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Checkliste für eine gut organisierte Filmdiskussion

Eine Filmdiskussion steht und fällt mit drei Dingen: geklärten Filmrechten, zuverlässiger Technik und einem straffen Ablauf. Lege zuerst Datum, Film und Programm fest, bevor du Podium, Raum und Catering verbindlich buchst. Danach folgen Anmeldung, Öffentlichkeitsarbeit und die inhaltliche Vorbereitung. Diese Checkliste hilft dir, typische Engpässe wie fehlende Lizenzen, ungetestete Untertitel oder zu wenige Mikrofone rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Filmrechte prüfen

  • Panelteilnehmer ansprechen

  • Moderator festlegen

  • Filmlizenz erwerben

  • Location reservieren

  • Technik reservieren

  • Catering reservieren

  • Werbetext schreiben

  • Beiträge für soziale Medien erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transport für Podiumsteilnehmer organisieren

  • Presseeinladung versenden

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Fragen für die Debatte vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Untertitel überprüfen

  • Technischen Test durchführen

    2 Personen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Bestätigung an die Besucher senden

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Technik ausladen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Debattentisch einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Film und Präsentationen testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Licht und Belüftung einstellen

  • Wegweiser anbringen

    2 Personen

  • Panelteilnehmer empfangen

    2 Personen

  • Podiumsteilnehmer instruieren

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Film vorführen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Debatte moderieren

    2 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

    2 Personen

  • Abendbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Netzwerkgespräche moderieren

    2 Personen

  • Schlusswort halten

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Technik einpacken

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Dankeschön an Besucher senden

  • Panelmitglieder bedanken

  • Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • Debattiertisch
  • BuffetischeAnz. 6
  • Registrierungstisch
  • Hohe StehtischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Präsentationsklicker
  • USB-StickAnz. 2
  • KopfhörerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-ArbeitslampenAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 8

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 90
  • TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierplattenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchälchenAnz. 16
  • BuffetbehälterAnz. 8
  • InduktionsplattenAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • KüchentücherAnz. 12

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 12
  • ProgrammflyerAnz. 110
  • AnkündigungsplakateAnz. 8
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8
  • StifteAnz. 20
  • NotizblöckeAnz. 12
  • TischnummernAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Filmrechte möglichst früh und erwirb die Filmlizenz, bevor du den Termin öffentlich ankündigst. Für die Vorführung brauchst du außerdem eine verlässliche Filmdatei und solltest Untertitel vollständig prüfen.
  • Plane für den Techniktest mindestens 60 Minuten vor Einlass ein. Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher und Funkmikrofone gemeinsam – ein einzelner fehlender Adapter kann den Start verzögern.
  • Schließe die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Dann kannst du die endgültige Teilnehmerliste erstellen, Ernährungswünsche an das Catering weitergeben und Namensschilder sowie Programme in der richtigen Anzahl vorbereiten.
  • Gib den Podiumsteilnehmern den Ablauf und die Debattenfragen spätestens eine Woche vorher. Bestätige außerdem Transport und Ankunftszeit, damit Moderator und Panel pünktlich für den Soundcheck vor Ort sind.
  • Rechne bei der Sitz- und Tischplanung nicht nur mit dem Publikum: Für Registrierung, Debattiertisch, Buffet und Technik brauchst du eigene Flächen. Halte zusätzlich Ersatzkabel, einen USB-Stick mit den Präsentationen und Powerbanks bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich die Filmrechte für eine Filmdiskussion klären?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit der Rechteprüfung. Kaufe die Filmlizenz erst, wenn Vorführort, Datum und geplantes Programm feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest bei einer Filmdiskussion?
Plane mindestens 60 Minuten für den vollständigen Test ein, bei mehreren Präsentationen besser 90 Minuten. Prüfe Bild, Ton, Untertitel, Mikrofone und alle HDMI-Verbindungen mit der tatsächlichen Filmdatei.
Wann soll ich die Teilnehmer einer Filmdiskussion bestätigen?
Verschicke die Teilnahmebestätigung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung, sobald die Anmeldeliste geschlossen ist. Nenne darin Beginn, Einlass, Ort und gegebenenfalls Hinweise zu Verpflegung oder Anreise.
Wie viele Fragen brauche ich für die Debatte nach dem Film?
Bereite etwa 8 bis 12 konkrete Fragen vor, auch wenn du nur 4 bis 6 davon verwenden wirst. Sortiere sie vorab nach Einstieg, Vertiefung und Abschluss, damit die Diskussion bei kurzen Antworten nicht ins Stocken gerät.

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