Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande bien plus que la réservation d’un parcours et l’envoi des invitations. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser l’itinéraire, suivre les inscriptions et préparer les bénévoles, les dons et le matériel de course. Cette checklist rassemble 78 tâches et 57 fournitures, dans un ordre pratique, du premier repérage au rangement final. Vous pouvez ainsi vérifier chaque point sans oublier les toilettes, les dossards, les secours ou la signalisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander une régulation de la circulation
Réserver les toilettes
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les packs de sponsoring
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
Commander les dossards
Commander des médailles
Créer un registre des dons de sponsoring
Publier le programme
Confirmer les participants
2 personnes
Vérifier les paiements
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier l’itinéraire et la météo
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Trier les formulaires de sponsoring
2 personnes
Collecter les informations médicales
Préparer le matériel
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Confirmer le scénario météo
2 personnes

Événement

Contrôler le site
3 personnes
Tracer l’itinéraire
6 personnes
Mettre en place les postes de parcours
6 personnes
Monter l’arche de départ
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Distribuer les gilets des bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Prélever les listes de sponsors
2 personnes
Accompagner les participants au départ
4 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Don de solidarité de départ
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
Enregistrer les tours
4 personnes
Encourager les participants
4 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les médailles
2 personnes
Annoncer le total des sponsors
Assurer la remise des prix
2 personnes
Servir le repas
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Ranger le site
6 personnes
Démonter les tentes et les tables
5 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Compter les recettes en espèces
2 personnes
Traiter les montants des sponsors
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Nettoyer le site et le stockage
3 personnes
Archiver la gestion des sponsors

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 8
Nappesqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Téléphones portablesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 250
Cônes de balisageqté 40
Ruban de balisageqté 12
Flèches de directionqté 30
Cartes rondesqté 12
Chronomètresqté 6
Médaillesqté 180
Arche de départ
Cônesqté 30
Gilets réfléchissantsqté 20
Trophéesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures isolantesqté 6
Brancard pliable
Parapluiesqté 6
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux de sponsorqté 20
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 250
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 24
Bouilloiresqté 2

Nettoyage

Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Épongesqté 12
Gants en caoutchoucqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour coordonner le parcours avec la commune, vérifier l’assurance et organiser la circulation.
Ouvrez les inscriptions dès que le parcours et le lieu de départ sont confirmés. Demandez immédiatement les besoins alimentaires afin de ne pas devoir modifier les achats la veille.
Attribuez les postes des bénévoles au moins 7 jours avant la course : départ, arrivée, carrefours, ravitaillement, inscriptions et premiers secours doivent chacun avoir un responsable identifié.
Préparez les dossards, les formulaires de sponsoring et les paiements dans des piles séparées. Triez les numéros par ordre avant l’accueil pour réduire l’attente des participants le jour J.
Faites une dernière vérification de l’itinéraire et de la météo la veille. Comptez notamment les cônes, flèches, rubans de balisage, gilets réfléchissants, trousses de secours et couvertures isolantes avant le chargement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de coordonner l’itinéraire avec la commune, de réserver les lieux et de recruter les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la course. Fixez une date limite quelques jours avant l’événement pour traiter les paiements et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Répartissez au minimum un responsable par poste et ajoutez des bénévoles pour chaque carrefour ou zone sensible du parcours. Finalisez les affectations 7 jours avant, puis confirmez-les avec les participants et l’équipe.
Que vérifier la veille d’une course caritative ?: Vérifiez l’itinéraire, la météo, les paiements, les dossards et le déroulé imprimé. Contrôlez aussi le matériel de balisage, la sonorisation, les toilettes, les trousses de premiers secours et les lampes LED avant le chargement.

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