Checklist pour organiser une course de drones

Une course de drones demande plus qu’un parcours et quelques pilotes. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, sécuriser la zone de vol, puis préparer les inscriptions, le chronométrage et l’accueil du public. Cette checklist vous aide à suivre le bon ordre, des premières décisions au branchement électrique le jour J. Elle attire aussi l’attention sur les points souvent oubliés : batteries, météo, informations aux participants et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir le format de la compétition
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Créer le plan du parcours
2 personnes
Marquer les zones de décollage
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Envoyer les invitations au public
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste de départ
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le texte d’annonce
Imprimer le règlement du concours
Envoyer les informations aux participants
Tester les chargeurs de batteries
2 personnes
Tester le logiciel de timing
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Recharger les drones et les batteries
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place le parcours
4 personnes
Installer des filets de sécurité
4 personnes
Installer les barrières pour le public
3 personnes
Installer les lignes de départ et d'arrivée
2 personnes
Aménager le paddock
3 personnes
Mettre en place l’enregistrement des pilotes
2 personnes
Installer le matériel de chronométrage
3 personnes
Vérifier les fréquences
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
Contrôler techniquement les drones
3 personnes
Donner les consignes à l’équipe de briefing
2 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Faire le briefing des pilotes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Animer l’entraînement ouvert
4 personnes
Expliquer les règles du match
Animer les tours de qualification
6 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Charger les batteries en toute sécurité
2 personnes
Contrôler le parcours en cours de route
3 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer les tours finaux
6 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer la finale en direct
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Éteindre les drones
3 personnes
Clôturer le catering
2 personnes

Suivi

Démonter le parcours
4 personnes
Retirer les filets de sécurité
4 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Remercier les participants
Partager des photos et des vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tabourets de barqté 6
Tables de paddockqté 10
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Portiques de courseqté 12
Plots de balisageqté 30
Arche de départ
Arche d'arrivée
Filets de sécuritéqté 180
Fixations de filetqté 40
Barrières de sécuritéqté 30
Rubansqté 8
Numéros de départqté 40
Hélices de rechangeqté 40
Cadres de rechangeqté 8
Jeux de tournevisqté 6
Jeux de clés Allenqté 6
Tapis de réparationqté 6
Lunettes de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Portiques de chronométrageqté 4
Ordinateurs de chronométrageqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Routeur wifi
Chargeurs de batterieqté 12
Caisses de chargementqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 10
Enrouleurs électriquesqté 4
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Microphoneqté 2
Écran de projection
Vidéoprojecteur

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Piles de rechangeqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Carafeqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Pince de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Bouilloiresqté 2

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Panneaux de scèneqté 3
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, les autorisations et l’assurance : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour vérifier les règles applicables et obtenir les validations nécessaires.
Définissez le format avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de manches, la liste de départ et les besoins en bénévoles dépendent directement du nombre de pilotes et du temps prévu par course.
Tracez le parcours sur place avant l’événement et séparez clairement les zones de décollage, de réparation, de public et de circulation. Installez les filets, barrières et fixations avant l’arrivée des participants.
Testez le chronométrage, le logiciel, le réseau wifi et la sonorisation au moins la veille. Prévoyez une solution de secours pour noter les temps si le système tombe en panne.
Rechargez les drones et les batteries avant l’ouverture, puis contrôlez les chargeurs et les multiprises. Réservez une zone de charge surveillée, éloignée du public et des passages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de drones ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, définir le parcours, ouvrir les inscriptions et tester le matériel.
Que faut-il vérifier avant une course de drones ?: Vérifiez au minimum l’autorisation d’utiliser le lieu, l’assurance, les prévisions météo, le plan de sécurité et la séparation entre pilotes, public et zone de vol. Faites un contrôle final la veille, puis un second contrôle à l’ouverture.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le règlement, les horaires, le plan d’accès et les consignes de sécurité au moins 7 jours avant la course. Renvoyez un rappel 24 heures avant avec les éventuelles informations météo et les horaires de convocation.
Combien de batteries prévoir pour une course de drones ?: Le nombre dépend du format et du modèle de drone, mais prévoyez au moins 2 à 3 batteries utilisables par pilote pour éviter les temps morts entre les manches. Ajoutez une zone de recharge surveillée et testez chaque chargeur avant le jour J.

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