Checklist para organizar una carrera solidaria sin olvidar nada

Una carrera solidaria necesita bastante más que elegir una fecha y marcar una ruta. Hay que confirmar permisos y seguro, coordinar tráfico y primeros auxilios, abrir las inscripciones y preparar dorsales, señalización y puestos de atención. El plan reúne 77 tareas y 59 materiales para avanzar en orden, desde el objetivo de patrocinio hasta la recogida del material y los paquetes de carrera. Úsalo para saber qué cerrar primero y qué comprobar antes de que llegue el día.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar y notificar la ruta
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Fijar el objetivo de patrocinio
2 personas
Preparar paquetes de patrocinio
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Publicar mapa de ruta
Distribuir los formularios de patrocinio
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar puestos de tráfico
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Pedir dorsales
Informar al personal
2 personas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Registrar los importes de los patrocinadores
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el material
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los paquetes
3 personas
Comprobar la ruta con antelación
2 personas

Evento

Delimitar la zona de salida y llegada
4 personas
Colocar flechas de ruta
4 personas
Colocar vallas de tráfico
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el punto de entrega
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Rellenar los puntos de agua
3 personas
Preparar plátanos y snacks
2 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Recoger los formularios de patrocinio
2 personas
Coordinar el área de salida
4 personas
Dar el discurso de apertura
Dar salida a la carrera de patrocinio
2 personas
Atender el puesto de ruta
8 personas
Llevar el registro de llegada a meta
3 personas
Recibir a los participantes
3 personas
Repartir agua
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir fruta y snacks
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Preparar los premios
2 personas
Anunciar el resultado
2 personas
Entregar premios
3 personas
Preparar el discurso de agradecimiento
Guiar a los visitantes
2 personas
Desmontar el punto de ruta
8 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
4 personas
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar el material
2 personas
Devolver el material
3 personas
Procesar formularios de patrocinio
2 personas
Calcular los ingresos
2 personas
Informar a los donantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Transferir los ingresos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 24
Mesa de inscripción
Papeleracant. 6

Material deportivo

Dorsalescant. 150
Imperdiblescant. 300
Flechas de rutacant. 40
Cinta de señalizacióncant. 6
Conoscant. 30
Cronómetroscant. 4
Cinta de salida y metacant. 2
Cintas de medallacant. 150
Copas de medallacant. 3
Premioscant. 6
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Mapas de rutacant. 30
Vallas de tráficocant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Silbatoscant. 12
Señales de stopcant. 4
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 8
Mantascant. 4

Equipo

Megáfonocant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Baterías externascant. 4
Lámparas recargablescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Linternascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Cucharones para servircant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Banners de patrocinadorescant. 10
Mantelescant. 8
Fondo del escenario

Limpieza

Escobacant. 3
Puntos de atraccióncant. 3
Cuboscant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cubetas para lavarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ruta antes de publicar la inscripción. Después confirma los permisos, la reserva del recorrido y el seguro; cualquier cambio posterior afecta al mapa, la señalización y la comunicación a los participantes.
Define el objetivo de patrocinio y prepara los paquetes antes de enviar invitaciones. Registra los importes comprometidos en una lista única para saber cuánto falta y evitar duplicidades.
No dejes los puestos para la última semana: asigna con antelación a los voluntarios, al personal de tráfico y a primeros auxilios. Entrega a cada equipo sus instrucciones, chalecos reflectantes y medios de comunicación.
Publica el mapa de ruta junto con el formulario de inscripción y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Así puedes calcular mejor los paquetes y la compra en lugar de improvisar al recoger dorsales.
Haz una comprobación final del material pocos días antes: dorsales, imperdibles, flechas, conos, cinta de señalización, megáfono y baterías. Enfría las bebidas y prepara los paquetes cuando la lista de participantes ya esté revisada.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una carrera solidaria?: Empieza al menos 8-12 semanas antes de la fecha. La ruta, los permisos, el seguro y la coordinación del tráfico deben estar confirmados antes de abrir las inscripciones.
¿Qué permisos hacen falta para una carrera solidaria?: Depende del recorrido y de las vías utilizadas, pero debes comprobar los permisos antes de anunciar la carrera. Hazlo con varias semanas de margen para poder modificar la ruta si una autorización no llega.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera solidaria?: El número depende de la longitud y de los cruces, pero reparte como mínimo equipos separados para inscripción, tráfico y primeros auxilios. Asigna los puestos antes de la última semana y confirma la disponibilidad de cada persona.
¿Cuándo se deben preparar los dorsales y los paquetes?: Pide los dorsales cuando la previsión de participantes sea estable y ordénalos después de revisar la lista. Prepara los paquetes en los días previos, una vez registradas las inscripciones y recogidas las preferencias dietéticas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.