Dégustation d’anniversaire : la checklist pour tout organiser

Une dégustation d’anniversaire demande plus de préparation qu’un simple buffet : il faut gérer les inscriptions, les besoins alimentaires et l’ordre des essais. Prévois aussi le matériel de présentation, les verres adaptés et une vraie organisation du service. Cette checklist suit le déroulé, des invitations à l’accueil des participants. Elle t’aide surtout à ne pas attendre le dernier jour pour refroidir les boissons, préparer les fiches ou installer les stands.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Composer le menu dégustation
2 personnes
Définir l’ordre des essais
2 personnes
Faire les réservations
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la vaisselle
Vérifier le matériel de démonstration
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les stands de dégustation
3 personnes
Installer la table du buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les fiches de dégustation
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les plats chauds
3 personnes
Disposer les plats froids
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil
2 personnes
Expliquer les règles du concours
Encadrer le tour d’essai
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir les plats chauds
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Couper le gâteau d'anniversaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger les stocks et les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 32
Table de buffetqté 2
Tables d'appointqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 40
Assiettes à dessertqté 40
Petits bolsqté 40
Verres à eauqté 40
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 32
Couvertsqté 40
Assiettes de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Cuisine

Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Pinces de serviceqté 6
Tabliersqté 4

Décoration

Ballonsqté 40
Guirlandesqté 4
Nappesqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 12
Badges nominatifsqté 32
Cartes de dégustationqté 32

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bac à vaisselleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations au moins 3 semaines avant la dégustation et fixe une date limite d’inscription 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de recueillir les allergies et de confirmer les quantités.
Compose le menu et l’ordre des essais 5 à 7 jours avant. Prévoyez des portions de dégustation plutôt que des assiettes complètes, afin de garder de la place pour plusieurs passages.
Vérifie la vaisselle et le matériel de démonstration au plus tard 3 jours avant. Compte les assiettes, bols et verres pour chaque invité, puis ajoute environ 10 % de réserve.
Refroidis les boissons au moins 6 heures avant le début et prépare les fiches de dégustation ainsi que les badges nominatifs le jour précédent. Les éléments d’identification sont souvent oubliés jusqu’à l’arrivée des premiers invités.
Commence l’installation 2 heures avant l’accueil : tables, chaises, stands, buffet et décoration d’abord, plats chauds et amuse-bouches ensuite. Garde les préparations chaudes dans les plats de maintien au chaud jusqu’au service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une dégustation d’anniversaire ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixe la clôture des inscriptions 7 jours avant, pour pouvoir adapter le menu et acheter les bonnes quantités.
Combien de temps faut-il pour installer une dégustation d’anniversaire ?: Prévois environ 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, les stands et le buffet. Ajoute 30 minutes si la décoration ou le matériel de démonstration demande une mise en place particulière.
Quand préparer les fiches de dégustation et les badges ?: Prépare-les la veille, puis place-les sur les tables avant l’accueil. Prévois un exemplaire par participant et 2 ou 3 exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Combien de boissons prévoir pour une dégustation d’anniversaire ?: Pour la première heure, compte 2 à 3 verres par personne, puis ajuste selon la durée et le menu. Garde aussi de l’eau accessible en permanence et mets les boissons au frais au moins 6 heures avant.

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