Checklist pour organiser un débat sur le film

Un débat sur le film demande davantage qu’une projection suivie de quelques questions. Il faut obtenir les droits de diffusion, confirmer les panélistes et le modérateur, puis verrouiller la technique, les inscriptions et le déroulé. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les sous-titres, les besoins alimentaires ou le transport des intervenants. Prévoyez aussi un test complet avant l’ouverture des portes : projecteur, son, présentations et câbles doivent être vérifiés ensemble.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les droits de diffusion du film
Contacter les membres du panel
Confirmer le modérateur
Acheter une licence de film
Réserver le lieu
Réserver la technique
Réserver le catering
Rédiger le texte promotionnel
Créer des publications sur les réseaux sociaux
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Organiser le transport des panélistes
Envoyer les invitations presse
Élaborer le déroulé
2 personnes
Préparer des questions pour le débat
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les sous-titres
Effectuer un test technique
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
Envoyer la confirmation aux visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table de débat
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le film et les présentations
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Régler l’éclairage et la ventilation
Installer la signalétique
2 personnes
Accueillir les membres du panel
2 personnes
Briefer les membres du jury
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Projeter le film
2 personnes
Annoncer la pause
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Recueillir les questions du public
2 personnes
Mettre en place le buffet du soir
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faciliter les échanges de réseautage
2 personnes
Prononcer le discours de clôture
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger le matériel technique
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Remercier les panélistes
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Table de débat
Tables de buffetqté 6
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Nappesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueur de présentation
Clé USBqté 2
Casque audioqté 2
Batteries externesqté 3

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 90
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Bacs à buffetqté 8
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 12
Flyers du programmeqté 110
Affiches d’annonceqté 8
Panneaux directionnelsqté 8
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 12
Numéros de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et les droits de diffusion : une licence de film peut prendre plusieurs jours à obtenir et conditionne toute la communication.
Confirmez rapidement les panélistes et le modérateur, puis prévoyez leur transport. Demandez leurs présentations au plus tard 7 jours avant l’événement pour éviter les problèmes de format.
Faites un test technique complet au moins 24 heures avant la projection, avec le film, les sous-titres, l’ordinateur, les adaptateurs HDMI, les microphones et les haut-parleurs réellement utilisés.
Fermez les inscriptions dès que la capacité de la salle est atteinte et établissez la liste définitive des participants 2 à 3 jours avant. Envoyez ensuite la confirmation, les informations pratiques et les éventuelles consignes d’accès.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : table d’inscription, badges nominatifs et programmes imprimés. Comptez environ 10 minutes supplémentaires si les participants doivent encore signaler une allergie ou un besoin alimentaire.

Questions fréquentes

Quand réserver la salle pour un débat sur le film ?: Réservez la salle au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue, surtout si vous avez besoin d’un projecteur, d’un écran et de microphones. Vérifiez dès la réservation les horaires d’installation et de démontage.
Quand demander les droits de diffusion d’un film ?: Lancez la demande dès que le film et la date sont choisis, idéalement 6 semaines avant l’événement. N’achetez pas la licence au dernier moment : les conditions peuvent varier selon le public, le lieu et le nombre de spectateurs.
Combien de temps prévoir pour le débat après la projection ?: Prévoyez généralement 45 à 60 minutes pour un échange avec plusieurs panélistes, puis 15 à 20 minutes de questions du public. Préparez 8 à 12 questions pour donner un rythme clair au modérateur.
Quand envoyer la confirmation aux participants ?: Envoyez-la 3 à 5 jours avant le débat, une fois la liste des participants vérifiée. Rappelez l’heure d’ouverture, le début de la projection, l’adresse, les conditions d’accès et les éventuelles informations de transport.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.