LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Lantaarnoptocht organiseren: checklist en planning

Een lantaarnoptocht vraagt vooral om een goed afgestemde route, duidelijke verkeersmaatregelen en genoeg mensen langs de stoet. Begin met de datum en route, regel daarna de vergunning en stem de start- en eindlocatie af met de gemeente. Open vervolgens de aanmeldingen, werf vrijwilligers en verspreid een routekaart. In de laatste week controleer je verlichting, batterijen, leveringen en de weersverwachting. Op de dag zelf richt je eerst de ontvangstbalie in en controleer je de route op knelpunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Vergunning bij gemeente aanvragen

  • Route met gemeente afstemmen

    2 personen

  • Verkeersmaatregelen aanvragen

  • Start- en eindlocatie bevestigen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen openen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Routekaart verspreiden

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Veiligheidsinstructies opstellen

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Definitieve deelnemerslijst maken

  • Vrijwilligersindeling maken

    2 personen

  • Leveringen en reserveringen bevestigen

  • Lanterns en batterijen controleren

    2 personen

  • Route op knelpunten controleren

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Houdbare voorraad klaarzetten

    2 personen

  • Verse producten koelen

    2 personen

  • Materialen naar locatie brengen

    3 personen

  • Tafels en tenten opbouwen

    4 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Drankpunt inrichten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Koffie- en theepunt klaarzetten

    2 personen

  • Lantaarnknutseltafel inrichten

    3 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Routepijlen plaatsen

    3 personen

  • Verlichting langs route controleren

    3 personen

  • EHBO- en veiligheidsmateriaal plaatsen

    2 personen

Event

  • Vrijwilligers ontvangen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Deelnemers registreren

    3 personen

  • Polsbandjes uitdelen

    2 personen

  • Lantaarns uitdelen

    3 personen

  • Kinderen begeleiden bij knutselen

    4 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Lantaarns en lichtjes controleren

    2 personen

  • Deelnemers voor vertrek verzamelen

    4 personen

  • Veiligheidsinstructie geven

  • Voorhoede naar startpositie sturen

    3 personen

  • Achterhoede naar startpositie sturen

    3 personen

  • Lantaarnoptocht begeleiden

    8 personen

  • Kruispunten beveiligen

    6 personen

  • Achterblijvers begeleiden

    2 personen

  • Deelnemers veilig laten terugkeren

    4 personen

  • Warme dranken serveren

    3 personen

  • Hapjes en soep serveren

    3 personen

  • Deelnemers informeren over vertrek

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Lantaarns veilig doven

    2 personen

Nazorg

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Versiering verwijderen

    2 personen

  • Routepijlen verwijderen

    3 personen

  • Servies en materialen afwassen

    3 personen

  • Koelboxen leegmaken

    2 personen

  • Afval scheiden en afvoeren

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Materialen naar opslag brengen

    3 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Deelnemers informeren over vondsten

  • Overgebleven voedsel bewaren

    2 personen

  • Vuilnisbakken en schoonmaakmiddelen reinigen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 40
  • Buffettafelsaantal 3
  • Tafelkleedhoezenaantal 10

Verlichting

  • LED-lichtslingersaantal 8
  • LED-lantaarnsaantal 12
  • Batterijlampenaantal 10
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Reservebatterijen AAaantal 48
  • Reservebatterijen AAAaantal 48
  • LED-theelichtenaantal 150
  • Lantaarnstokkenaantal 120
  • Papieren lantaarnsaantal 120
  • Reflecterende hesjesaantal 20
  • Hoofdlampenaantal 10

Decoratie

  • Papieren slingersaantal 12
  • Ballonnenaantal 100
  • Welkomstbord
  • Routebordenaantal 18
  • Routepijlenaantal 30
  • Afzetlintaantal 4
  • Pionnenaantal 20
  • Tafelnummersaantal 8

Apparatuur

  • Draagbare speaker
  • Microfoon
  • Megafonenaantal 2
  • Powerbanksaantal 4
  • Batterijladersaantal 4
  • Portofoonsaantal 8
  • Handkarrenaantal 2
  • Kabelhaspelsaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 180
  • Soepkommenaantal 150
  • Bordenaantal 180
  • Besteksetsaantal 180
  • Koffiekopjesaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Thermoskannenaantal 8

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Soepketelsaantal 3
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Schenkkannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 6
  • IJsemmersaantal 4
  • Voorraadbakkenaantal 12
  • Aluminiumfolieaantal 4
  • Vershoudfolieaantal 3
  • Serveerschalenaantal 12
  • Snijplanken voor broodaantal 3
  • Afwasbakkenaantal 4
  • Waterkokersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Tangenaantal 8
  • Handschoenen voor voedselbereidingaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Afvalzakhoudersaantal 6
  • Bezem en blikaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8
  • Handzeepdispensersaantal 4
  • Papieren handdoekdispensersaantal 4
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Zaklampenaantal 8
  • Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Regel de vergunning en verkeersmaatregelen ruim vóór de optocht. Neem bij het routeoverleg ook de start- en eindlocatie en mogelijke knelpunten mee; wijzigingen op het laatste moment zorgen snel voor verwarring.
  • Plan de vrijwilligers niet alleen voor de stoet, maar ook voor ontvangst, routebewaking en opbouw. Maak de indeling uiterlijk enkele dagen vooraf en geef iedereen een portofoon, megafon of andere duidelijke communicatiemogelijkheid.
  • Controleer alle lantaarns vóór de deelnemers komen. Test LED-lantaarns en batterijlampen, laad powerbanks op en leg reservebatterijen van type AA en AAA apart klaar.
  • Zet routeborden en routepijlen op kruisingen en onduidelijke punten, niet alleen bij de start. Gebruik afzetlint en pionnen waar deelnemers niet mogen afwijken en controleer de volledige route nog één keer vlak voor vertrek.
  • Werk met twee controlemomenten voor de catering en materialen: één bij het bevestigen van leveringen en reserveringen en één bij het klaarzetten. Houd houdbare voorraad apart, koel verse producten en breng tafels, tenten en verlichting tijdig naar de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lantaarnoptocht organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en overleg met de gemeente. Regel de vergunning en verkeersmaatregelen zodra de route voorlopig vaststaat; wacht daar niet mee tot de laatste maand.
Heb ik een vergunning nodig voor een lantaarnoptocht?
Dat hangt af van de route, het aantal deelnemers en de openbare weg. Neem minimaal 8 weken vooraf contact op met de gemeente, zodat je tijd hebt voor de vergunning, route-afstemming en verkeersmaatregelen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lantaarnoptocht?
Maak minimaal drie rollen: ontvangst en aanmeldingen, begeleiding langs de route en opbouw of afbouw. Het exacte aantal hangt af van de route en het deelnemersaantal; deel de route op in herkenbare posten en wijs per post een verantwoordelijke aan.
Wanneer moet ik de lantaarns en batterijen controleren?
Doe een volledige controle in de laatste week en test de verlichting opnieuw op de dag zelf. Leg reservebatterijen, batterijladers en powerbanks vóór de ontvangstbalie klaar, zodat een defecte lantaarn niet tot vertraging leidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!