Organiser un Défi innovation sans rien laisser au hasard

Un Défi innovation demande plus qu’une bonne idée de challenge : il faut coordonner les inscriptions, les équipes, les ateliers, le jury et la restitution finale. Cette checklist de 72 tâches et 59 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’installation des tables. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : besoins alimentaires, adaptateurs vidéo, feuilles de travail, badges et briefing d’évaluation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Inviter les membres du jury
Définir les animateurs d'atelier
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier les informations des participants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Former les équipes
2 personnes
Envoyer la répartition des équipes
Rédiger le briefing du challenge
2 personnes
Établir les critères d’évaluation
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Créer le modèle de présentation
Imprimer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Acheter les prix
Confirmer le catering
Tester la technique
2 personnes
Imprimer le déroulé
Faire les courses
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager les postes de travail
4 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Accueillir le jury
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accueil et présentation du programme
Présenter le briefing du défi
2 personnes
Accompagner les équipes vers les postes de travail
3 personnes
Animer l’atelier d’idéation
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Aider les équipes pendant le brainstorming
4 personnes
Servir des en-cas
2 personnes
Répondre aux questions de l’équipe
2 personnes
Préparer les prototypes
4 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet et les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Animer le tour de pitch
2 personnes
Gérer la technique de présentation
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Ravitailler les dernières boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les matériaux restants
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Vider les glacières
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager les photos des gagnants
Archiver les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 10
Chaisesqté 70
Table du jury
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 10
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 8
Chargeurs mobilesqté 10
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Minuterieqté 2
Imprimante d'étiquettes

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 8
Plateauxqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Nappesqté 10
Panneaux de directionqté 8
Affiches du défiqté 10
Cartes des couleurs de l’équipeqté 10
Prixqté 3
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 3

Matériel de sport

Carton de bricolageqté 10
Post-itqté 40
Marqueursqté 100
Stylosqté 100
Crayonsqté 60
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 30
Rouleaux de ruban adhésifqté 20
Mètres rubansqté 10
Kits de construction de prototypesqté 10
Feuilles de travailqté 100
Fiches de juryqté 30
Déroulésqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les horaires, le format du challenge et la date limite de réponse dès le premier message.
Invitez les membres du jury au moins 4 semaines à l’avance, puis envoyez-leur les critères d’évaluation et leur briefing séparément avant le jour du Défi innovation.
Traitez les inscriptions dès leur réception et recueillez les besoins alimentaires avant de former les équipes. Envoyez la répartition définitive au moins 3 jours avant l’événement.
Testez le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, les multiprises et les rallonges dans la configuration réelle au plus tard la veille : c’est souvent l’adaptateur qui manque.
Préparez les badges, les feuilles de travail, le modèle de présentation et le déroulé imprimé avant l’ouverture du lieu. Prévoyez aussi une table d’inscription distincte des tables de buffet pour éviter les files dès l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Défi innovation ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le jury et les animateurs, ouvrir les inscriptions, former les équipes et tester la technique avant le jour J.
Quand ouvrir les inscriptions pour un Défi innovation ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant l’événement, une fois la date, le programme, le lieu et les informations pratiques confirmés. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour la présentation finale ?: Préparez un modèle de présentation, un projecteur, un écran, les câbles HDMI, les adaptateurs et des multiprises. Testez chaque ordinateur et chaque connexion la veille, puis imprimez le déroulé et les critères utiles au jury.
Quand envoyer la composition des équipes ?: Envoyez la répartition des équipes 3 à 5 jours avant le Défi innovation. Vous aurez ainsi le temps de corriger les doublons, les désistements et les contraintes alimentaires ou d’accessibilité signalées après l’inscription.

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