Checklist pour organiser un déjeuner de réunion
Un déjeuner de réunion demande plus qu’un menu et quelques tables. Il faut suivre les inscriptions, relever les besoins alimentaires, confirmer le lieu et prévoir les quantités avant de faire les courses. La veille, les produits frais doivent être réfrigérés et les préparations réparties. Le jour même, gardez du temps pour installer les tables, dresser les couverts, mettre les boissons au frais et préparer un buffet fluide.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Confirmer la réservation du lieu
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
Préparer le programme et le plan de table
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les courses non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Préparer la soupe
2 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Portionner le dessert
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
Accueil des participants
3 personnes
Présenter le programme et les informations pratiques
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Accompagner les participants au départ
2 personnes
Suivi
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 48
- Tables de buffetqté 2
- Chariot de service
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 50
- Bol à soupeqté 50
- Assiettes à dessertqté 50
- Tasses à caféqté 50
- Verres à boireqté 60
- Cuillères à caféqté 50
- Couteauxqté 50
- Fourchettesqté 50
- Cuillères à soupeqté 50
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
- Plats de service avec couvercleqté 4
Cuisine
- Thermosqté 6
- Marmites à soupeqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Verres doseursqté 2
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaçonsqté 4
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 3
Décoration
- Nappesqté 8
- Porte-serviettesqté 6
- Badges nominatifsqté 50
- Compositions floralesqté 6
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant le déjeuner. Vous éviterez de découvrir une allergie le matin même.
- Fixez les quantités après la clôture des inscriptions et prévoyez une marge pour les portions, le pain et les boissons. Vérifiez aussi que le nombre d’assiettes, de verres et de couverts couvre tous les participants.
- Préparez le programme, le plan de table et les badges nominatifs avant l’installation. Placez les badges sur les tables avant l’arrivée des invités afin de ne pas interrompre l’accueil.
- Faites les préparations qui supportent l’attente la veille, notamment la soupe, les salades et le dessert portionné. Gardez les produits frais au réfrigérateur et mettez les boissons au frais suffisamment tôt.
- Réservez un créneau d’au moins 90 minutes avant l’arrivée pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, dresser les tables et monter le buffet. Vérifiez également les rallonges, les machines à café, les bouilloires et les thermos avant le service.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un déjeuner de réunion ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant le déjeuner pour pouvoir confirmer le menu, les quantités et le plan de table.
- Que faut-il prévoir pour un déjeuner de réunion de 20 personnes ?
- Prévoyez 20 places assises, avec quelques couverts et verres supplémentaires, ainsi que des assiettes pour le plat, la soupe et le dessert. Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 verres par personne sur les deux premières heures, puis ajustez selon la durée.
- Que préparer la veille d’un déjeuner de réunion ?
- La veille, vérifiez les courses et le matériel, préparez la soupe et les salades si elles se conservent, portionnez le dessert et réfrigérez les produits frais. Mettez aussi de côté les badges, le plan de table et les éléments du buffet.
- Combien de temps faut-il pour installer un déjeuner de réunion ?
- Comptez au minimum 90 minutes pour un groupe d’environ 20 personnes, davantage si les tables, les chaises et le buffet doivent être installés sur place. Ajoutez 15 à 20 minutes pour vérifier la vaisselle, les boissons et le matériel de café avant l’arrivée.
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