Checklist voor een innovatiechallenge organiseren
Een innovatiechallenge vraagt om meer dan teams en een goed idee. Je moet deelnemers op tijd informeren, een eerlijke beoordeling voorbereiden en zorgen dat iedereen tijdens het programma kan werken en presenteren. Deze checklist volgt de organisatie van locatie en programma tot briefing, techniek, catering en de laatste opbouw. Let vooral op onderdelen die vaak te laat worden geregeld: dieetwensen, teamindeling, HDMI-adapters, stroompunten en duidelijke beoordelingscriteria.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Leg de challengebriefing, beoordelingscriteria en het presentatiesjabloon vast voordat de aanmeldingen sluiten. Zo weten deelnemers vooraf wat ze moeten opleveren en kan de jury volgens dezelfde maatstaven beoordelen.
- Test de projector, het scherm, de laptops, HDMI-kabels en adapters uiterlijk een week vooraf met de presentatiesoftware. Controleer ook stekkerdozen, verlengsnoeren, microfoons en speakers in de ruimte zelf.
- Stuur de teamindeling niet pas op de ochtend van de challenge. Geef deelnemers de indeling en praktische informatie minimaal 3 dagen vooraf, zodat ontbrekende gegevens of bezwaren nog kunnen worden verwerkt.
- Tel catering en servies op basis van het definitieve aantal deelnemers, juryleden en begeleiders. Verzamel dieetwensen vóór je de catering bevestigt en regel daarnaast koffie, water, glazen, kopjes, borden en bestek.
- Maak op de opbouwdag aparte plekken voor registratie, werkteams, jury en buffet. Leg naamkaartjes, werkbladen, materialen, timer en een afgedrukt draaiboek klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een innovatiechallenge organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, leg datum en programma vast en nodig juryleden en workshopleiders uit. Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 tot 6 weken voor de challenge.
- Wanneer verstuur ik de teamindeling van een innovatiechallenge?
- Verstuur de teamindeling minimaal 3 dagen vooraf. Zo kunnen deelnemers hun teamgenoten vinden en kun je nog wijzigingen verwerken bij afmeldingen of ontbrekende informatie.
- Wanneer moet de techniek voor een innovatiechallenge getest worden?
- Test alle techniek uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal de controle op de opbouwdag. Controleer niet alleen projector en scherm, maar ook HDMI-adapters, stroomvoorziening, microfoons, speakers en de laptops.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een innovatiechallenge?
- Plan minimaal 2 uur voor de opbouw. In die tijd plaats je werktafels, stoelen, jurytafel, registratie- en buffettafels, sorteert je materialen en controleer je registratie, catering en presentatietechniek.