Checklist para organizar un desafío de innovación

Un desafío de innovación necesita más que un buen reto: hay que coordinar inscripciones, equipos, jurado, talleres y presentaciones en un orden lógico. Esta checklist reúne 72 tareas y 59 elementos para preparar el evento sin dejar decisiones críticas para el último día. Incluye desde la reserva del lugar y el briefing hasta la prueba técnica, el catering y la distribución de mesas. Úsala como calendario de preparación y como control durante el montaje.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Invitar a los miembros del jurado
Confirmar a los responsables de los talleres
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar la información para participantes
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Formar equipos
2 personas
Enviar la distribución del equipo
Redactar el briefing del desafío
2 personas
Redactar los criterios de evaluación
2 personas
Preparar la reunión del jurado
Crear plantilla de presentación
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprar premios
Confirmar el catering
Probar la técnica
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los materiales
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Organizar los puestos de trabajo
4 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Informar al equipo de registro
2 personas
Recibir al jurado
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Dar la bienvenida y explicar el programa
Dar la charla informativa del reto
2 personas
Guiar a los equipos a sus puestos de trabajo
3 personas
Facilitar el taller de ideación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Ayudar a los equipos durante el brainstorming
4 personas
Servir aperitivos
2 personas
Responder a las preguntas del equipo
2 personas
Preparar prototipos
4 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Servir la cena
4 personas
Reponer el bufé y las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Coordinar la ronda de presentaciones
2 personas
Operar el equipo de presentación
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Rellenar las últimas bebidas
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger el material sobrante
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
Compartir las fotos de los ganadores
Archivar presentaciones

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de trabajocant. 10
Sillascant. 70
Mesa del jurado
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 10
Cables HDMIcant. 6
Adaptadores HDMIcant. 6
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 8
Cargadores móvilescant. 10
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Temporizadorcant. 2
Impresora de etiquetas

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 100
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Cucharonescant. 8
Bandejascant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 70
Mantelescant. 10
Carteles de flechascant. 8
Pósteres del retocant. 10
Tarjetas de colores del equipocant. 10
Premioscant. 3
Arreglos floralescant. 4

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Cables de lucescant. 3

Material deportivo

Cartulinacant. 10
Post-itscant. 40
Rotuladorescant. 100
Bolígrafoscant. 100
Lápicescant. 60
Tijerascant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Rollos de cinta adhesivacant. 20
Cintas métricascant. 10
Kits de construcción de prototiposcant. 10
Tableros de trabajocant. 100
Hojas de evaluación del juradocant. 30
Guionescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y el lugar; después confirma al jurado y a los responsables de los talleres. Si estos puntos cambian tarde, tendrás que rehacer invitaciones, inscripciones y horarios.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para formar equipos y recoger preferencias dietéticas. Envía la distribución de los equipos antes del evento, no al comenzar la jornada.
Prepara el briefing, los criterios de evaluación y la plantilla de presentación antes de que empiecen los talleres. Imprime también las hojas de trabajo, las tarjetas con nombres y el plan de trabajo para no depender de una impresora durante el desafío.
Haz una prueba técnica completa antes de recibir a los participantes: proyector, pantalla, portátiles, cables HDMI, adaptadores, regletas, micrófonos, altavoces y temporizador. Comprueba cada conexión en la misma sala y con la disposición definitiva.
Planifica el montaje por zonas: registro, mesas de trabajo, mesa del jurado, buffet y percheros. Coloca con antelación las tazas, vasos, platos y cubiertos, y confirma el catering antes de hacer la compra final.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un desafío de innovación?: Ábrelas al menos 3 o 4 semanas antes del evento. Así tendrás tiempo para gestionar las respuestas, recoger preferencias dietéticas y formar los equipos antes de enviar la distribución.
¿Cuándo se debe enviar el briefing del desafío?: Envía la información para participantes y el briefing entre 5 y 7 días antes. Los equipos necesitan conocer el reto, el programa y los criterios de evaluación antes de llegar.
¿Cuándo hay que probar la técnica del evento?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repite una comprobación breve al abrir la ubicación. Lleva adaptadores, cables HDMI, regletas y alargadores de repuesto para evitar retrasos al comenzar.
¿Cuántas mesas hacen falta para un desafío de innovación?: Calcula una mesa de trabajo por equipo y añade una mesa independiente para el jurado, otra para el registro y las necesarias para el buffet. Confirma la cantidad final cuando cierres el número de participantes y equipos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.