
2 Personen
Techniktisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Notausgänge freihalten
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Künstler den Soundcheck machen lassen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Eröffnungstanz betreuen
2 Personen
Tanzworkshop betreuen
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Workshop-Materialien verteilen
2 Personen
Wettkampfanmeldungen verarbeiten
2 Personen
Tanzwettbewerb begleiten
4 Personen
Juryformulare austeilen
2 Personen
Juryformulare einsammeln
2 Personen
Publikumsfläche freihalten
2 Personen
Musikprogramm abspielen
2 Personen
Lichtprogramm bedienen
Pausen ankündigen
Preisverleihung betreuen
2 Personen
Abendprogramm ankündigen
Freien Tanzabend betreuen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Tanzfläche fegen
2 Personen
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
Geräte abbauen
3 Personen
Materialien zählen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Reste einlagern
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
AbfallbehälterAnz. 8
BühnenblöckeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
TellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
PlattenspielerAnz. 2
DJ-Controller
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
AudiokabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
HintergrundtuchAnz. 2
BühnentücherAnz. 4
PfeiltafelnAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 150
PokalpreiseAnz. 3
JurytischeAnz. 2

Sportmaterial

YogamattenAnz. 30
TanzbänderAnz. 30
ReifenAnz. 20
MarkierscheibenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und lege danach Programm und Uhrzeiten fest. Buche Tanzacts, Dozenten und DJs erst mit einem schriftlich abgestimmten Ablauf.
Öffne die Online-Anmeldung frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Prüfe die Anmeldungen regelmäßig, damit Empfang, Sitzplätze und Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag geplant werden.
Plane die Helfer nicht nur nach Namen ein, sondern nach Zeitfenstern und Aufgaben. Verschicke Künstlerinformationen und drucke das Drehbuch spätestens am Vortag aus.
Teste Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen sowie Audio- und Stromkabel vor dem Festival vollständig. Ein kurzer Soundcheck am Veranstaltungstag ersetzt keinen Test mit dem tatsächlichen Aufbau.
Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks vor dem Einlass vor. Richte Empfangstisch, Materialien, Abfallbehälter und Garderobe so ein, dass die ersten Gäste nicht auf Helfer oder fehlende Kleiderbügel warten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tanzfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Buchungen. Genehmigungen, Einladungen und Online-Anmeldungen sollten danach ohne längere Unterbrechung folgen.
Wann sollte ich Tanzacts und Dozenten buchen?: Buche Acts und Dozenten direkt nach der Festlegung von Datum, Ort und Programm, idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Festival. So bleiben noch mehrere Wochen für Werbung, Anmeldungen und Ablaufplanung.
Wann muss die Technik für ein Tanzfestival getestet werden?: Führe einen vollständigen Test mindestens 2 bis 3 Tage vorher durch, einschließlich Lautsprechern, Mischpult, Mikrofonen, Licht und Stromversorgung. Am Veranstaltungstag folgt zusätzlich ein kurzer Sound- und Lichtcheck nach dem Aufbau.
Wie viel Verpflegung braucht man für ein Tanzfestival?: Plane Getränke für den Empfang und den weiteren Ablauf und berücksichtige die Zahl der bestätigten Anmeldungen sowie die erfassten Ernährungswünsche. Kaufe spätestens 1 bis 2 Tage vorher ein, kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks am selben Tag vor.

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