Checklist pour organiser un festival d’harmonies

Un festival d’harmonies demande de coordonner les groupes, les horaires, le lieu et toute la technique sans perdre de vue l’accueil du public. Commence par fixer la date, le programme et le budget, puis confirme les harmonies avant de lancer les invitations et la promotion. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller les inscriptions, le catering, les bénévoles et le plan du site. Cette checklist de 83 tâches t’aide à avancer dans le bon ordre, avec les 66 fournitures à prévoir au même endroit.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme du festival
2 personnes
Confirmer les harmonies participantes
2 personnes
Réserver le lieu et les zones de jeu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Fixer le budget et le prix d’entrée
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Placer les performances dans le planning
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Distribuer les affiches
4 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver le matériel de catering
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Déterminer les points d'alimentation et le chemin des câbles
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Imprimer les flyers du programme
2 personnes
Établir la procédure d'entrée et de caisse
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
4 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les éléments de scène en toute sécurité
4 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Sécuriser l’alimentation et les câbles
3 personnes
Aménager la salle des instruments
3 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Aménager le bar et les points de boissons
4 personnes
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Briefer brièvement les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les spectacles
3 personnes
Annoncer les artistes à temps
Coordonner les changements de scène
4 personnes
Gérer l'entrée et les bracelets
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Surveiller la lumière et le son
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Rassembler les instruments en toute sécurité
4 personnes
Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter la scène et le matériel technique
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de réception
6 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Déposer les recettes en espèces
2 personnes
Accompagner les artistes jusqu’à leur domicile
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes
Remettre le lieu sans clé
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 4
Boîtiers DIqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 30
Chaises pour instrumentsqté 30
Métronomesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier à LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10

Décoration

Drapeaux de festivalqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 16
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de menuqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Mâts de drapeauxqté 4

Catering

Glacièresqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Sous-mains de barqté 4
Boîtes de théqté 4
Plats de service avec couvercleqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Braceletsqté 300
Étiquettes nominativesqté 150
Flyers du programmeqté 300
Billets d’entréeqté 300
Bacs à monnaieqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pompes à mainqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Bloque le programme avant la communication : prévois les temps d’installation, les balances et au moins 15 minutes entre deux prestations pour éviter les changements de scène trop serrés.
Demande les besoins techniques de chaque harmonie au moins 4 semaines avant le festival. Note notamment le nombre de microphones, de pupitres, de boîtiers DI et les besoins électriques.
Dessine le plan du site avant de réserver le matériel : sépare les zones de jeu, l’accueil, le catering et le passage des câbles, puis prévois des passe-câbles aux endroits fréquentés.
Calcule le catering à partir des inscriptions confirmées et des besoins alimentaires recueillis. Refroidis les boissons la veille et vérifie le nombre de verres, tasses, assiettes et couverts avant l’ouverture.
Prépare l’entrée et la caisse avec une procédure écrite au plus tard 7 jours avant. Place la signalétique, les flyers du programme et les poteaux de balisage avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival d’harmonies ?: Commence idéalement 4 à 6 mois avant la date. Les autorisations, la réservation du lieu, la confirmation des harmonies et le programme doivent être verrouillés avant de lancer largement la promotion.
Combien de temps prévoir entre deux harmonies ?: Prévois au moins 15 minutes entre deux prestations, et davantage si les groupes changent beaucoup de matériel. Ajoute aussi les balances et l’installation technique au planning, plutôt que de les laisser se faire pendant l’accueil du public.
Quand réserver la sonorisation et le matériel de catering ?: Réserve la sonorisation et le matériel de catering environ 6 semaines avant le festival. Confirme ensuite les quantités 10 à 14 jours avant, lorsque les inscriptions et les besoins alimentaires sont suffisamment fiables.
Que vérifier la semaine du festival d’harmonies ?: À 7 jours, confirme les bénévoles, la procédure d’entrée, le plan du site, les horaires et les besoins techniques. Consulte ensuite les prévisions météo 48 à 72 heures avant et adapte les tentes, l’éclairage et l’organisation extérieure si nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.