Benefizdinner organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizdinner steht und fällt mit einer sauberen Abstimmung zwischen Anmeldungen, Küche und Helferteam. Lege zuerst Menü, Ticketpreis und Location fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Zahlungseingänge, Gästeliste, Sitzordnung und die genaue Planung für Allergien und Sonderwünsche. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zu Menükarten, Namensschildern und dem Servierablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Menü und Ticketpreis festlegen
2 Personen
Diner-Location reservieren
Tische und Stühle reservieren
Küchenbedarf organisieren
Anmeldeformular erstellen
Die Einladung erstellen
2 Personen
Zahlungshinweise erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ankündigung veröffentlichen
Die ersten Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Fragen der Gäste beantworten
2 Personen
Erinnerung senden
Die endgültigen Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Diätwünsche erfassen
2 Personen
Die Gästeliste erstellen
2 Personen
Tischplanung erstellen
2 Personen
Allergenübersicht erstellen
2 Personen
Servierplan erstellen
2 Personen
Freiwilligenaufgaben zuweisen
2 Personen
Menü mit der Küche abstimmen
2 Personen
Langlebige Lebensmittel bestellen
Frische Zutaten bestellen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Menükarten drucken
2 Personen
Allergenkarten drucken
2 Personen
Registrierungsformulare erstellen
Zahlungsregistrierung prüfen
2 Personen
Mach die letzten Einkäufe
3 Personen
Gelieferte Einkäufe prüfen
2 Personen
Frische Produkte kühlen
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
Die Suppenbasis vorbereiten
2 Personen
Das Dessert zubereiten
3 Personen
Vegetarische Vorbereitungen treffen
2 Personen
Materialien einladen
3 Personen

Event

Den Veranstaltungsort öffnen
2 Personen
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Tischwäsche auslegen
3 Personen
Tische decken
5 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Richte die Bar ein
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Begrüßungsgetränke vorbereiten
2 Personen
Die Küche arbeitsfähig machen
3 Personen
Vorspeisen anrichten
4 Personen
Die Suppe aufwärmen
2 Personen
Hauptgerichte vorbereiten
4 Personen
Diätmahlzeiten prüfen
2 Personen
Gäste empfangen und registrieren
4 Personen
Gäste zu den Tischen führen
3 Personen
Begrüßungsgetränke servieren
3 Personen
Die Vorspeise servieren
6 Personen
Vorspeise abräumen
5 Personen
Serviere den Hauptgang
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zusätzliche Spenden verarbeiten
2 Personen
Das Dessert servieren
5 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Leere Gläser einsammeln
3 Personen
Den Abgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Tische abräumen
5 Personen
Müll trennen
3 Personen
Geschirr und Besteck spülen
4 Personen
Die Küche reinigen
3 Personen
Den Saal reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien zählen und wegräumen
3 Personen
Schließen Sie den Veranstaltungsort ab
2 Personen
Gemietetes Material zurückgeben
2 Personen
Ausstehende Zahlungen bearbeiten
2 Personen
Dankesnachricht senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 66
Empfangstisch
BarhockerAnz. 4
Kleiderständer
AbfallbehälterAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
Tiefe TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
SuppenschalenAnz. 75
WassergläserAnz. 75
WeingläserAnz. 75
KaffeetassenAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
Abendbesteck-SetsAnz. 75
ServierschalenAnz. 16

Dekoration

TischläuferAnz. 8
StoffserviettenAnz. 70
BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenständerAnz. 8
NamensschilderAnz. 70
GirlandenAnz. 6
TischnummernAnz. 8
SpendenboxenAnz. 3

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Bain-MarieAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
ServierwagenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
PfannenAnz. 6
AuflaufformenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
KüchenpinzettenAnz. 4

Reinigung

SpülbeckenAnz. 3
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 8
NotlampenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Menü und Ticketpreis fest, bevor das Anmeldeformular online geht. Frage dort direkt nach Allergien und Ernährungsformen, damit du nicht später jede Person einzeln nachfassen musst.
Plane die Anmeldungen in zwei Schritten: Nach der ersten Rückmeldung verschickst du eine Erinnerung, kurz vor dem Dinner prüfst du die endgültige Gästeliste und offene Zahlungen.
Erstelle den Sitzplan erst nach dem Anmeldeschluss. Für jeden Tisch brauchst du anschließend eine Tischnummer, passende Namensschilder und eine Allergenübersicht für Küche und Service.
Stimme das Menü spätestens vor der Bestellung mit der Küche ab. Bestelle haltbare Lebensmittel zuerst und frische Zutaten so, dass zwischen Lieferung und Dinner höchstens wenige Tage liegen.
Rechne die Ausstattung nicht nur nach Sitzplätzen: Pro Gast werden Teller, Besteck, Wasser- und Weinglas benötigt; zusätzlich brauchst du Servierschalen, Warmhaltebehälter und genügend Kaffeemöglichkeiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizdinner organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Menü, Ticketpreis, Location und Reservierungen für Tische und Stühle. Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens 6 Wochen vor dem Dinner bereitstehen.
Wann sollte die Gästeliste für ein Benefizdinner feststehen?: Setze den Anmeldeschluss auf etwa 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. Danach kannst du Sitzplan, Namensschilder, Menükarten, Allergenübersicht und die Mengen für die Küche zuverlässig fertigstellen.
Wie viele Teller und Gläser braucht man pro Gast beim Benefizdinner?: Plane mindestens je einen Dinner-Teller, tiefen Teller, Dessertteller, Wasser- und Weinglas pro Person ein. Bei einem Menü mit mehreren Gängen solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bei Geschirr und Gläsern einrechnen.
Wann müssen Allergien und Diätwünsche erfasst werden?: Frage sie bereits im Anmeldeformular ab und prüfe die Angaben 7 bis 10 Tage vor dem Dinner noch einmal. Die endgültige Allergenübersicht sollte vor dem Einkauf mit der Küche abgestimmt sein.

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