Organiser une course de roller sans rien oublier

Une course de roller demande davantage qu’un parcours et une ligne d’arrivée. Il faut verrouiller le format, les autorisations, l’assurance et la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite viennent les bénévoles, les secours, le chronométrage, les dossards et les informations envoyées aux participants. Cette checklist de 70 tâches et 55 fournitures suit l’ordre utile, de la préparation administrative au rangement après la dernière course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation
Souscrire une assurance
Mettre en place le parcours
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
Prévoir des chronométreurs
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les confirmations
Confirmer les réservations
Commander les prix et médailles
Imprimer le programme de course
2 personnes
Imprimer les listes de participants
2 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Inspecter le site
3 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Aménager les zones du public
4 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
4 personnes
Donner le briefing du parcours
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Appeler les groupes de départ
2 personnes
Lancer les concours
3 personnes
Enregistrer les passages
6 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Accompagner les participants
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Appeler les gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

Démonter le parcours
6 personnes
Trier les matériaux
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Enregistrer les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Rollers de réserveqté 6
Roues de rechangeqté 24
Roulements de rechangeqté 24
Jeux de clés Allenqté 4
Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Sacs à dosqté 150
Rubans pour le parcoursqté 12
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 40
Panneaux de directionqté 20
Arche de départ et d’arrivée
Chronomètresqté 8
Tableau rond
Siffletsqté 12
Rubans de médailleqté 30
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 12

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 8
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Chargeurs mobilesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Carafeqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Gants en nitrileqté 4
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer le format, les catégories et les groupes de départ avant de réserver le lieu : ces choix déterminent la durée du parcours, le nombre de chronométreurs et les besoins en bénévoles.
Ne laisse pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine. Vérifie les délais demandés par le lieu et les autorités, puis conserve les confirmations avec le règlement de la course.
Fais un repérage sécurité du parcours avant le jour J : indique les virages, croisements et zones à protéger, puis prévois rubans, cônes, barrières et panneaux de direction en conséquence.
Prépare les dossards et les listes de participants après la clôture des inscriptions, mais garde une version numérique et une version imprimée. Un ordinateur, une imprimante et des rallonges évitent de dépendre d’un seul poste.
Attribue à chaque bénévole une zone et une heure de présence. Confirme séparément les secours, les chronométreurs et la personne au micro afin que personne ne découvre son rôle au moment du départ.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course de roller ?: Ouvre le formulaire dès que le lieu, le format, le règlement et les conditions de sécurité sont confirmés. Prévois au moins 2 à 3 semaines avant la course pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et répartir les groupes de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser une course de roller ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de courses, mais répartis les rôles par zones plutôt que de demander une aide générale. Prévois au minimum une personne responsable de la coordination, des postes de surveillance sur les points sensibles, des chronométreurs, une équipe d’accueil et un renfort pour le montage et le rangement.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de roller ?: Vérifie le parcours complet, les barrières, les cônes, les panneaux, l’arche, les dossards, les chronomètres et le système de sonorisation. Imprime aussi les listes et le programme, puis confirme les réservations, les secours et les bénévoles au plus tard la veille.
Combien de temps prévoir pour installer une course de roller ?: Réserve au moins 3 heures avant le premier départ pour installer le parcours, les barrières, les tentes, les tables, la signalétique et le matériel de chronométrage. Ajoute du temps si le site comporte plusieurs accès ou si le parcours doit être sécurisé sur une longue distance.

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