Checklist para organizar una carrera de drones

Una carrera de drones necesita más que un recorrido y pilotos inscritos. Antes del evento tendrás que asegurar el recinto, revisar permisos y seguro, definir las zonas de vuelo y preparar un plan de seguridad. También conviene probar con antelación el cronometraje, la megafonía, los cargadores y la conexión eléctrica. Esta checklist reúne 75 tareas y 67 materiales para avanzar en el orden correcto y evitar problemas durante la competición.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Definir el formato de la competición
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Elaborar el diseño del recorrido
2 personas
Marcar zonas de vuelo
2 personas
Invitar a los participantes
2 personas
Enviar invitaciones al público
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de salida
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar el texto de megafonía
Imprimir el reglamento de la competición
Enviar información a los participantes
Probar los cargadores de baterías
2 personas
Probar el software de cronometraje
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Cargar drones y baterías
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar el recorrido
4 personas
Colocar las redes de seguridad
4 personas
Colocar vallas para el público
3 personas
Colocar la línea de salida y meta
2 personas
Montar el paddock
3 personas
Configurar el registro de pilotos
2 personas
Instalar el equipo de cronometraje
3 personas
Comprobar las frecuencias
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Colocar carteles y señalización
2 personas
Inspeccionar técnicamente los drones
3 personas
Instruir al equipo de briefing
2 personas

Evento

Abrir el registro
3 personas
Dar la sesión informativa a los pilotos
2 personas
Recibir al público
3 personas
Guiar el entrenamiento abierto
4 personas
Explicar las reglas del concurso
Guiar las rondas clasificatorias
6 personas
Publicar los tiempos intermedios
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Cargar las baterías de forma segura
2 personas
Comprobar el recorrido durante el trayecto
3 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar las rondas finales
6 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar la final en directo
Comprobar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Despedir al público
3 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Apagar los drones
3 personas
Cerrar catering
2 personas

Seguimiento

Desmontar el recorrido
4 personas
Retirar las redes de seguridad
4 personas
Apagar el equipo
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Secar y guardar el equipo
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados en línea
Agradecer a los participantes
Compartir fotos y vídeos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 50
Taburetes de barcant. 6
Mesas de paddockcant. 10
Papeleracant. 8

Material deportivo

Arcos de salidacant. 12
Conos de señalizacióncant. 30
Arco de salida
Arco de meta
Redes de seguridadcant. 180
Fijaciones de redcant. 40
Vallas de separacióncant. 30
Cintascant. 8
Dorsalescant. 40
Hélices de repuestocant. 40
Cuadros de repuestocant. 8
Juegos de destornilladorescant. 6
Juegos de llaves Allencant. 6
Colchonetas de reparacióncant. 6
Gafas de seguridadcant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas de emergenciacant. 10
Linternascant. 6

Equipo

Puertas de cronometrajecant. 4
Ordenadores de cronometrajecant. 2
Portátilescant. 2
Tabletscant. 3
Router wifi
Cargadores de bateríacant. 12
Maletas de cargacant. 4
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Enrollacablescant. 4
Cajas de bateríascant. 6
Walkie-talkiescant. 10
Megáfonoscant. 2
Altavoces para portátilcant. 2
Micrófonocant. 2
Pantalla de proyección
Proyector

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Baterías de repuestocant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Jarracant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Pinzas para servircant. 6
Bandejas de servircant. 10
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Teterascant. 2

Decoración

Banderas de la competicióncant. 12
Carteles para el escenariocant. 3
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 10

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto, los permisos y el seguro con varias semanas de margen. Sin esa confirmación no conviene publicar las invitaciones ni abrir las inscripciones.
Diseña el recorrido antes de colocar conos, cintas, vallas y redes de seguridad. Deja claramente separadas la zona de vuelo, el paddock, el público y el área de reparaciones.
Prueba el cronometraje, la megafonía, el router wifi y los cargadores al menos un día antes. Comprueba también que haya regletas y alimentación eléctrica suficiente para todos los puestos.
Cierra la lista de salida cuando termine la inscripción y envía la información a los participantes con la hora de llegada, el reglamento y las indicaciones de seguridad. Así reduces preguntas y retrasos el día de la carrera.
Asigna voluntarios a funciones concretas antes de abrir el recinto: control de acceso, salida, meta, público y reparaciones. Ten preparadas hélices, cuadros, herramientas, gafas y guantes para resolver averías sin detener toda la competición.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una carrera de drones?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el recinto, comprobar permisos y seguro, definir el formato y diseñar el recorrido. Deja la última semana para confirmar participantes, voluntarios, previsión meteorológica y pruebas técnicas.
¿Qué permisos hacen falta para organizar una carrera de drones?: Depende del recinto y de la normativa local, por lo que debes comprobarlo con la autoridad competente antes de anunciar el evento. Haz esta revisión al menos 4 semanas antes y confirma también la cobertura del seguro.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de drones?: Como base, asigna 1 persona a cada función crítica: acceso, salida, meta, control del público, cronometraje y reparaciones. Para una carrera pequeña, calcula al menos 6 voluntarios y añade apoyo si hay varias mangas o zonas separadas.
¿Cuándo se deben cargar las baterías de los drones?: Carga las baterías el día anterior, después de probar los cargadores y las maletas de carga. Lleva las baterías identificadas y reserva tiempo antes de la apertura para revisar conexiones y alimentación eléctrica.

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