Zeskamp organiseren: checklist en planning
Een zeskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen zes spellen klaarzetten. Je moet teams, spelregels, begeleiders en een wedstrijdschema op elkaar afstemmen, terwijl het terrein veilig en overzichtelijk blijft. Begin met datum, locatie en indeling en werk daarna toe naar deelnemers, materiaal en uitvoering. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je uiterlijk vooraf regelt en welke zaken op de dag zelf vaak worden vergeten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Zeskampindeling bepalen
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Spelbegeleiders instrueren
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Toiletten regelen
Afvalinzameling regelen
Muziek en stroom controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst finaliseren
2 personen
Teams samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Draaiboek printen
Prijsbekers klaarmaken
Terrein inspecteren
3 personen
Terrein afzetten
3 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Spelstations uitzetten
6 personen
Start- en finishlijnen maken
2 personen
Scoretafels inrichten
2 personen
Muziek installeren
2 personen
Stroomkabels veilig afdekken
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Teamhesjes klaarleggen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Teams bekendmaken
2 personen
Spelregels toelichten
2 personen
Estafette begeleiden
6 personen
Watertransport begeleiden
6 personen
Touwtrekken begeleiden
6 personen
Zaklopen begeleiden
6 personen
Ballentransport begeleiden
6 personen
Finalespel begeleiden
6 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Buffet serveren
4 personen
Servies inzamelen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Muziek verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Spelmateriaal opruimen
4 personen
Barbecue veilig uitdoven
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 4
- Koelboxenaantal 6
Sportmateriaal
- Teamhesjesaantal 36
- Pionnenaantal 36
- Estafettestokkenaantal 6
- Wateremmersaantal 12
- Plastic bekers voor spelaantal 120
- Touwtrektouwenaantal 2
- Zakloopzakkenaantal 12
- zachte ballenaantal 12
- Hoepelsaantal 12
- Plastic bakkenaantal 12
- Sponzenaantal 24
- Stopwatchesaantal 6
- Meetlintenaantal 3
- Fluitjesaantal 6
- Startnummersaantal 36
- Scorebordenaantal 6
- Scoreformulierenaantal 50
- Pennenaantal 24
- Waterbestendige spelregelsaantal 6
- Afzetlintaantal 4
- Haringenaantal 40
- Rubberen hamersaantal 4
Apparatuur
- Accuspeaker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Batterijenaantal 24
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Brandblusdekensaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Scharenaantal 4
Keuken
- Koelelementenaantal 24
- Barbecuetangenaantal 4
- Barbecuespatelsaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Aluminium schalenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 3
- Koelelementtassenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Teamvlaggenaantal 6
- Pijlbordenaantal 12
- Prijzenaantal 6
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- EHBO-koffer
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de zeskampindeling en spelregels minimaal 3 weken vooraf vast. Noteer per onderdeel de speeltijd, wisseltijd, puntentelling en benodigd materiaal, zodat begeleiders niet ter plekke hoeven te improviseren.
- Maak het wedstrijdschema zodra de aanmeldingen binnen zijn. Houd per spel minstens 5 minuten wisseltijd aan en zet teams, startnummers en scoreformulieren in dezelfde volgorde.
- Plan per spelonderdeel een begeleider en geef die uiterlijk 1 week vooraf het draaiboek. Laat elke begeleider weten waar pionnen, touwen, zakloopzakken, stopwatches en andere materialen liggen.
- Controleer het terrein de dag ervoor en zet risicoplekken af met afzetlint, haringen en rubberen hamers. Zet tenten, tafels en buffettafels zo neer dat deelnemers, publiek en spelbegeleiders elkaar niet kruisen.
- Vul koelboxen op de ochtend zelf en leg water, bekers en pauzemomenten in het schema vast. Controleer daarnaast de weersverwachting en test de accuspeaker en microfoon voordat de eerste teams starten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zeskamp organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de zeskamp de deelnemerslijst, dieetwensen en teams kunt afronden.
- Hoeveel spelbegeleiders heb ik nodig voor een zeskamp?
- Plan minimaal 1 begeleider per gelijktijdig gespeeld onderdeel en daarnaast 1 centrale coördinator. Bij zes spellen tegelijk kom je dus uit op minstens 7 mensen; reserveer bij voorkeur 1 of 2 extra vrijwilligers voor pauzes en uitval.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een zeskamp?
- Reken voor zes onderdelen op ongeveer 2,5 tot 3,5 uur, afhankelijk van de speeltijd en het aantal teams. Voeg per ronde minstens 5 minuten wisseltijd toe en plan daarnaast pauze, uitleg en de prijsuitreiking.
- Wat moet ik de dag voor een zeskamp controleren?
- Controleer 1 dag vooraf het terrein, de weersverwachting, stroomvoorziening, toiletten en afzetting. Leg spelmateriaal, waterbestendige spelregels, scoreborden, scoreformulieren en het geprinte draaiboek per onderdeel klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!