Harmonie-Festival organisieren: die Checkliste

Ein Harmonie-Festival braucht mehr als bestätigte Blaskapellen und einen schönen Spielort. Du musst Auftritte, Technik, Strom, Catering, Einlass und Helfer so planen, dass am Veranstaltungstag keine Lücke entsteht. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Budgetplanung bis zum gekühlten Getränk und dem fertigen Geländeplan. Besonders leicht werden Genehmigungen, Kabelwege und Ernährungswünsche zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmende Blaskapellen bestätigen
2 Personen
Ort und Spielbereiche reservieren
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Auftritte in den Zeitplan eintragen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
Poster verteilen
4 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Cateringmaterialien reservieren
2 Personen
Tonanlage reservieren
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabelroute festlegen
2 Personen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
Programmflyer drucken
2 Personen
Einlass- und Kassenverfahren erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
4 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Snacks vorbereiten
5 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Bühnenteile sicher platzieren
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Strom und Kabel sichern
3 Personen
Instrumentenraum einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Bar und Getränkestationen einrichten
4 Personen
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Freiwillige kurz einweisen
3 Personen

Event

Künstler empfangen
3 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Eingang öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Eröffnungsrede halten
Auftritte betreuen
3 Personen
Künstler rechtzeitig ansagen
Bühnenwechsel begleiten
4 Personen
Einlass und Armbänder verwalten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Licht und Ton überwachen
2 Personen
Letzten Auftritt ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Instrumente sicher zusammenstellen
4 Personen
Tonanlage abbauen
4 Personen
Bühne und Technik abbauen
4 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Müll sammeln und sortieren
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Bareinnahmen einzahlen
2 Personen
Künstler nach Hause begleiten
2 Personen
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen
Location schlüsselfrei übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
NotenpulteAnz. 30
InstrumentenstühleAnz. 30
MetronomeAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
LichterkettenAnz. 10

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
BühnentücherAnz. 4
MenükartenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8
FahnenmastenAnz. 4

Catering

KühlboxenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
BarunterlagenAnz. 4
TeedosenAnz. 4
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
KühlmattenAnz. 8
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
ArmbänderAnz. 300
NamensaufkleberAnz. 150
ProgrammflyerAnz. 300
EintrittskartenAnz. 300
KleingeldschalenAnz. 2
ServierplattenAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandpumpenAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Lege Programm und Auftrittszeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane zusätzlich mindestens 15 Minuten Wechselzeit zwischen zwei Kapellen ein, damit Umbau und Instrumente nicht den Zeitplan sprengen.
Hole technische Anforderungen von jeder Kapelle spätestens 4 Wochen vor dem Festival ein. Prüfe danach Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und die benötigten Kabel gemeinsam mit dem Technikteam.
Erstelle den Geländeplan mindestens 2 Wochen vorher. Zeichne Bühne, Spielbereiche, Zelte, Einlass, Kasse, Catering, Stromanschlüsse und die komplette Kabelroute ein; Kabelmatten gehören an alle Wege, die das Publikum quert.
Berechne Catering und Getränke nach Anmeldungen und Ernährungswünschen, nicht nach einer groben Schätzung. Reserviere Geschirr und Cateringmaterialien frühzeitig und kühle die Getränke spätestens am Vortag.
Teile freiwillige Helfer in feste Schichten für Einlass, Kasse, Catering, Bühnenwechsel und Abbau ein. Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Wetter, Beschilderung, Programmflyer und Stromversorgung, bevor die ersten Musiker eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Harmonie-Festival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Ort, Budget und den ersten Anfragen an Blaskapellen. Genehmigungen und technische Anforderungen sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival geklärt sein.
Wie viel Wechselzeit braucht man zwischen zwei Blaskapellen?: Plane mindestens 15 Minuten pro Wechsel ein, bei unterschiedlichen Bühnenaufbauten besser 20 bis 30 Minuten. Notenpulte, Instrumentenstühle und Mikrofone sollten vor dem Auftritt der nächsten Kapelle bereitstehen.
Wann muss die Technik für ein Harmonie-Festival reserviert werden?: Reserviere Tonanlage, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone mindestens 6 Wochen vorher. Den Strombedarf und die Kabelroute solltest du spätestens 2 Wochen vor dem Termin mit dem Veranstaltungsort prüfen.
Wie viele Helfer braucht ein Harmonie-Festival?: Für Einlass, Kasse, Catering, Technik, Bühnenwechsel und Abbau solltest du mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich einteilen. Bei wechselnden Schichten brauchst du pro Aufgabe zusätzlich 1 bis 2 Ersatzhelfer.

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