Checklist pour organiser un festival de bateaux-dragons

Un festival de bateaux-dragons demande une coordination précise entre la course sur l’eau, la sécurité et l’accueil du public. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, de la réservation du site et des bateaux jusqu’à la répartition des équipes et au programme des manches. Prévoyez aussi les autorisations, les bénévoles, les toilettes et la gestion des déchets avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières vérifications concernent la météo, le parcours et la liste définitive des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les bateaux dragons
Définir le parcours aquatique et la ligne de départ
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Inviter les équipes participantes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Confirmer la réservation des toilettes
Confirmer la réservation des bennes à déchets
Commander les prix et médailles
Concevoir les panneaux de direction
Créer les formulaires de match
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les boissons et le refroidissement
2 personnes
Imprimer les dossards et les formulaires
Trier les matériaux par courrier
3 personnes
Emballer les prix et les médailles
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Installer les bouées de course
4 personnes
Mettre les bateaux dragons à l’eau
6 personnes
Préparer les pagaies et les gilets de sauvetage
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

Ouvrir l’enregistrement de l’équipe
3 personnes
Distribuer les bracelets aux participants
2 personnes
Distribuer les gilets de sauvetage
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Accompagner les équipes jusqu’au ponton
4 personnes
Encadrer le premier tour
8 personnes
Encadrer la deuxième manche
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Servir les plats de barbecue
5 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
8 personnes
Maintenir le public à une distance de sécurité
3 personnes
Assurer la musique et les annonces
Vider les poubelles
2 personnes
Récupérer les gilets de sauvetage
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Annoncer la fin et la clôture

Suivi

Sortir les bateaux-dragons de l’eau
6 personnes
Rassembler les pagaies et les bouées
4 personnes
Démonter le catering
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Signaler les matériaux endommagés
Rassembler les objets trouvés
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Bateaux-dragonsqté 3
Pagaiesqté 60
Pagaies de rechangeqté 10
Gilets de sauvetage adultesqté 70
Gilets de sauvetage pour enfantsqté 15
Bouées de départ et d'arrivéeqté 8
Balisage de séparationqté 12
Rouleaux de cordeqté 4
Bouées de sauvetageqté 4
Hameçons de lancerqté 4
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 8
Numéros de départqté 12
Drapeaux d’équipeqté 12

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Sous-mains de barqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Éléments de podiumqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Horloges de départqté 2

Cuisine

Barbecuesqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 6
Arches de ballonsqté 2
Panneaux d’orientationqté 14
Panneaux de directionqté 10
Nappesqté 16
Badges nominatifsqté 180

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Gantsqté 12

Catering

Trousses de premiers secoursqté 2
Pains de glaceqté 24
Coupes de prixqté 3
Médaillesqté 40
Chèques-cadeauxqté 200
Courses

Conseils

Commencez par le lieu, le parcours et les autorisations : faites valider le plan de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions, idéalement plusieurs semaines à l’avance.
Réservez les bateaux-dragons, les pagaies et les gilets de sauvetage en fonction du nombre d’équipes, puis prévoyez des pagaies de rechange et du matériel de balisage pour les imprévus.
Fermez les inscriptions avant d’établir les séries : attribuez ensuite les numéros de départ, les équipes et les horaires afin d’envoyer un programme clair aux participants.
Planifiez les bénévoles par poste, notamment pour les départs, l’arrivée, la sécurité, l’accueil et les résultats. Distribuez les talkies-walkies et les mégaphones avant le briefing.
Ne gardez pas les réservations pratiques pour la dernière semaine : confirmez les toilettes, les bennes à déchets, la sonorisation, les tentes et les éléments du podium avant le jour de la course.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un festival de bateaux-dragons ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le site et les bateaux, obtenir les autorisations et recruter les bénévoles. Lancez les invitations seulement lorsque le parcours et les règles de sécurité sont suffisamment définis.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de bateaux-dragons ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite 2 à 3 semaines avant la course. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, de répartir les équipes et de préparer les numéros de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de bateaux-dragons ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 bénévoles par poste clé et une personne référente pour chaque zone. Pour une journée avec plusieurs équipes, comptez généralement 10 à 15 bénévoles afin de couvrir l’accueil, les départs, l’arrivée, la sécurité et les résultats.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de bateaux-dragons ?: Vérifiez la météo, le parcours, la liste des courses et la liste définitive des participants. Contrôlez aussi les gilets de sauvetage, les bouées, les chronomètres, les moyens de communication et l’installation des panneaux avant l’arrivée des équipes.

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