Organiser une balade en vélo-bière sans rien oublier

Une balade en vélo-bière demande surtout une bonne coordination entre le vélo, l’itinéraire et les arrêts. Commence par confirmer les participants et leurs besoins alimentaires, puis réserve le vélo-bière, le lieu de départ et les étapes du parcours. Une reconnaissance préalable évite les rues impraticables et les arrêts trop courts. Le jour J, prévois le briefing de sécurité, les casques, les gilets et des boissons déjà fraîches avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inviter les participants
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver un bierfiets
Réserver le lieu de départ
Réserver les arrêts
Tracer l’itinéraire à vélo
2 personnes
Reconnaissance préalable de l'itinéraire à vélo
2 personnes
Finaliser la liste des participants
Envoyer l’itinéraire et les horaires
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
Vérifier le vélo-bière
2 personnes
Installer le lieu de départ
4 personnes
Installer les tables
2 personnes
Préparer les boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Cocher la présence
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Distribuer les casques de vélo et les gilets
2 personnes
Encadrer le beer bike
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Distribuer de l'eau
Mettre en place un encadrement sobre
2 personnes
Gérer la ligne d’arrivée
3 personnes
Faire partir les participants en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Nettoyer le vélo-bière
3 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières et les gobelets
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 8

Équipement

Vélo-bière
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16
Enceinte portable
Batteries externesqté 2
Câbles de rechargeqté 4

Outils

Pompe à vélo
Kit de réparation de vélo
Jeu de clés à molette
Attaches-câblesqté 30

Parcours et sécurité

Panneaux de directionqté 12
Gilets réfléchissantsqté 6
Casques de véloqté 25
Lampes de pocheqté 6
Trousse de premiers secours
Couvertures de survieqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 30
Couverts réutilisablesqté 30
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Décapsuleursqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces alimentairesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 4
Nappesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Serviettesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réserve le vélo-bière et le lieu de départ plusieurs semaines à l’avance, surtout si la balade a lieu un vendredi ou un samedi. Confirme aussi les horaires et la capacité exacte du véhicule.
Fais la reconnaissance de l’itinéraire au moins 7 jours avant la balade. Vérifie les pentes, les travaux, les passages étroits et le temps nécessaire entre chaque arrêt.
Envoie l’itinéraire et les horaires définitifs 3 à 5 jours avant le départ. Indique clairement l’heure d’accueil, l’heure de départ et le point de rendez-vous.
Refroidis les boissons au plus tard la veille et répartis-les dans plusieurs glacières avec des pains de glace. Prépare aussi les en-cas en tenant compte des allergies et régimes recueillis lors des inscriptions.
Arrive 60 à 90 minutes avant le groupe pour installer les tables, les panneaux et les boissons. Garde à portée de main une pompe, un kit de réparation, une trousse de premiers secours et des batteries externes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver un vélo-bière ?: Réserve-le idéalement 4 à 8 semaines avant la balade. Pour un samedi ou un groupe important, vise plutôt 2 mois afin d’avoir le choix de l’horaire.
Quand envoyer l’itinéraire aux participants ?: Envoie une première version environ 7 jours avant, puis les horaires définitifs 3 à 5 jours avant le départ. Préviens immédiatement le groupe si la météo ou les travaux imposent un changement.
Combien de temps prévoir pour préparer le départ ?: Compte 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants pour installer le lieu, vérifier le vélo-bière, placer les panneaux et préparer les boissons et les en-cas.
Que prévoir pour la sécurité d’une balade en vélo-bière ?: Prévois au minimum un casque et un gilet réfléchissant par participant, ainsi qu’une trousse de premiers secours, une pompe et un kit de réparation. Fais un briefing de 5 à 10 minutes avant le départ.

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