Checklist pour organiser une course des vétérans

Une course des vétérans demande autant de préparation administrative que de coordination sur le terrain. Commencez par obtenir l’autorisation, définir et inspecter le parcours, puis réservez les équipes nécessaires à la circulation, aux secours et au chronométrage. Les inscriptions, les dossards, les récompenses et le catering doivent être suivis séparément pour éviter les oublis de dernière minute. Cette checklist rassemble 78 tâches et 73 fournitures à planifier dans le bon ordre.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation de compétition
2 personnes
Définir le parcours
3 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
Réserver des agents de circulation
2 personnes
Réserver l'équipe de premiers secours
2 personnes
Réserver le chronométrage
2 personnes
Vérifier l’assurance
2 personnes
Créer la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Prévoir les prix
2 personnes
Commander des coupes et des médailles
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Confirmer les mesures de circulation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Publier la liste de départ
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Distribuer les consignes du parcours
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier les prix
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Baliser le parcours
6 personnes
Installer les panneaux de signalisation
5 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Monter le point de restauration
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le briefing de la compétition
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Distribuer les numéros de départ
3 personnes
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Dégager la zone de départ
4 personnes
Lancer la course
5 personnes
Enregistrer l’évolution de la course
4 personnes
Tenir les postes de circulation
12 personnes
Assurer le poste de premiers secours
3 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Autoriser le parcours
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
Démonter les barrières
6 personnes
Démonter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Démonter le chronométrage
3 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Recharger le matériel
4 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Distribuer les prix
2 personnes
Annuler les autorisations
Traiter les objets trouvés
Rassembler le matériel photo
2 personnes
Trier les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 12
Portantsqté 2
Éléments de podiumqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Barrières de fouleqté 80
Cônes de signalisationqté 80
Flèches de directionqté 40
Ruban d’arrivéeqté 10
Numéros de départqté 250
Aimants de dossardqté 500
Brassards de dossardqté 250
Coupes du podiumqté 12
Médaillesqté 250
Tapis de chronométrageqté 2
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 12
Talkies-walkiesqté 14
Gilets de sécuritéqté 30
Cartes du parcoursqté 30

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 3
Laminatrice
Pochettes à plastifierqté 100
Piles de rechangeqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Pinces de serviceqté 10
Tire-bouchonsqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Couvertures de survieqté 20
Brancard

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 8
Bannières sponsorsqté 20
Panneau d’accueilqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 6

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Sprays nettoyantsqté 6
Gants de travailqté 20
Distributeurs de désinfectant pour les mainsqté 8
Supports de sacs poubelleqté 12

Catering

Courses

Conseils

Lancez les démarches administratives plusieurs semaines avant la course : autorisation de compétition, assurance et plan de circulation doivent être vérifiés avant de confirmer le parcours.
Inspectez le parcours après l’avoir défini, puis transmettez une version claire aux agents de circulation, aux bénévoles et à l’équipe de premiers secours. Prévoyez des cartes du parcours et des talkies-walkies pour les points éloignés.
Ne gardez pas les inscriptions pour la dernière semaine. Traitez les participants, recueillez leurs besoins alimentaires et triez les numéros de départ avant la publication de la liste de départ.
Réservez le chronométrage assez tôt et testez les tapis, chronomètres, rallonges et multiprises avant l’installation. Une batterie externe de secours évite une panne au moment des arrivées.
Le jour de la course, vérifiez la météo avant de remplir les glacières et d’installer les tentes, tables et barrières. Répartissez les bénévoles avec des consignes écrites et des gilets de sécurité.

Questions fréquentes

Quand faut-il demander l’autorisation pour une course des vétérans ?: Faites la demande plusieurs semaines avant l’épreuve, avant de communiquer définitivement le parcours et la date aux participants. Le délai exact dépend de l’autorité compétente, alors vérifiez-le dès le début de la préparation.
Combien de temps avant faut-il réserver les secours et les agents de circulation ?: Réservez-les dès que le parcours est suffisamment défini, idéalement plusieurs semaines avant la course. Vous pourrez ensuite confirmer les mesures de circulation après l’inspection du parcours.
Quand publier la liste de départ ?: Publiez-la après la clôture et le traitement des inscriptions, généralement quelques jours avant la course. Gardez encore du temps pour corriger un nom, un numéro ou une information alimentaire.
Que faut-il vérifier la veille d’une course des vétérans ?: La veille, contrôlez les prévisions météo, les dossards, les récompenses, les glacières, le matériel de chronométrage et les moyens de communication. Vérifiez aussi la répartition des bénévoles et les consignes du parcours avant l’installation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.