Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande plus qu’un parcours et des participants. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser l’itinéraire, mobiliser les bénévoles et suivre les inscriptions tout en préparant les sponsors. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la définition de l’objectif jusqu’à la remise des dossards et la préparation des colis. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les rallonges ou le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver l’itinéraire et signaler
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir l’objectif de sponsoring
2 personnes
Composer les packs de sponsoring
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Publier la carte du parcours
Distribuer les formulaires de sponsoring
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Assurer la présence des secours
Commander les dossards
Informer les employés
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Enregistrer les montants des sponsors
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les colis
3 personnes
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes

Événement

Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point de distribution
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Remplir les points d'eau
3 personnes
Préparer les bananes et les snacks
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
Encadrer la zone de départ
4 personnes
Faire le discours d’ouverture
Don de solidarité de départ
2 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Canaliser les participants
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Annoncer les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prononcer les remerciements
Guider les visiteurs
2 personnes
Démonter le poste de parcours
8 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Traiter les formulaires de sponsoring
2 personnes
Calculer le résultat
2 personnes
Informer les donateurs
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Transférer le produit

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 30
Chronomètresqté 4
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Rubans de médailleqté 150
Coupes médaillesqté 3
Prixqté 6
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Cartes d'itinéraireqté 30
Barrières de circulationqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Siffletsqté 12
Panneaux STOPqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 8
Couverturesqté 4

Équipement

Mégaphoneqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Louches de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban à ballonsqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Bannières sponsorsqté 10
Nappesqté 8
Fond de scène

Nettoyage

Balaiqté 3
Éléments pharesqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez plusieurs semaines pour corriger le parcours ou obtenir les validations manquantes.
Définissez un objectif de sponsoring chiffré et préparez les packs avant d’envoyer les invitations. Enregistrez les montants promis au fur et à mesure afin de ne pas dépendre des déclarations de dernière minute.
Publiez le formulaire d’inscription et la carte du parcours ensemble. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription : les modifier la veille complique les achats et la préparation des colis.
Répartissez les bénévoles par poste, notamment pour la circulation, l’inscription et les secours. Donnez-leur des gilets de sécurité, des sifflets et des consignes écrites au moins quelques jours avant la course.
Préparez les dossards, les flèches, le ruban de balisage et les cônes avant le jour J. Récupérez le matériel en avance, testez le mégaphone et le microphone, puis refroidissez les boissons la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de valider l’itinéraire, vérifier les autorisations et l’assurance, trouver les bénévoles, lancer les inscriptions et préparer les sponsors.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant le départ, une fois l’itinéraire publié et les principales validations obtenues. Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement pour finaliser les dossards, les listes et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course caritative ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste de circulation et ajoutez une équipe pour l’inscription, les secours et l’arrivée. Pour une petite course, comptez souvent 10 à 15 bénévoles, puis augmentez ce nombre selon la longueur du parcours et le nombre de carrefours.
Quand préparer le matériel et les colis des participants ?: Triez les dossards et préparez les colis 1 à 2 jours avant la course. Installez le balisage le jour même ou la veille selon les règles locales, et récupérez le matériel assez tôt pour vérifier les batteries, les câbles et les lampes rechargeables.

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