Drakenbootfestival organiseren: checklist
Een drakenbootfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en teams regelen. Je legt eerst datum, locatie, waterroute en veiligheidsmaatregelen vast; daarna volgen vergunningen, inschrijvingen en vrijwilligers. In de laatste weken draait alles om een sluitend wedstrijdschema, startnummers, teaminformatie en materiaal op de wal. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, inclusief toiletten, afval, prijzen, communicatie en controle van de weersverwachting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Drakenboten reserveren
Waterroute en startlijn bepalen
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Deelnemende teams uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Startnummers toewijzen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Reservering toiletten bevestigen
Reservering afvalcontainers bevestigen
Prijzen en medailles bestellen
Routebordjes ontwerpen
Wedstrijdformulieren maken
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en koeling controleren
2 personen
Startnummers en formulieren printen
Materialen per post sorteren
3 personen
Prijzen en medailles verpakken
2 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Wedstrijdboeien uitleggen
4 personen
Drakenboten te water laten
6 personen
Peddels en zwemvesten klaarleggen
3 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Event
Teamregistratie openen
3 personen
Deelnemers polsbandjes geven
2 personen
Zwemvesten uitdelen
3 personen
Opening aankondigen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Teams naar de steiger begeleiden
4 personen
Voorronde één begeleiden
8 personen
Voorronde twee begeleiden
8 personen
Tussentijden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten serveren
5 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
8 personen
Publiek op veilige afstand houden
3 personen
Muziek en omroep verzorgen
Afvalbakken legen
2 personen
Zwemvesten innemen
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afscheid en sluiting aankondigen
Nazorg
Drakenboten uit het water halen
6 personen
Peddels en boeien verzamelen
4 personen
Catering afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Beschadigde materialen melden
Gevonden voorwerpen verzamelen
Terrein opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Drakenbotenaantal 3
- Peddelsaantal 60
- Reservepeddelsaantal 10
- Zwemvesten volwassenenaantal 70
- Zwemvesten kinderenaantal 15
- Start- en finishboeienaantal 8
- Afzetboeienaantal 12
- Touwrollenaantal 4
- Reddingsboeienaantal 4
- Werphakenaantal 4
- Stopwatchesaantal 4
- Fluitjesaantal 8
- Startnummersaantal 12
- Teamvlaggenaantal 12
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 10
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 80
- Barbladenaantal 2
- Kledingrekkenaantal 4
- Podiumdelenaantal 2
Apparatuur
- Geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Megafoonsaantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Prikklokkenaantal 2
Keuken
- Barbecuesaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Waterkannenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Nederlandse vlaggenaantal 6
- Ballonnenbogenaantal 2
- Routebordjesaantal 14
- Pijlbordjesaantal 10
- Tafelkledenaantal 16
- Naamkaartjesaantal 180
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 8
- Led-lantaarnsaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Handschoenenaantal 12
Catering
- Eerste-hulpdozenaantal 2
- Koelelementenaantal 24
- Prijzenbekersaantal 3
- Medaillesaantal 40
- Waardebonnenaantal 200
- Boodschappen
Tips
- Regel drakenboten, peddels en zwemvesten ruim vóór de inschrijving sluit. Reserveer ook reservepeddels en controleer afzonderlijk de maten en aantallen voor volwassenen en kinderen.
- Maak het veiligheidsplan voordat je de waterroute definitief communiceert. Leg daarin onder meer start- en finishboeien, afzetboeien, reddingsboeien, portofoons en de taakverdeling van vrijwilligers vast.
- Plan de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum. Verzamel per team contactgegevens, teamgrootte en dieetwensen, zodat je na de sluiting de teamindeling, deelnemerslijst en cateringhoeveelheden kunt afronden.
- Stuur deelnemersinformatie niet pas op de wedstrijddag. Deel het wedstrijdschema, startnummer, verzamelpunt, kledingadvies en de regels uiterlijk één week vooraf; houd daarna alleen nog wijzigingen en weersinformatie bij.
- Controleer de walinrichting minstens één week tevoren. Toiletten, afvalcontainers, partytenten, tafels, geluidsset, verlengkabels en gasflessen worden vaak te laat bevestigd, terwijl leveranciers en vrijwilligers dan al zijn ingepland.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een drakenbootfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, drakenboten en vergunningen. Open de inschrijving daarna, zodat je uiterlijk 4 weken voor het festival een definitieve deelnemerslijst en een werkbaar wedstrijdschema hebt.
- Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een drakenbootfestival?
- Reken naast zwemvesten voor alle deelnemers op reddingsboeien, werphaken, fluitjes, megafoons en portofoons. Leg de route, start- en finishboeien en afzetboeien uiterlijk 2 weken vooraf vast en controleer het materiaal opnieuw op de opbouwdag.
- Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een drakenbootfestival?
- Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit en het aantal teams bekend is, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur het definitieve schema samen met de startnummers en deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor het festival.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een drakenbootfestival?
- Plan aparte vrijwilligers voor waterveiligheid, start en finish, registratie, deelnemersbegeleiding, horeca en opbouw. Maak het rooster uiterlijk 2 weken vooraf en houd op de wedstrijddag een kleine reserve beschikbaar voor uitval en pauzes.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!