Dronerace organiseren: checklist voor een veilige wedstrijddag
Een dronerace vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een paar drones. Je regelt eerst de locatie, vergunningen, verzekering en veiligheidszones; daarna werk je het wedstrijdformat en parcours uit. In de laatste weken controleer je aanmeldingen, startlijst, vrijwilligers en techniek. Op de wedstrijddag moeten onder meer timingpoorten, laadkoffers, geluidsinstallatie en afzettingen op tijd klaarstaan. Gebruik deze checklist om niets cruciaals te laat te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Parcoursontwerp maken
2 personen
Vliegzones markeren
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst samenstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Omroeptekst voorbereiden
Wedstrijdreglement printen
Deelnemersinformatie versturen
Batterijladers testen
2 personen
Timingsoftware testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Drones en accu’s opladen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Parcours uitzetten
4 personen
Veiligheidsnetten plaatsen
4 personen
Publieksbarrières plaatsen
3 personen
Start- en finishlijn plaatsen
2 personen
Paddock inrichten
3 personen
Pilotenregistratie inrichten
2 personen
Timingapparatuur installeren
3 personen
Frequenties controleren
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Drones technisch keuren
3 personen
Briefingteam instrueren
2 personen
Event
Registratie openen
3 personen
Pilotenbriefing geven
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Open training begeleiden
4 personen
Wedstrijdregels toelichten
Kwalificatierondes begeleiden
6 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Accu’s veilig laden
2 personen
Parcours tussentijds controleren
3 personen
Finalisten bekendmaken
Finalerondes begeleiden
6 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Finale live aankondigen
Winnaars controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Verlichting controleren
2 personen
Drones uitschakelen
3 personen
Catering afsluiten
2 personen
Nazorg
Parcours afbreken
4 personen
Veiligheidsnetten verwijderen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur drogen en opbergen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Uitslagen online publiceren
Deelnemers bedanken
Foto’s en video’s delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 50
- Barkrukkenaantal 6
- Paddocktafelsaantal 10
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Racepoortenaantal 12
- Markeringspionnenaantal 30
- Startboog
- Finishboog
- Veiligheidsnettenaantal 180
- Netbevestigingenaantal 40
- Afzethekkenaantal 30
- Lintenaantal 8
- Startnummersaantal 40
- Reservepropellersaantal 40
- Reserveframesaantal 8
- Schroevendraaiersetsaantal 6
- Inbussleutelsetsaantal 6
- Reparatiemattenaantal 6
- Veiligheidsbrillenaantal 12
- Werkhandschoenenaantal 12
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 10
- Zaklampenaantal 6
Apparatuur
- Timingpoortenaantal 4
- Timingcomputersaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 3
- Wifi-router
- Acculadersaantal 12
- Laadkoffersaantal 4
- Stekkerdozenaantal 12
- Verlengkabelsaantal 10
- Stroomhaspelsaantal 4
- Accuboxenaantal 6
- Portofoonsaantal 10
- Megafonenaantal 2
- Laptopspeakersaantal 2
- Microfoonaantal 2
- Projectiescherm
- Beamer
Verlichting
- Ledbouwlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 40
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Schenkkanaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Opscheptangenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Podiumbordjesaantal 3
- Informatiebordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 10
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat minimaal 4 weken vooraf vast. Noteer hoeveel heats, kwalificatierondes en finales je draait, zodat je de startlijst, omroeptekst en tijdplanning daarop kunt afstemmen.
- Controleer vergunningen, verzekering en de vliegzones voordat je deelnemers uitnodigt. Markeer het parcours met racepoorten, markeringspionnen, linten, veiligheidsnetten en afzethekken voordat publiek wordt toegelaten.
- Test timingpoorten, timingcomputers, laptops, tablets, wifi-router en timingsoftware uiterlijk 2 dagen vooraf samen. Een losse test van alleen de software laat problemen met verbindingen of stroomvoorziening vaak onopgemerkt.
- Plan voor elke technische post reserveonderdelen en gereedschap. Leg reservepropellers, reserveframes, schroevendraaiersets, inbussleutelsets en reparatiematten op één aangewezen werkplek klaar.
- Open de locatie ruim vóór de eerste start en sluit eerst de stroomvoorziening aan. Reken extra opbouwtijd voor partytenten, paddocktafels, stoelen, laadkoffers, veiligheidsnetten en de controle van alle vliegzones.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dronerace organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, vergunningen, verzekering en wedstrijdformat. Plan de laatste technische test 2 dagen voor de race en controleer het weer opnieuw op de dag zelf.
- Welke veiligheidsmaatregelen heb ik nodig voor een dronerace?
- Gebruik veiligheidsnetten met netbevestigingen, afzethekken, linten en duidelijk gemarkeerde vliegzones. Controleer vóór de eerste heat ook de veiligheidsbrillen, werkhandschoenen en de vrije ruimte tussen parcours en publiek.
- Hoeveel reserveonderdelen moet ik meenemen naar een dronerace?
- Neem per technische post minstens één complete set reservepropellers en meerdere reserveframes mee, plus schroevendraaiersets, inbussleutelsets en reparatiematten. Leg alles vóór de eerste wedstrijd op een vaste reparatieplek klaar.
- Wanneer test ik de timing en geluidsinstallatie?
- Test timingpoorten, timingcomputers, laptops, tablets en wifi uiterlijk 2 dagen vooraf gezamenlijk. Test de geluidsinstallatie daarna nogmaals bij het openen van de locatie, inclusief omroeptekst en stroomaansluiting.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!