Spendenlauf organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr als eine Strecke und Startnummern. Du musst Route und Genehmigungen früh klären, Sponsoren und Teilnehmende rechtzeitig erreichen und Helfer für Verkehr, Erste Hilfe und Anmeldung einteilen. Kurz vor dem Lauf entscheidet eine genaue Material- und Verpflegungsplanung darüber, ob der Start reibungslos gelingt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zur Ausgabe der vorbereiteten Pakete.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Route reservieren und melden
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Spendenziel festlegen
2 Personen
Sponsorpakete zusammenstellen
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Streckenkarte veröffentlichen
Sponsorformulare verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Verkehrsposten einteilen
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Startnummern bestellen
Mitarbeiter informieren
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Sponsorbeträge erfassen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Material abholen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Pakete bereitstellen
3 Personen
Route im Voraus prüfen
2 Personen

Event

Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Wasserstellen auffüllen
3 Personen
Bananen und Snacks bereitstellen
2 Personen
Freiwillige anmelden
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Sponsorenformulare einsammeln
2 Personen
Startbereich betreuen
4 Personen
Eröffnungsrede halten
Sponsorenlauf starten
2 Personen
Routeposten besetzen
8 Personen
Zielerfassung führen
3 Personen
Teilnehmer empfangen
3 Personen
Wasser verteilen
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks ausgeben
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Ergebnis prüfen
2 Personen
Preise bereitstellen
2 Personen
Ergebnis bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Dankeswort vorbereiten
Besucher begleiten
2 Personen
Routenstation abbauen
8 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tonausrüstung einpacken
2 Personen
Material prüfen
2 Personen
Material zurückbringen
3 Personen
Sponsorenformulare bearbeiten
2 Personen
Ertrag berechnen
2 Personen
Spender informieren
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Einnahmen überweisen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 24
Anmeldetisch
AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

StartnummernAnz. 150
SicherheitsnadelnAnz. 300
WegweiserAnz. 40
AbsperrbandAnz. 6
KegelAnz. 30
StoppuhrenAnz. 4
Start- und ZiellintAnz. 2
MedaillenbänderAnz. 150
MedaillentassenAnz. 3
PreiseAnz. 6
KlemmbretterAnz. 10
StifteAnz. 30
RoutenpläneAnz. 30
VerkehrsbarrierenAnz. 12
VerkehrswestenAnz. 12
PfeifenAnz. 12
StoppschilderAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 8
DeckenAnz. 4

Ausstattung

MegafonAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
Wiederaufladbare LampenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
WasserkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
AusgabelöffelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 4
WegweiserAnz. 12
SponsorenbannerAnz. 10
TischdeckenAnz. 8
Bühnenhintergrund

Reinigung

BesenAnz. 3
BlickfängerAnz. 3
EimerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
SpülbeckenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Route, Reservierung, Meldungen und Genehmigungen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf. Prüfe außerdem die Versicherung, bevor Einladungen und Anmeldungen veröffentlicht werden.
Veröffentliche Anmeldeformular und Streckenkarte gleichzeitig und setze eine Anmeldefrist von etwa 7 bis 10 Tagen vor dem Lauf. So kannst du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Startnummern rechtzeitig abgleichen.
Plane Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Teile Verkehrsposten, Ersthelfer und die Betreuung der Anmeldung jeweils mit einer festen Ersatzperson ein. Eine kurze Einweisung 3 bis 5 Tage vorher verhindert Unklarheiten an der Strecke.
Bestelle Startnummern und sortiere sie nach der Teilnehmerliste, sobald die Anmeldefrist vorbei ist. Lege Sicherheitsnadeln, Klemmbretter, Stifte, Routenpläne und Wegweiser am Vortag gemeinsam bereit.
Kühle Getränke spätestens am Vorabend und stelle Pakete, Medaillen und Preise getrennt nach Ausgabeort auf. Prüfe außerdem Powerbanks, Lampen, Lautsprecher und Verlängerungskabel, bevor die ersten Helfer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf anmelden?: Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Reservierung, Meldungen und Genehmigungen. Die endgültigen Teilnehmerzahlen solltest du spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Lauf festhalten.
Wie viele Helfer braucht man für einen Spendenlauf?: Das hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber plane für jeden Verkehrsposten eine Person, zusätzlich ein Ersthelfer-Team und eine eigene Besetzung für die Anmeldung ein. Weise außerdem mindestens eine Ersatzperson pro Einsatzbereich ein.
Wann sollte man Startnummern für einen Spendenlauf bestellen?: Bestelle sie nach dem Anmeldeschluss, sobald die erwartete Teilnehmerzahl feststeht. Sortiere sie spätestens am Vortag nach Teilnehmerliste und lege Sicherheitsnadeln direkt dazu.
Was muss am Tag vor dem Spendenlauf vorbereitet werden?: Bereite Startnummern, Pakete, Routenpläne, Wegweiser, Absperrmaterial und Helferunterlagen vollständig vor. Getränke sollten am Vorabend gekühlt werden; Technik, Powerbanks und Lampen prüfst du ebenfalls dann.

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