Checklist para una reunión de almuerzo sin olvidos
Organizar una reunión de almuerzo requiere coordinar invitados, preferencias alimentarias, menú, compras y montaje. Esta checklist reúne 43 tareas y 37 elementos para que sepas qué preparar y cuándo hacerlo. Empieza confirmando la fecha, el lugar y las inscripciones; después calcula las cantidades y revisa la vajilla disponible. El día anterior deja listos los alimentos que lo permitan y reserva la mañana del encuentro para montar las mesas, el buffet y las bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Confirmar la reserva del recinto
Determinar el menú y las cantidades
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar la vajilla y el material
2 personas
Preparar el programa y la distribución de las mesas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los alimentos no perecederos
2 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Preparar sopa
2 personas
Preparar ensaladas
2 personas
Preparar el pan y los acompañamientos
2 personas
Porcionar el postre
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir y revisar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Poner la mesa
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Explicar el programa y la información práctica
Servir sopa y pan
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
3 personas
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Empaquetar de forma segura los restos de comida
2 personas
Recoger y separar la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 48
- Mesas de buffetcant. 2
- Carro de servicio
Vajilla
- Platos de cenacant. 50
- Tazones para sopacant. 50
- Platos de postrecant. 50
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 60
- Cucharillas de cafécant. 50
- Cuchilloscant. 50
- Tenedorescant. 50
- Cucharas para tazones de sopacant. 50
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servir con tapacant. 4
Cocina
- Termoscant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Porta-servilletascant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de calcular el menú. Así tendrás el número real de comensales y podrás recoger a tiempo alergias, dietas especiales y otras preferencias alimentarias.
- Revisa las cantidades y la lista de la compra al menos 3 días antes. Separa los productos no perecederos al recibirlos y reserva espacio suficiente en la nevera para los alimentos frescos.
- Prepara con antelación la sopa, las ensaladas, el pan, los acompañamientos y el postre según lo que admita cada receta. Porcionar el postre antes de que lleguen los invitados evita cortar y servir mientras atiendes a la mesa.
- Enfría las bebidas varias horas antes y comprueba que haya suficientes vasos, platos hondos, cubiertos, cucharones, bandejas y termos. Los utensilios para servir suelen olvidarse aunque la vajilla principal esté completa.
- Llega al lugar con tiempo para abrirlo, montar las mesas y las sillas, poner los manteles y organizar el buffet. Deja preparada también la distribución de las mesas y las tarjetas de nombre para no improvisar cuando empiece el almuerzo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo enviar las invitaciones para una reunión de almuerzo?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la fecha. Pide la confirmación y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 5 a 7 días antes, para poder cerrar el menú y las cantidades.
- ¿Cuándo debo confirmar el número final de asistentes?
- Confírmalo entre 5 y 7 días antes del almuerzo, una vez terminado el plazo de inscripción. Haz una última comprobación 1 o 2 días antes si el lugar o el catering requieren una cifra exacta.
- ¿Qué debo preparar el día anterior?
- El día anterior puedes clasificar los alimentos no perecederos, refrigerar los productos frescos, preparar la sopa y las ensaladas cuando la receta lo permita y porcionar el postre. También conviene revisar la vajilla, los equipos, las mesas y las sillas.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar una reunión de almuerzo?
- Reserva al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados para abrir el lugar, montar mesas y sillas, poner la mesa, organizar el buffet y enfriar o colocar las bebidas. Añade 30 minutos si el montaje incluye varias mesas o una distribución complicada.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!