Organiser un défilé de lanternes, étape par étape

Un défilé de lanternes se prépare bien avant le rassemblement : il faut valider le parcours, obtenir les autorisations et organiser la circulation. Cette checklist rassemble les 70 tâches du plan, des premières démarches auprès de la mairie à l’installation du point d’accueil. Elle couvre aussi les inscriptions, les bénévoles, l’éclairage, les consignes de sécurité et le stockage du matériel. Utilise-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander un permis à la mairie
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
Demander des mesures de circulation
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Distribuer le plan du parcours
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons et les réservations
Vérifier les lanternes et les batteries
2 personnes
Vérifier l'itinéraire aux points de blocage
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Monter les tables et les tentes
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Installer la table de bricolage de lanternes
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Vérifier l’éclairage le long du parcours
3 personnes
Installer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Distribuer les lanternes
3 personnes
Accompagner les enfants lors des activités manuelles
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les lanternes et les guirlandes lumineuses
2 personnes
Rassembler les participants avant le départ
4 personnes
Donner les consignes de sécurité
Envoyer l’avant-garde à la position de départ
3 personnes
Envoyer l’arrière-garde à la position de départ
3 personnes
Accompagner la parade des lanternes
8 personnes
Sécuriser les croisements
6 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Faire revenir les participants en toute sécurité
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir les amuse-bouches et la soupe
3 personnes
Informer les participants du départ
Rassembler les objets trouvés
Éteindre les lanternes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les participants des objets trouvés
Conserver les restes de nourriture
2 personnes
Nettoyer les poubelles et les produits de nettoyage
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 3
Housses de nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12
Lampes à batterieqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Piles AA de rechangeqté 48
Piles de rechange AAAqté 48
Bougies chauffe-plat LEDqté 150
Bâtons de lanternesqté 120
Lanternes en papierqté 120
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes frontalesqté 10

Décoration

Guirlandes en papierqté 12
Ballonsqté 100
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 18
Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20
Numéros de tableqté 8

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Mégaphonesqté 2
Batteries externesqté 4
Chargeurs de batterieqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Chariots à mainqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Bol à soupeqté 150
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 120
Louchesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Carafesqté 6
Glacièresqté 6
Seaux à glaceqté 4
Bacs de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découper pour le painqté 3
Bacs à vaisselleqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Pincesqté 8
Gants pour la préparation alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches auprès de la mairie au moins 6 à 8 semaines avant le défilé. Le parcours, les mesures de circulation et les points de blocage doivent être validés avant l’envoi des invitations.
Prévois un responsable pour chaque zone du parcours et un bénévole mobile équipé d’un talkie-walkie ou d’un mégaphone. La répartition définitive doit être confirmée après la clôture des inscriptions.
Teste toutes les lanternes LED, batteries, rallonges et multiprises au plus tard la veille. Garde des piles AA et AAA de rechange ainsi que des batteries externes au point d’accueil.
Installe le départ, l’arrivée et le comptoir d’accueil avant l’arrivée des participants. Les panneaux directionnels, cônes et rubans de balisage doivent être visibles dès l’ouverture des inscriptions.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis encore le matin du défilé. Prépare les tentes, les tables et le rangement des produits frais en fonction des conditions annoncées.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander l’autorisation pour un défilé de lanternes ?: Dépose la demande auprès de la mairie idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de coordonner le parcours et les éventuelles mesures de circulation.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un défilé de lanternes ?: Ouvre les inscriptions environ 3 à 4 semaines avant le défilé. Fixe une date de clôture 5 à 7 jours avant l’événement afin de finaliser les participants, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé de lanternes ?: Prévois au minimum un bénévole par point de blocage ou zone sensible, plus une personne chargée de la coordination. Finalise la répartition 2 à 3 jours avant, une fois la liste des participants arrêtée.
Quand faut-il vérifier les lanternes et le matériel d’éclairage ?: Fais un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet la veille. Vérifie les lanternes LED, les lampes à batterie, les chargeurs, les rallonges et les piles de rechange.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.