Checklist para organizar un hexatlón sin improvisar

Un hexatlón necesita más que seis pruebas y un espacio amplio. Hay que cerrar el lugar, definir las reglas, formar los equipos y coordinar monitores, horarios y material para que las pruebas avancen sin esperas. Esta checklist reúne 68 tareas y 67 elementos, desde las carpas y los baños hasta los cronómetros, petos y hojas de puntuación. Úsala para preparar la jornada por fases y llegar al montaje con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir la distribución del zeskamp
2 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Instruir a los monitores de juego
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Organizar los baños
Organizar la recogida de residuos
Comprobar el sonido y la electricidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Finalizar la lista de participantes
2 personas
Formar equipos
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir el material de juego
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar las copas del premio
Inspeccionar el recinto
3 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las estaciones de juego
6 personas
Crear las líneas de salida y meta
2 personas
Montar las mesas de puntuación
2 personas
Instalar la música
2 personas
Cubrir los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Dejar preparadas las camisetas del equipo
2 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Anunciar los equipos
2 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Acompañar el relevo
6 personas
Coordinar el transporte de agua
6 personas
Dirigir el tira y afloja
6 personas
Guiar la carrera de sacos
6 personas
Guiar el transporte de balones
6 personas
Guiar el juego final
6 personas
Procesar los resultados
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Preparar platos de barbacoa
4 personas
Servir el bufé
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Proporcionar la música
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Recoger el material del juego
4 personas
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Neveras portátilescant. 6

Material deportivo

Petos de equipocant. 36
Conoscant. 36
Testigos de relevocant. 6
Cubos de aguacant. 12
Vasos de plástico para el juegocant. 120
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Sacos para carreras de sacoscant. 12
pelotas blandascant. 12
Aroscant. 12
Cajas de plásticocant. 12
Esponjascant. 24
Cronómetroscant. 6
Cintas métricascant. 3
Silbatoscant. 6
Dorsalescant. 36
Marcadorescant. 6
Hojas de puntuacióncant. 50
Bolígrafoscant. 24
Normas del juego resistentes al aguacant. 6
Cinta de balizamientocant. 4
Estacascant. 40
Martillos de gomacant. 4

Equipo

Altavoz con batería
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Bateríascant. 24
Barbacoacant. 2
Botellas de gascant. 2
Mantas ignífugascant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 100
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 60
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Tijerascant. 4

Cocina

Acumuladores de fríocant. 24
Pinzas para barbacoacant. 4
Espátulas para barbacoacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de aluminiocant. 12
Papel de aluminiocant. 3
Bolsas para acumuladores de fríocant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banderas del equipocant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Premioscant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar con varias semanas de margen: necesitarás confirmar permisos, baños, electricidad, recogida de residuos y la posibilidad de montar carpas.
Define las seis pruebas antes de abrir las inscripciones y redacta reglas resistentes al agua. Indica cómo se puntúa cada prueba, cuánto dura y qué ocurre si un equipo se retrasa.
Forma los equipos cuando tengas cerrada la lista de participantes y prepara petos, dorsales y hojas de puntuación por grupo. Lleva algunos marcadores y bolígrafos de reserva para no detener el recuento.
Asigna un monitor a cada prueba y reúne a todos antes del inicio para explicar el recorrido, las señales del silbato y el uso de cronómetros, conos, cintas métricas y material deportivo.
Revisa el recinto y el pronóstico el día anterior y de nuevo al llegar. Llena las neveras portátiles, comprueba el altavoz con batería y deja impreso el horario para que el equipo pueda trabajar aunque falle la conexión.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un hexatlón?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, comprobar permisos, enviar invitaciones, gestionar inscripciones, recoger preferencias dietéticas y asignar voluntarios.
¿Cuánto material hace falta para un hexatlón?: El plan completo contempla 67 elementos, incluyendo material deportivo, mobiliario y equipo de sonido. Prepara el material por prueba y añade al menos 1 cronómetro, marcador y bolígrafo de reserva por cada zona de competición.
¿Cuándo hay que formar los equipos del hexatlón?: Forma los equipos cuando falten entre 3 y 7 días y la lista de participantes esté cerrada. Así puedes repartir dorsales y petos, informar a los monitores y ajustar el horario sin rehacerlo el mismo día.
¿Qué se revisa el día del hexatlón?: Haz una inspección completa entre 2 y 3 horas antes: carpas, mesas, sillas, baños, electricidad, sonido, señalización, material de las pruebas, neveras y hojas de puntuación. Al terminar, reserva al menos 30 minutos para recoger residuos y cerrar el recinto.

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