Wielerfestival organiseren: complete checklist
Een wielerfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een paar fietsen. Je regelt tegelijk een veilig parcours, activiteiten, deelnemersregistratie, vrijwilligers, catering en techniek. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna terug vanaf de festivaldag. Vooral vergunningen, verkeersafstemming, fietscontrole en een duidelijke taakverdeling worden vaak te laat opgepakt. Gebruik deze checklist om alle onderdelen in de juiste volgorde af te handelen en op de dag zelf niets te missen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en route reserveren
2 personen
Vergunningen aanvragen
Fietsactiviteiten vastleggen
2 personen
Fietsclubs benaderen
2 personen
Muziekprogramma vastleggen
Catering reserveren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routebeschrijving maken
Verkeersplan afstemmen
2 personen
Leveringen bevestigen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Wedstrijdschema afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein schoonvegen
3 personen
Terrein uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Fietsstalling markeren
2 personen
Fietsparcours markeren
4 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
Verkeersborden plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Inschrijving openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietscheck begeleiden
2 personen
Kinderparcours begeleiden
3 personen
Fietstocht begeleiden
4 personen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Omroeper ondersteunen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Fietsenstalling controleren
2 personen
Nazorg
Parcours afbreken
4 personen
Verkeershekken verzamelen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Inschrijfgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsetsaantal 6
- Barbladenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
- Fietsenrekkenaantal 12
- Kleedkamerschermenaantal 2
Sportmateriaal
- Fietsen voor parcoursaantal 12
- Reservefietsenaantal 3
- Fietshelmenaantal 20
- Fietspompenaantal 4
- Reparatiestandaardsaantal 2
- Fietsgereedschapssetsaantal 2
- Binnenbandenaantal 20
- Buitenbandenaantal 6
- Bidonhoudersaantal 6
- Bidonsaantal 30
- Startnummersaantal 150
- Lint voor parcoursaantal 500
- Pionnenaantal 40
- Behendigheidsobstakelsaantal 8
- Stopwatchesaantal 4
- Medaillelintenaantal 20
- Bekers voor winnaarsaantal 6
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare werklampenaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Kassaboxenaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Verkeershekkenaantal 30
- Verkeerskegelsaantal 24
- Reflecterende hesjesaantal 20
- Klembordenaantal 6
- Megafoonsaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Koelmattenaantal 10
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 4
- Fietsvlaggenaantal 20
- Start- en finishboog
- Routepijlenaantal 30
- Programmabordenaantal 4
- Informatiebannersaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 10
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 10
- Desinfectiepompjesaantal 6
- Eerste hulp koffersaantal 2
- Waarschuwingsbordenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma en de route minimaal 12 weken vooraf vast. Vraag vergunningen aan zodra locatie en parcours bekend zijn; de behandeling kan meerdere weken duren.
- Maak uiterlijk 6 weken vooraf een verkeersplan en routebeschrijving. Controleer waar lint, pionnen en fietsenrekken komen en wijs per kruispunt of doorgang een verantwoordelijke aan.
- Plan de vrijwilligers niet alleen op aantallen, maar per tijdsblok. Reken voor opbouw, start, parcoursbegeleiding, catering en opruimen afzonderlijke teams in, zodat niemand een dubbele post bezet.
- Controleer fietsen en veiligheidsmateriaal 1 week vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Test reservefietsen, fietshelmen, fietspompen, reparatiestandaards, gereedschap en banden vóór deelnemers arriveren.
- Bevestig leveringen en techniek uiterlijk 3 dagen vooraf. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen op locatie en leg startnummers, wedstrijdschema en deelnemerslijst klaar bij de registratie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wielerfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In die periode kun je datum, locatie, route, vergunningen, catering, muziekprogramma, vrijwilligers en fietsactiviteiten vastleggen.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een wielerfestival aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra route en locatie definitief zijn, meestal 10 tot 12 weken voor het festival. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt, omdat een verkeersplan of veiligheidsplan extra tijd kan vragen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wielerfestival?
- Maak per taak een bezetting en plan daarnaast minstens 2 reservevrijwilligers. Voor een festival met registratie, parcoursbegeleiding, catering, techniek en opruimen heb je vaak 10 tot 15 mensen nodig, afhankelijk van het aantal deelnemers en de route.
- Wanneer controleer ik de fietsen en het materiaal?
- Doe een volledige controle 7 dagen vooraf en een korte veiligheidscheck op de ochtend van het evenement. Test dan ook reservefietsen, helmen, bidons, pompen, gereedschap, binnenbanden en buitenbanden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!