Organiser un dîner de bienfaisance sans rien oublier

Un dîner de bienfaisance demande une coordination précise entre les inscriptions, le repas et la collecte de dons. Ce plan rassemble 74 tâches et 53 fournitures, de la réservation de la salle au suivi des besoins alimentaires. Avance dans l’ordre : fixe d’abord le menu et le prix du billet, puis organise les invitations, les paiements et la logistique du service. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les invités, le plan de table et le matériel.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le menu et le prix du billet
2 personnes
Réserver le lieu du dîner
Réserver les tables et les chaises
Prévoir les fournitures de cuisine
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger l'invitation
2 personnes
Préparer les instructions de paiement
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce en ligne
Traiter les premières inscriptions
2 personnes
Répondre aux questions des invités
2 personnes
Envoyer un message de rappel
Traiter les inscriptions définitives
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Composer le plan de table
2 personnes
Établir le tableau des allergènes
2 personnes
Établir le planning de service
2 personnes
Attribuer les tâches aux bénévoles
2 personnes
Confirmer le menu avec la cuisine
2 personnes
Commander les produits d’épicerie longue conservation
Commander des ingrédients frais
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les menus
2 personnes
Imprimer les cartes d'allergènes
2 personnes
Créer les formulaires d'inscription
Vérifier l’enregistrement des paiements
2 personnes
Faire les derniers achats
3 personnes
Vérifier les courses livrées
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer la base de soupe
2 personnes
Prépare le dessert
3 personnes
Préparer les options végétariennes
2 personnes
Charger le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les voies d’évacuation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les nappes
3 personnes
Dresser les tables
5 personnes
Accrochez la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la table d'accueil
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les boissons de bienvenue
2 personnes
Rendre la cuisine opérationnelle
3 personnes
Dresser les entrées
4 personnes
Réchauffer la soupe
2 personnes
Préparer les plats principaux
4 personnes
Vérifier les repas adaptés au régime
2 personnes
Accueillir et enregistrer les invités
4 personnes
Diriger les invités vers les tables
3 personnes
Servir les boissons d’accueil
3 personnes
Servir l'entrée
6 personnes
Débarrasser l'entrée
5 personnes
Servir le plat principal
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Traiter les dons supplémentaires
2 personnes
Servir le dessert
5 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Rassembler les verres vides
3 personnes
Accompagner le départ
2 personnes

Suivi

Débarrasser les tables
5 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Compter et ranger le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Traiter les paiements restants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 66
Table d’accueil
Tabourets de barqté 4
Portant à vêtements
Poubellesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes creusesqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 75
Verres à eauqté 75
Verres à vinqté 75
Tasses à caféqté 70
Cuillères à caféqté 70
Sets de couverts pour le dînerqté 75
Plateaux de serviceqté 16

Décoration

Chemins de tableqté 8
Serviettes en tissuqté 70
Compositions floralesqté 8
Supports de menuqté 8
Badges nominatifsqté 70
Guirlandesqté 6
Numéros de tableqté 8
Boîtes de donsqté 3

Équipement

Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bain-marieqté 2
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Thermosqté 6
Chariots de serviceqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Casserolesqté 6
Plats à gratinqté 8
Louchesqté 12
Pinces de cuisineqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de tableqté 8
Lampes de secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le menu et le prix du billet avant d’envoyer les invitations : les invités doivent connaître le contenu du repas et les modalités de paiement dès leur inscription.
Prévois une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le dîner. Tu auras ainsi le temps de recueillir les allergies, de finaliser la liste des invités et de composer le plan de table.
Relance les personnes inscrites 5 à 7 jours avant l’événement. Demande-leur de confirmer leur présence et vérifie une dernière fois les besoins alimentaires signalés.
Établis le tableau des allergènes avant l’impression des menus et des cartes d’allergènes. Une version validée par la cuisine évite les corrections le jour du dîner.
Répartis les bénévoles par créneau et par poste, notamment pour l’accueil, le service, le réassort et le rangement. Prépare les badges nominatifs et les numéros de table avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un dîner de bienfaisance ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à réserver la salle, fixer le menu et le prix du billet, puis les 2 dernières semaines sont consacrées aux inscriptions définitives, au plan de table et aux commandes fraîches.
Quand envoyer les invitations pour un dîner de bienfaisance ?: Envoie-les environ 6 semaines avant le dîner, dès que le lieu, le menu et le prix du billet sont confirmés. Fixe une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement.
Quand demander les allergies et régimes alimentaires des invités ?: Demande ces informations directement dans le formulaire d’inscription. Vérifie-les à nouveau lors de la confirmation finale, au plus tard 7 jours avant le repas, afin d’établir un tableau des allergènes fiable.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un dîner de bienfaisance ?: Pour une petite soirée, compte au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 responsable de salle et 1 personne pour 10 à 12 convives au service. Ajoute une personne référente pour les dons et une autre pour coordonner la cuisine.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.