Festival cycliste : la checklist pour tout organiser

Un festival cycliste demande plus qu’un parcours et quelques vélos. Il faut verrouiller les autorisations, les inscriptions, la circulation, les bénévoles et le matériel avant l’arrivée des participants. Cette checklist de 72 tâches et 73 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la date et du programme jusqu’au balisage du terrain et au remplissage des glacières. Utilise-la pour repérer les oublis qui compliquent souvent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
Documenter les activités cyclistes
2 personnes
Contacter des clubs de cyclisme
2 personnes
Conserver le programme musical
Réserver le catering
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger l’itinéraire
Coordonner le plan de circulation
2 personnes
Confirmer les livraisons
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer le planning du match
Imprimer la liste des participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Balayer le site
3 personnes
Délimiter le terrain
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Marquer le parcours cycliste
4 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Animer le contrôle des vélos
2 personnes
Encadrer le parcours enfants
3 personnes
Encadrer la sortie à vélo
4 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Assister l'annonceur
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Animer la remise des prix
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Contrôler le parking à vélos
2 personnes

Suivi

Démonter le parcours
4 personnes
Rassembler les barrières de circulation
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Ensembles de tables de bièreqté 6
Sous-mains de barqté 3
Poubellesqté 8
Râteliers à vélosqté 12
Paravents de vestiaireqté 2

Matériel de sport

Vélos pour le parcoursqté 12
Vélos de réserveqté 3
Casques de véloqté 20
Pompes à véloqté 4
Supports de réparationqté 2
Kits d’outils pour véloqté 2
Chambres à airqté 20
Chambres à air extérieuresqté 6
Porte-bidonsqté 6
Bidonsqté 30
Numéros de départqté 150
Ruban de parcoursqté 500
Cônesqté 40
Obstacles d’agilitéqté 8
Chronomètresqté 4
Rubans de médailleqté 20
Trophées pour les gagnantsqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Barrières de circulationqté 30
Cônes de signalisationqté 24
Gilets réfléchissantsqté 20
Presse-papiersqté 6
Mégaphonesqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 10

Décoration

Drapeaux de festivalqté 4
Drapeaux de véloqté 20
Arche de départ et d’arrivée
Flèches de directionqté 30
Panneaux du programmeqté 4
Bannières d’informationqté 6
Nappesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 10
Pompes de désinfectionqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Panneaux d'avertissementqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant de réserver le lieu : prévois ensuite plusieurs semaines pour obtenir les autorisations et coordonner l’itinéraire avec la circulation.
Traite les inscriptions avant de commander le catering. Demande les besoins alimentaires au même moment et imprime la liste des participants dès que les changements deviennent rares, idéalement 48 heures avant le festival.
Ne compte pas uniquement sur les vélos du parcours : prévois des vélos de réserve, des casques, des pompes, des kits d’outils et des chambres à air pour les réparations rapides.
Répartis les bénévoles par mission, avec un responsable identifiable pour le parcours, les inscriptions, le ravitaillement et la circulation. Une répartition écrite évite de chercher des remplaçants le matin même.
Teste la sonorisation avant l’ouverture : vérifie les haut-parleurs, les microphones sans fil, la table de mixage, les rallonges et les multiprises sur place, puis délimite le terrain et balaie le site.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un festival cycliste ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et l’itinéraire, de demander les autorisations, de contacter les clubs et de recruter les bénévoles.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant le festival, puis fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement. Tu peux ainsi finaliser le catering, la liste des participants et les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant le festival ?: Prévois des vélos de réserve, des pompes, des supports de réparation, des kits d’outils et plusieurs chambres à air. Installe le matériel de réparation avant l’arrivée du public et vérifie chaque vélo la veille.
Quand préparer les dossards et le parcours ?: Prépare les numéros de départ et le ruban de parcours la veille, puis contrôle le balisage 2 à 3 heures avant le départ. Vérifie aussi les cônes, les obstacles, les chronomètres et les zones de circulation avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.