Benefizdinner organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Schließe die Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche und Allergien spätestens 7 Tage vorher, damit Menü, Speisekarten und gekennzeichnete Allergene zusammenpassen.
• Erstelle die endgültige Gästeliste und Tischordnung 3 bis 5 Tage vor dem Dinner. Rechne dabei auch mit Platz für die Gästeregistrierung und ausreichend Bewegungsfläche zwischen Tischen und Buffet.
• Beginne am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor dem Einlass mit dem Raum: lüften, Tische und Stühle aufstellen, Tischwäsche anbringen und Beleuchtung installieren. Danach lassen sich Geschirr, Besteck und Dekoration ohne Hektik verteilen.
• Kühle Getränke nicht erst beim Eintreffen der Gäste. Stelle Wein und Wasser frühzeitig in Kühlboxen oder Kühlung und richte Buffet und Bar so ein, dass Servierschalen, Servierlöffel und Gläser direkt griffbereit sind.
• Bereite Gemüse, Dessert und Tischdekoration möglichst am Vortag vor. Lege Spendenkarten und Speisekarten an jedem Tisch aus und prüfe vor dem Öffnen zusätzlich Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizdinner planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Reservierungen und Einladungen. Die Gästeliste, Ernährungswünsche und Tischordnung werden anschließend schrittweise bis 3 bis 5 Tage vor dem Termin konkretisiert.

Wann sollte man die Einladungen für ein Benefizdinner verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Dinner. Setze eine Anmeldefrist rund 2 Wochen vor der Veranstaltung und sende anschließend eine Erinnerung an noch fehlende Rückmeldungen.

Wie viel Vorbereitungszeit braucht ein Benefizdinner am Veranstaltungstag?

Plane mindestens 3 Stunden für Raum, Mobiliar, Tischwäsche, Geschirr, Dekoration, Beleuchtung, Buffet, Bar und Registrierung ein. Bei vielen Gästen oder einer externen Location sind 4 Stunden sicherer.

Wann muss man Allergien und Ernährungswünsche erfassen?

Frage sie bereits mit der Einladung ab und schließe die Erfassung spätestens 7 Tage vor dem Dinner. So können Menü, Speisekarten und die Kennzeichnung der Allergene rechtzeitig angepasst werden.

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