Checklist pour organiser un dîner de bienfaisance
Un dîner de bienfaisance demande plus qu’un menu et une liste d’invités. Il faut coordonner les réservations, les besoins alimentaires, les dons et l’installation de la salle dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 48 tâches et 36 fournitures, de la confirmation du lieu jusqu’à l’accueil des convives. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et éviter les oublis de dernière minute, notamment pour la vaisselle, les boissons, le plan de table et le matériel de service.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Établir la liste définitive des invités
Établir le plan de table
2 personnes
Indiquer le menu et les allergènes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer le dessert
3 personnes
Préparer la décoration de table
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Mettre en place l'enregistrement des invités
2 personnes
Préparer la soupe et le plat principal
5 personnes
Préparer les salades et le pain
3 personnes
Finaliser le dessert
3 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir l'apéritif
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Servir le premier plat
4 personnes
Servir le plat principal
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Distribuer les informations sur les dons
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Finaliser la fermeture du site
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 3
- Tabourets de barqté 4
- Nappesqté 8
- Serviettesqté 75
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 75
- Bol à soupeqté 75
- Assiettes à dessertqté 75
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 75
- Verres à vinqté 75
- Couvertsqté 75
- Louchesqté 10
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Glacièresqté 3
- Rallongesqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Saladiersqté 6
- Verres doseursqté 3
- Plats à gratinqté 6
- Pinces de cuisineqté 6
Décoration
- Chemins de tableqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Cartes de menuqté 70
- Cartes de donqté 70
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes de tableqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 3
- Brosses à vaisselleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez un délai d’au moins 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
- Relancez les invités quelques jours avant le dîner et établissez la liste définitive au plus tard 48 heures avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster le plan de table et les quantités.
- Prévoyez le refroidissement des boissons plusieurs heures à l’avance. Les glacières et les bacs de maintien au chaud doivent être installés avant l’arrivée des premiers invités.
- Préparez les légumes et le dessert la veille lorsque c’est possible. Le jour même, gardez le temps nécessaire pour dresser les tables, installer les chaises et mettre en place le buffet et le bar.
- Réservez une personne à l’enregistrement dès l’ouverture de la salle. Placez les cartes de menu, les informations sur les allergènes et les cartes de don à un endroit visible, avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un dîner de bienfaisance ?
- Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les allergies et de confirmer les besoins alimentaires.
- Quand finaliser la liste des invités et le plan de table ?
- Finalisez la liste environ 48 heures avant le dîner, après le dernier rappel. Établissez ensuite le plan de table et vérifiez le nombre de couverts, de verres et de chaises.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au minimum 3 heures avant l’arrivée des invités. Ce créneau couvre l’aération, l’installation des tables et des chaises, le linge de table, la décoration, l’éclairage et l’espace d’enregistrement.
- Quand préparer les boissons et les plats du dîner ?
- Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début et préparez les éléments pouvant être conservés la veille. Gardez les dernières 60 à 90 minutes pour le dressage, le maintien au chaud et les contrôles finaux.
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