Checklist para organizar una carrera de veteranos

Organizar una carrera de veteranos requiere coordinar permisos, recorrido, tráfico, participantes y servicios de apoyo mucho antes del día de la prueba. Esta checklist reúne las gestiones en un orden práctico, desde la autorización de la competición hasta la publicación de la salida. También te ayuda a no olvidar el cronometraje, los dorsales, las medallas, el catering y las instrucciones para voluntarios y corredores. Reserva con antelación todo lo que dependa de proveedores o de la administración.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permiso de competición
2 personas
Marcar el recorrido
3 personas
Inspeccionar el recorrido
3 personas
Presentar el plan de tráfico
2 personas
Reservar agentes de tráfico
2 personas
Reservar el equipo de primeros auxilios
2 personas
Reservar el cronometraje
2 personas
Comprobar el seguro
2 personas
Crear lista de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar el premio en metálico
2 personas
Pedir copas y medallas
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Confirmar medidas de tráfico
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Publicar la lista de salida
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Difundir las instrucciones de la ruta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Comprobar los premios
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Cargar el material
4 personas
Marcar el recorrido
6 personas
Colocar señales de tráfico
5 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Colocar vallas
6 personas
Colocar las mesas de inscripción
3 personas
Montar el punto de catering
4 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
3 personas
Instalar el cronometraje
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar la briefing de la competición
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Instruir a los reguladores de tráfico
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir la inscripción
4 personas
Entregar los dorsales
3 personas
Realizar controles de bicicletas
2 personas
Dar la información a los participantes
3 personas
Despejar la zona de salida
4 personas
Iniciar carrera
5 personas
Registrar el desarrollo de la carrera
4 personas
Cubrir puestos de tráfico
12 personas
Atender el puesto de primeros auxilios
3 personas
Registrar la meta
4 personas
Comprobar los resultados
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Coordinar la entrega de premios
4 personas
Proporcionar la música
2 personas
Informar al público
2 personas
Abrir el recorrido
3 personas

Seguimiento

Retirar señales de tráfico
5 personas
Desmontar las vallas de control
6 personas
Desmontar el arco de salida y meta
4 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Desmontar la cronometraje
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Cargar el material de regreso
4 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados
2 personas
Pagar los premios
2 personas
Cancelar los permisos
Gestionar los objetos perdidos
Reunir material fotográfico
2 personas
Clasificar sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de inscripcióncant. 4
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Papeleracant. 12
Percheroscant. 2
Piezas de escenariocant. 4

Material deportivo

Arco de salida y meta
Vallas de control de multitudescant. 80
Conos de tráficocant. 80
Flechas de rutacant. 40
Cinta de metacant. 10
Dorsalescant. 250
Imanes para el número de salidacant. 500
Correas para dorsalescant. 250
Vasos para el podiocant. 12
Medallascant. 250
Alfombrillas de cronometrajecant. 2
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 12
Walkie-talkiescant. 14
Chalecos reflectantescant. 30
Mapas del recorridocant. 30

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 3
Altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 10
Enrollacablescant. 4
Portátilcant. 2
Impresora
Papel para impresoracant. 3
Laminadora
Fundas para plastificarcant. 100
Baterías de repuestocant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Jarrascant. 8
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cajas de hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 10
Abrebotellascant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
DEA
Mantas térmicascant. 20
Camilla

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de Países Bajoscant. 8
Banners de patrocinadorescant. 20
Cartel de bienvenidacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 6

Limpieza

Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Sprays de limpiezacant. 6
Guantes de trabajocant. 20
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza los permisos y el plan de tráfico con varias semanas de margen: la autorización, la inspección del recorrido y los agentes de tráfico deben estar confirmados antes de abrir las inscripciones.
Cierra el recorrido sobre el terreno y comprueba cada desvío. Coloca conos, flechas y vallas, y prepara mapas para que los voluntarios sepan dónde deben situarse.
No dejes el cronometraje para el último momento. Reserva las alfombrillas y los cronómetros, comprueba el seguro y publica la lista de salida cuando las inscripciones estén revisadas.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el catering antes de hacer la compra. El día de la carrera, llena las neveras portátiles y revisa que haya vasos y mesas en las zonas previstas.
Asigna voluntarios por función, no solo por número. Necesitarás personas para inscripción, recorrido, tráfico, avituallamiento y meta, además de walkie-talkies o teléfonos con batería suficiente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de veteranos?: Empieza al menos 8 semanas antes para tramitar el permiso, presentar el plan de tráfico y reservar primeros auxilios, cronometraje y agentes. Deja las últimas 2 semanas para confirmar participantes, voluntarios, material y previsión meteorológica.
¿Qué hay que preparar para marcar el recorrido?: Prepara conos de tráfico, flechas de ruta, vallas y mapas del recorrido. Inspecciona el trazado como mínimo 7 días antes y vuelve a comprobarlo el día anterior, especialmente en cruces y zonas con tráfico.
¿Cuándo se deben pedir los dorsales y las medallas?: Pide los dorsales y las medallas cuando el número de participantes esté suficientemente cerrado, preferiblemente 3 o 4 semanas antes. Comprueba las cantidades y los premios al menos 2 días antes de la carrera.
¿Qué se revisa el día antes de una carrera de veteranos?: Confirma las medidas de tráfico, la lista de salida, los voluntarios, el pronóstico y el material de salida y meta. Deja preparados los dorsales, las instrucciones de ruta, las baterías externas y las neveras para evitar compras o cambios de última hora.

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