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Radfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Radfestival braucht mehr als eine schöne Strecke und ein paar Fahrräder. Du musst Route, Genehmigungen, Programm, Technik, Verpflegung und Helfer früh aufeinander abstimmen. Besonders leicht werden Ersatzräder, Reparaturmaterial, Startnummern und ein klarer Verkehrsplan zu spät eingeplant. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Abstecken des Geländes und hilft dir, Lieferungen, Teilnehmerdaten und den Aufbau rechtzeitig abzuschließen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ort und Route reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Fahrradaktivitäten festlegen

    2 Personen

  • Fahrradclubs ansprechen

    2 Personen

  • Musikprogramm festlegen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung erstellen

  • Verkehrsplan abstimmen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Startnummern vorbereiten

    2 Personen

  • Spielplan ausdrucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Fahrräder und Material prüfen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Gelände fegen

    3 Personen

  • Gelände abstecken

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Fahrradständer markieren

    2 Personen

  • Fahrradparcours markieren

    4 Personen

  • Verkehrsabsperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Verkehrsschilder aufstellen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitstellen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Anmeldung öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Fahrradcheck begleiten

    2 Personen

  • Kinderparcours betreuen

    3 Personen

  • Fahrradtour begleiten

    4 Personen

  • Vorführungen betreuen

    3 Personen

  • Ansager unterstützen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Preisverleihung betreuen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Fahrradabstellplatz kontrollieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Parcours abbauen

    4 Personen

  • Verkehrsbarrieren sammeln

    4 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Anmeldeunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischgarniturenAnz. 6
  • BarunterlagenAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • FahrradständerAnz. 12
  • Umkleideraum-TrennwändeAnz. 2

Sportmaterial

  • Fahrräder für den ParcoursAnz. 12
  • ErsatzfahrräderAnz. 3
  • FahrradhelmeAnz. 20
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • ReparaturständerAnz. 2
  • FahrradreparatursetsAnz. 2
  • SchläucheAnz. 20
  • AußenreifenAnz. 6
  • FlaschenhalterAnz. 6
  • TrinkflaschenAnz. 30
  • StartnummernAnz. 150
  • Band für den ParcoursAnz. 500
  • KegelAnz. 40
  • GeschicklichkeitsparcoursAnz. 8
  • StoppuhrenAnz. 4
  • MedaillenbänderAnz. 20
  • Becher für GewinnerAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • KassenboxenAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerkehrsbarrierenAnz. 30
  • VerkehrskegelAnz. 24
  • WarnwestenAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6
  • MegafoneAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KühlmattenAnz. 10

Dekoration

  • FestivalflaggenAnz. 4
  • FahrradflaggenAnz. 20
  • Start- und Zielbogen
  • WegweiserAnz. 30
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • InformationsbannerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 10
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • BesensetsAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 10
  • DesinfektionsspenderAnz. 6
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • WarnschilderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Programm zuerst fest, bevor du Einladungen verschickst. Für Genehmigungen, Verkehrsplanung und Reservierungen solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf einplanen.
  • Plane Ersatz für die Strecke ein: Neben den vorgesehenen Fahrrädern brauchst du Ersatzräder, Helme, Pumpen, Reparaturständer und mehrere passende Schläuche. Prüfe jedes Rad spätestens 3 Tage vor dem Festival.
  • Ordne die Helfer nach festen Zeitfenstern ein. Für Start, Parcours, Verpflegung, Anmeldung und Abbau sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein – nicht nur eine allgemeine Helferliste.
  • Bestätige alle Lieferungen spätestens 7 Tage vorher und gleiche sie mit der Einkaufsliste ab. Kühlboxen, Trinkflaschen, Abfallbehälter und Verlängerungskabel werden beim Aufbau oft übersehen.
  • Drucke Teilnehmerliste, Startnummern und Spielplan spätestens am Vortag aus. Halte zusätzlich eine aktuelle Liste mit Ernährungswünschen bereit, damit das Catering am Veranstaltungstag richtig ausgegeben werden kann.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Radfestival anmelden?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Route und Genehmigungen. Sobald öffentliche Wege, Verkehr oder größere Aufbauten betroffen sind, solltest du die zuständigen Stellen noch früher ansprechen.
Was braucht man für einen Fahrrad-Parcours?
Plane Fahrräder, Ersatzräder, Helme, Pumpen, Reparatursets, Schläuche, Reifen und einen Reparaturständer ein. Für die Strecke kommen außerdem Absperrband, Kegel, Stoppuhren und der Geschicklichkeitsparcours hinzu.
Wann sollte man die Helfer für ein Radfestival einteilen?
Rekrutiere die Helfer spätestens 4 Wochen vor dem Termin und teile sie 1 bis 2 Wochen vorher konkreten Aufgaben und Uhrzeiten zu. So lassen sich Lücken bei Anmeldung, Parcours, Technik und Abbau noch rechtzeitig schließen.
Was muss am Tag vor dem Radfestival erledigt werden?
Prüfe Gelände, Fahrräder und Material, drucke Teilnehmerliste, Startnummern und Spielplan aus und bestätige offene Lieferungen. Das Gelände sollte spätestens am Vorabend gefegt und abgesteckt sein, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut und kontrolliert wird.

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