Innovationschallenge organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Ort, Datum und Programm zuerst fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Anmeldung, Challenge-Briefing, Arbeitsphasen und Präsentationen feste Zeitblöcke ein und teile den Teilnehmenden den Ablauf rechtzeitig mit.
• Lade die Jurymitglieder und Workshopleiter früh ein und verschicke das Jurybriefing nicht erst am Veranstaltungstag. Bewertungskriterien, Präsentationsvorlage und Ablauf sollten spätestens eine Woche vorher abgestimmt sein.
• Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche mit einer klaren Frist. Teile die Teams nach Anmeldeschluss ein und verschicke die Einteilung, damit niemand erst bei der Registrierung herausfinden muss, mit wem er arbeitet.
• Teste Projektor, Leinwand, Laptops, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher mindestens einmal vor dem Termin. Lege zusätzlich Verlängerungskabel, mobile Ladegeräte und einen Timer bereit; fehlende Adapter werden besonders häufig erst beim Aufbau bemerkt.
• Sortiere Arbeitsblätter, Namensschilder und sonstige Materialien vorab nach Station oder Team. Bestätige das Catering einige Tage vorher und plane Kaffee, Wasser und Geschirr so, dass die Registrierung nicht durch den ersten Getränkeservice blockiert wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Innovationschallenge organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Programm. Jury, Workshopleitung und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wann sollte das Anmeldeformular für eine Innovationschallenge geöffnet werden?

Öffne die Anmeldung etwa 4 bis 6 Wochen vor der Challenge und setze eine Anmeldefrist rund 10 bis 14 Tage vorher. So bleibt genug Zeit, Teams zu bilden, Ernährungswünsche zu erfassen und die Teameinteilung zu verschicken.

Wann müssen Jury und Bewertungskriterien vorbereitet sein?

Lege die Bewertungskriterien spätestens 2 Wochen vorher fest und verschicke das Jurybriefing mindestens 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Die Präsentationsvorlage sollte zu diesem Zeitpunkt ebenfalls fertig sein.

Wie lange vorher sollte man die Technik einer Innovationschallenge testen?

Führe einen vollständigen Techniktest 3 bis 7 Tage vorher durch und prüfe Projektor, Leinwand, Laptops, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest vor dem Einlass.

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