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Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Spendenlauf müssen Strecke, Genehmigungen und Helfer früh feststehen, bevor du die Anmeldung öffnest. Plane außerdem Start- und Zielbereich, Toiletten, Verkehrslenkung und die Versorgung der Teilnehmenden gemeinsam. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Startnummern, Sponsorformulare und die Kontrolle der Route. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur Abrechnung der Spendengelder.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Route mit der Gemeinde abstimmen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Verkehrslenkung anfordern

  • Toiletten reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsorenpakete verteilen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Routenposten einteilen

    2 Personen

  • Startnummern bestellen

  • Medaillen bestellen

  • Sponsorgeldabrechnung erstellen

  • Programm veröffentlichen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Zahlungen prüfen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Route und Wetterbericht prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Sponsorformulare sortieren

    2 Personen

  • Medizinische Informationen sammeln

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Wetterszenario bestätigen

    2 Personen

Event

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Route festlegen

    6 Personen

  • Streckenposten einrichten

    6 Personen

  • Startbogen aufbauen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Freiwilligenwesten verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Sponsorlisten einsammeln

    2 Personen

  • Teilnehmer zum Start begleiten

    4 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Sponsorenlauf starten

    3 Personen

  • Streckenposten besetzen

    6 Personen

  • Runden registrieren

    4 Personen

  • Teilnehmer anfeuern

    4 Personen

  • Wasser verteilen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    3 Personen

  • Medaillen verteilen

    2 Personen

  • Gesamtsumme der Sponsoren bekanntgeben

  • Preisverleihung durchführen

    2 Personen

  • Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Gelände aufräumen

    6 Personen

  • Zelte und Tische abbauen

    5 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Bareinnahmen zählen

    2 Personen

  • Sponsorbeträge verarbeiten

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Gelände und Lager reinigen

    3 Personen

  • Sponsorverwaltung archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 30
  • BiertischeAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • MobiltelefoneAnz. 8

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 180
  • SicherheitsnadelnAnz. 250
  • MarkierhütchenAnz. 40
  • AbsperrbandAnz. 12
  • WegweiserAnz. 30
  • RundkartenAnz. 12
  • StoppuhrenAnz. 6
  • MedaillenAnz. 180
  • Startbogen
  • KegelAnz. 30
  • WarnwestenAnz. 20
  • PreistrophäenAnz. 6
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • IsolierdeckenAnz. 6
  • Faltbare Trage
  • RegenschirmeAnz. 6
  • MegafoneAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Willkommensschild
  • SponsorenschilderAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • Mehrweg-TellerAnz. 250
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 250
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 24
  • WasserkocherAnz. 2

Reinigung

  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • HandfegerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12
  • GummihandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Route mindestens 10 bis 12 Wochen vorher fest. Beantrage die Genehmigung und kläre Versicherung, Gemeinde sowie Verkehrslenkung, bevor du Einladungen verschickst.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Start- und Zielort, Toiletten und der grobe Ablauf bestätigt sind. Erfasse dabei Ernährungswünsche und prüfe Zahlungen mindestens einmal pro Woche.
  • Teile Helfer nicht nur allgemein ein: Besetze jeden Routenposten einzeln und plane zusätzlich eine Reserve von etwa 10 Prozent ein. Warnwesten, Mobiltelefone und Erste-Hilfe-Ausrüstung sollten den Helfern vor dem Start zugeordnet sein.
  • Bestelle Startnummern und Medaillen spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf. Sortiere die Startnummern nach Teilnehmenden und lege Sicherheitsnadeln, Wegweiser sowie Markiermaterial am Vortag bereit.
  • Prüfe Route und Wetterbericht am Vortag und noch einmal am Morgen des Laufs. Drucke den Ablaufplan aus und teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Verlängerungskabel und LED-Lampen vor dem Eintreffen der Teilnehmenden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Spendenlauf anmelden?
Beginne die Planung mindestens 10 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung, Abstimmung mit der Gemeinde und Verkehrslenkung können mehrere Wochen dauern.
Wann sollte ich die Anmeldung für einen Spendenlauf öffnen?
Öffne das Anmeldeformular idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bis dahin sollten Strecke, Start- und Zielort, Toiletten und der grundlegende Ablauf feststehen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Spendenlauf?
Plane für jeden Routenposten eine feste Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Für Ausgabe, Startbereich, Ziel, Anmeldung und Erste Hilfe kommen weitere Helfer hinzu, abhängig von der Teilnehmerzahl.
Wann bestelle ich Startnummern und Medaillen?
Bestelle beides spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf. So bleibt Zeit für Lieferung, Kontrolle und das Sortieren der Startnummern vor dem Veranstaltungstag.

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