Checklist pour organiser un défi sportif en 6 épreuves

Un défi sportif en six épreuves demande plus qu’une série de jeux : il faut répartir les équipes, cadrer les règles et synchroniser les animateurs. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au rangement final. Vous y trouverez les points souvent oubliés, comme les autorisations, les besoins alimentaires, les toilettes, le balisage et les solutions prévues en cas de météo défavorable. Préparez aussi les feuilles de score et le matériel de chaque épreuve avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir la répartition du six épreuves
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les animateurs de jeu
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Prévoir les toilettes
Organiser l’enlèvement des déchets
Vérifier la musique et l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Former les équipes
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les coupes
Inspecter le site
3 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les postes de jeu
6 personnes
Créer les lignes de départ et d’arrivée
2 personnes
Installer les tables de score
2 personnes
Installer la musique
2 personnes
Couvrir les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer les gilets d’équipe
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Annoncer les équipes
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Encadrer le relais
6 personnes
Accompagner le transport de l'eau
6 personnes
Encadrer le tir à la corde
6 personnes
Encadrer la course en sacs
6 personnes
Encadrer le transport des balles
6 personnes
Accompagner le match final
6 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Fournir la musique
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger le matériel de jeu
4 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Glacièresqté 6

Matériel de sport

Chasubles d’équipeqté 36
Cônesqté 36
Témoins de relaisqté 6
Seaux d'eauqté 12
Gobelets en plastique pour le jeuqté 120
Cordes de tir à la cordeqté 2
Sacs de course en sacqté 12
balles souplesqté 12
Cerceauxqté 12
Bacs en plastiqueqté 12
Épongesqté 24
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 3
Siffletsqté 6
Numéros de départqté 36
Panneaux de scoreqté 6
Feuilles de scoreqté 50
Stylosqté 24
Règles du jeu résistantes à l’eauqté 6
Ruban de balisageqté 4
Piquetsqté 40
Marteaux en caoutchoucqté 4

Équipement

Enceinte sur batterie
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pilesqté 24
Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Couvertures anti-feuqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Ciseauxqté 4

Cuisine

Pains de glaceqté 24
Pinces de barbecueqté 4
Spatules pour barbecueqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux en aluminiumqté 12
Papier aluminiumqté 3
Sacs isothermes pour accumulateurs de froidqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux d’équipeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Prixqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Fixez la répartition des six épreuves avant d’établir le planning des matchs. Prévoyez un responsable identifié par épreuve et un temps de transition entre deux activités.
Finalisez les inscriptions avant de former les équipes. Utilisez des chasubles ou des numéros de départ visibles, puis transmettez la composition des équipes aux animateurs au moins 24 heures avant le défi.
Briefez les animateurs avec un règlement court et des règles du jeu résistantes à l’eau. Pour chaque épreuve, indiquez la durée, le système de points, le matériel nécessaire et la personne qui valide le score.
Inspectez le site avant le montage : vérifiez les zones de jeu, les prises électriques, les toilettes et les accès. Installez le balisage, les tentes et les panneaux de score avant l’arrivée du premier groupe.
Préparez les glacières, les feuilles de score, les stylos et le déroulé imprimé la veille. Consultez les prévisions météo au plus tard le matin précédent et définissez qui décide d’un déplacement ou d’une adaptation des épreuves.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défi sportif en 6 épreuves ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, recueillir les inscriptions, répartir les bénévoles et commander ou rassembler le matériel. Gardez les 48 dernières heures pour confirmer les équipes, la météo et le déroulé.
Quand faut-il former les équipes pour un défi sportif ?: Formez-les après la clôture des inscriptions et au moins 24 heures avant l’événement. Vous pourrez ainsi préparer les chasubles, les numéros de départ et les feuilles de score sans improviser le jour même.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour six épreuves ?: Prévoyez au moins un animateur par épreuve, soit 6 personnes, plus 1 à 2 personnes pour l’accueil, les scores et les imprévus. Ajoutez un responsable général chargé de coordonner le planning et les transitions.
Que prévoir en cas de pluie pour un défi sportif ?: Vérifiez les prévisions 24 heures avant, puis le matin même. Prévoyez des tentes, des règles résistantes à l’eau et un emplacement de repli pour les scores et le briefing ; adaptez ou déplacez les épreuves si le terrain devient glissant.

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