Checkliste für dein Drachenbootfestival

Ein Drachenbootfestival braucht deutlich mehr als reservierte Boote und eine Rennstrecke. Du musst Wasserbereich, Sicherheitskonzept, Genehmigungen, Teams, Helfer und Versorgung in der richtigen Reihenfolge koordinieren. Plane frühzeitig feste Fristen für Anmeldungen, Toiletten, Abfallcontainer und Medaillen ein. Diese Checkliste bündelt 82 Aufgaben und 63 benötigte Dinge – von Ersatzpaddeln und Schwimmwesten bis zu Funkgeräten, Zelten und Grills.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Drachenboote reservieren
Wasserstrecke und Startlinie festlegen
3 Personen
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Teilnehmende Teams einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teamaufteilung erstellen
2 Personen
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
Startnummern zuweisen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Toilettenreservierung bestätigen
Reservierung der Abfallcontainer bestätigen
Preise und Medaillen bestellen
Wegweiser gestalten
Spielformulare erstellen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke und Kühlung kontrollieren
2 Personen
Startnummern und Formulare drucken
Materialien per Post sortieren
3 Personen
Preise und Medaillen verpacken
2 Personen
Gelände freimachen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Grill vorbereiten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Wettkampfbojen auslegen
4 Personen
Drachenboote zu Wasser lassen
6 Personen
Paddel und Schwimmwesten bereitlegen
3 Personen
Sicherheitsmaterial prüfen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
4 Personen

Event

Teamregistrierung öffnen
3 Personen
Teilnehmer mit Armbändern ausstatten
2 Personen
Schwimmwesten verteilen
3 Personen
Eröffnung ankündigen
Sicherheitsanweisung geben
3 Personen
Teams zum Steg begleiten
4 Personen
Erste Vorrunde begleiten
8 Personen
Vorrunde zwei betreuen
8 Personen
Zwischenzeiten erfassen
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Grill anzünden
2 Personen
Grillgerichte servieren
5 Personen
Finalisten bekanntgeben
Finale betreuen
8 Personen
Publikum auf sicherem Abstand halten
3 Personen
Musik und Durchsagen betreuen
Mülleimer leeren
2 Personen
Schwimmwesten einsammeln
3 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Verabschiedung und Schließung ankündigen

Nachbereitung

Drachenboote aus dem Wasser holen
6 Personen
Paddel und Schwimmwesten sammeln
4 Personen
Catering abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Beschädigte Materialien melden
Fundsachen sammeln
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

DrachenbooteAnz. 3
PaddelAnz. 60
ErsatzpaddelAnz. 10
Schwimmwesten für ErwachseneAnz. 70
Schwimmwesten für KinderAnz. 15
Start- und ZiellinienbojenAnz. 8
AbsperrbojenAnz. 12
SeilrollenAnz. 4
RettungsringeAnz. 4
WurfhakenAnz. 4
StoppuhrenAnz. 4
PfeifenAnz. 8
StartnummernAnz. 12
TeamfahnenAnz. 12

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 10
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
BarunterlagenAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
BühnenelementeAnz. 2

Ausstattung

Soundanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MegafoneAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
StechkartenAnz. 2

Küche

GrillsAnz. 2
GasflaschenAnz. 2
KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
WasserkannenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Niederländische FlaggenAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
WegweiserAnz. 14
WegweiserAnz. 10
TischdeckenAnz. 16
NamensschilderAnz. 180

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandschuheAnz. 12

Catering

Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
KühlelementeAnz. 24
PokalpreiseAnz. 3
MedaillenAnz. 40
WertgutscheineAnz. 200
Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Start- und Ziellinie fest, bevor du den Wettkampfplan erstellst. Für jede Mannschaft sollten Startnummer, Teamflagge und eine feste Startzeit spätestens vor dem Festival vorliegen.
Schließe Sicherheitsplanung und Genehmigungen nicht erst in der letzten Woche ab. Prüfe außerdem, ob Rettungsringe, Wurfhaken, Pfeifen, Funkgeräte und Schwimmwesten für Erwachsene und Kinder vollständig vorhanden sind.
Öffne die Anmeldung mit einer klaren Frist und erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular. Erstelle danach die endgültige Teilnehmerliste und teile die Teams erst auf, wenn die Anmeldezahlen belastbar sind.
Plane Helfer nicht nur für die Rennen ein, sondern auch für Einlass, Startbereich, Zeitnahme, Wegweiser und Versorgung. Ein Freiwilligenplan mit Schichten von zwei bis drei Stunden verhindert Lücken am Veranstaltungstag.
Bestätige Toiletten, Abfallcontainer, Partyzelte, Tische und Stühle spätestens 14 Tage vorher. Prüfe drei bis fünf Tage vor dem Festival Wetter, Einkaufsliste, Stromversorgung, Verlängerungskabel und die Funktionsfähigkeit der Soundanlage.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Drachenbootfestival organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis neun Monate vorher mit Datum, Ort, Booten, Strecke und Genehmigungen. Teams, Sponsoren und Helfer lassen sich dann mit einer Anmeldefrist von etwa sechs Wochen zuverlässig planen.
Was brauche ich für die Sicherheit beim Drachenbootfestival?: Du brauchst unter anderem einen Sicherheitsplan, Schwimmwesten, Rettungsringe, Wurfhaken, Absperr- und Startbojen sowie Pfeifen und Funkgeräte. Prüfe alle Sicherheitsmittel spätestens sieben Tage vor dem Festival und weise die Helfer in ihre Aufgaben ein.
Wann sollte die Anmeldung für Teams schließen?: Setze die Anmeldefrist etwa vier bis sechs Wochen vor dem Festival. So bleiben mindestens zwei Wochen für Teamaufteilung, Startnummern, Wettkampfplan und Teilnehmerinformationen.
Wann muss ich Toiletten und Abfallcontainer reservieren?: Reserviere Toiletten und Abfallcontainer mindestens vier bis sechs Wochen vorher und bestätige beide Bestellungen spätestens 14 Tage vor dem Termin. In stark belegten Zeiträumen solltest du noch früher anfragen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.