Checklist para organizar un festival de barcos dragón

Organizar un festival de barcos dragón exige coordinar el agua, la seguridad y la competición con bastante antelación. Esta checklist reúne 82 tareas y 63 elementos para que puedas avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha y reservar los barcos hasta preparar dorsales, baños y contenedores. La parte que más se retrasa suele ser la documentación: permisos, notificaciones, seguros y plan de emergencia. También conviene cerrar pronto los equipos participantes, los voluntarios y las preferencias dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Reservar botes dragón
Definir la ruta de agua y la línea de salida
3 personas
Elaborar un plan de seguridad
3 personas
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
Invitar a los equipos participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Reclutar voluntarios
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Asignar números de dorsal
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Confirmar la reserva de los baños
Confirmar la reserva de contenedores de basura
Encargar premios y medallas
Diseñar carteles de ruta
Preparar formularios del concurso
Enviar información a los participantes
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Crear la lista final de participantes
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar bebidas y refrigeración
2 personas
Imprimir dorsales y formularios
Clasificar los materiales por correo
3 personas
Empaquetar premios y medallas
2 personas
Despejar el recinto
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el punto de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Colocar los flotadores de competición
4 personas
Botar los barcos dragón
6 personas
Preparar remos y chalecos salvavidas
3 personas
Comprobar material de seguridad
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
4 personas

Evento

Abrir registro del equipo
3 personas
Dar pulseras a los participantes
2 personas
Repartir los chalecos salvavidas
3 personas
Anunciar la apertura
Dar una instrucción de seguridad
3 personas
Guiar a los equipos hasta el muelle
4 personas
Coordinar la primera ronda
8 personas
Coordinar la segunda ronda
8 personas
Registrar los tiempos parciales
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Servir platos de barbacoa
5 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar la final
8 personas
Mantener al público a una distancia segura
3 personas
Encargarse de la música y los anuncios
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger los chalecos salvavidas
3 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Anunciar la despedida y el cierre

Seguimiento

Sacar los barcos dragón del agua
6 personas
Reunir remos y flotadores
4 personas
Desmontar el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Informar de materiales dañados
Recoger objetos perdidos
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Barcos dragóncant. 3
Remeroscant. 60
Paddles de repuestocant. 10
Chalecos salvavidas para adultoscant. 70
Chalecos salvavidas infantilescant. 15
Boyas de salida y llegadacant. 8
Bojas de delimitacióncant. 12
Rollos de cuerdacant. 4
Boyas de rescatecant. 4
Ganchos de lanzamientocant. 4
Cronómetroscant. 4
Silbatoscant. 8
Dorsalescant. 12
Banderas del equipocant. 12

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 10
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 80
Bandejas de barcant. 2
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Megáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Relojes de ficharcant. 2

Cocina

Barbacoascant. 2
Botellas de gascant. 2
Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Jarras de aguacant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de Países Bajoscant. 6
Arcos de globoscant. 2
Carteles de rutacant. 14
Carteles de flechascant. 10
Mantelescant. 16
Tarjetas de nombrecant. 180

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Faroles LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Guantescant. 12

Catering

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Acumuladores de fríocant. 24
Trofeoscant. 3
Medallascant. 40
Valescant. 200
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la ruta de agua antes de abrir las inscripciones. La línea de salida, la llegada y las zonas de delimitación deben estar definidas para poder preparar el plan de seguridad.
Reserva los barcos dragón, remos, chalecos salvavidas y boyas con varias semanas de margen. Añade remos de repuesto, boyas de rescate, cuerdas y ganchos de lanzamiento; son elementos fáciles de olvidar hasta el montaje.
Abre el formulario de inscripción cuando tengas claras las categorías y el límite de equipos. Pide en el mismo formulario los datos de contacto, las preferencias dietéticas y la información necesaria para distribuir el equipo.
Prepara un calendario con horas de llegada, reuniones, salidas y cambios de turno. Entrega a cada voluntario un horario concreto y asigna walkie-talkies o megáfonos a los puestos que no puedan comunicarse a gritos.
Haz una revisión final entre 48 y 24 horas antes: pronóstico, lista de participantes, compras, baños, contenedores, sonido y gas para las barbacoas. Envía entonces la información definitiva a los equipos para evitar cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de barcos dragón?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. Los permisos, la reserva de barcos, la ruta de agua y la convocatoria de equipos deben cerrarse antes de publicar el formulario de inscripción.
¿Qué hay que incluir en el plan de seguridad de un festival de barcos dragón?: Incluye la ruta, la línea de salida y llegada, las zonas de delimitación, los responsables de cada puesto y el procedimiento de rescate. Revisa el plan con el equipo al menos 7 días antes y confirma que hay chalecos, boyas de rescate, silbatos y comunicación disponible.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?: Cierra la lista final entre 5 y 7 días antes del festival. Así tendrás tiempo para distribuir el equipo, asignar dorsales, preparar el calendario de competición y comunicar los cambios a los voluntarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de barcos dragón?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada puesto operativo y añade un 20% de reserva para descansos o ausencias. Define los turnos con al menos 7 días de antelación y asigna responsables para la zona de agua, participantes, público y montaje.

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