Checklist pour organiser une exposition canine

Une exposition canine repose sur un planning précis : le lieu, les autorisations et les juges doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, il faut répartir les bénévoles, organiser les rings, vérifier les informations des participants et commander les récompenses. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent la journée : accès au site, météo, alimentation, signalétique et matériel audio.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Sélectionner les juges
Attribuer les bénévoles de piste
Faire appel à un vétérinaire
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le règlement du concours
Définir les catégories de prix
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les heures de départ
Établir le plan du ring
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Commander les prix et les rubans
Commander les stocks de nourriture et de boissons
Vérifier les prévisions météo
Gérer la clé et l'accès
Imprimer les dossards
2 personnes
Imprimer les listes de participants
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Trier les prix
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parcours pour chiens
4 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Brancher les haut-parleurs
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Remplir les points d’eau pour chiens
2 personnes
Effectuer le contrôle final du site
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’inscription
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Guider les chiens vers les rings
4 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les rondes de contrôle
6 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier le stock d’eau
2 personnes
Ramasser les déjections canines
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner le public vers la finale
2 personnes
Encadrer la finale
5 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Dégager le site
5 personnes
Ramasser les crottes de chien et les déchets
3 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer les panneaux et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Sécher et ranger le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Conserver les restes au frais
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables du juryqté 4
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 10
Cabines d'essayageqté 2

Matériel de sport

Poteaux de balisageqté 40
Ruban de balisageqté 8
Tapis rondsqté 4
Anneaux de dossards de départqté 120
Obstacles pour chiensqté 6
Bacs à eauqté 12
Laisses pour chiensqté 8
Cage pour chienqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Pince de serviceqté 6
Verres doseursqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Bannièresqté 6
Tables des prixqté 2
Plaques d’immatriculationqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Porte-sacs à déjectionsqté 8
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de publier le formulaire d’inscription. Vérifiez au même moment les autorisations, l’assurance et les conditions d’accès pour éviter de devoir déplacer l’exposition après l’ouverture des inscriptions.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 à 10 jours avant l’exposition. Gardez ensuite quelques jours pour corriger les données des participants, attribuer les numéros de départ et imprimer les listes et les dossards.
Dessinez le plan des rings avant de répartir les bénévoles. Prévoyez les poteaux, le ruban de balisage, les tapis, les obstacles et les bacs à eau à proximité, puis contrôlez leur emplacement sur place la veille.
Confirmez les horaires de départ et envoyez les informations aux participants au moins 5 jours avant l’événement. Indiquez clairement l’accès, le stationnement, les numéros de départ, les horaires et les règles du concours.
Préparez les besoins du jour J en séparant le matériel par zone : accueil, rings, jury, restauration et sonorisation. Vérifiez les rallonges, multiprises, batteries externes, glacières, thermos et machines à café avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une exposition canine ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu, le règlement et les juges sont confirmés. Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant l’exposition afin de vérifier les données et préparer les listes.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les horaires de départ, numéros, règles et indications d’accès au moins 5 jours avant l’événement. Prévoyez un dernier message 24 heures avant si la météo ou l’accès au site nécessite une mise à jour.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une exposition canine ?: Prévoyez au moins 3 à 4 heures pour installer les tentes, tables, chaises, rings, signalétique et sonorisation. Une vérification finale de 30 minutes avant l’ouverture permet de repérer les problèmes d’accès ou de branchement.
Que faut-il prévoir pour la restauration d’une exposition canine ?: Confirmez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et commandez les stocks quelques jours avant. Gardez les boissons au frais dans des glacières et préparez les boissons chaudes avec des thermos, bouilloires et machines à café.

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