Sponsorloop organiseren: checklist van voorbereiding tot finish
Een sponsorloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en deelnemers. Je regelt toestemming voor het parcours, verkeersbegeleiding, vrijwilligers, inschrijvingen en de registratie van sponsorgeld. Begin op tijd met de vergunning, reserveringen en bestellingen; startnummers, medailles en toiletten zijn lastig op het laatste moment te regelen. Gebruik deze checklist om de sponsorloop stap voor stap voor te bereiden en op de dag zelf niets te missen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Route met gemeente afstemmen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersbegeleiding aanvragen
Toiletten reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsorpakketten verspreiden
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routeposten toewijzen
2 personen
Startnummers bestellen
Medailles bestellen
Sponsorgeldregistratie maken
Programma publiceren
Deelnemers bevestigen
2 personen
Betalingen controleren
2 personen
Draaiboek printen
Route en weerbericht controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Sponsorformulieren sorteren
2 personen
Medische informatie verzamelen
Materialen klaarzetten
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Weerscenario bevestigen
2 personen
Event
Terrein controleren
3 personen
Route uitzetten
6 personen
Routeposten inrichten
6 personen
Startboog opbouwen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Vrijwilligershesjes uitdelen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Sponsorlijsten innemen
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Sponsorloop starten
3 personen
Routeposten bemannen
6 personen
Rondes registreren
4 personen
Deelnemers aanmoedigen
4 personen
Water uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Medailles uitdelen
2 personen
Sponsortotaal bekendmaken
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routeborden verwijderen
4 personen
Terrein opruimen
6 personen
Tenten en tafels afbreken
5 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Materialen schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Opbrengst contant geld tellen
2 personen
Sponsorbedragen verwerken
2 personen
Bedankbericht versturen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Terrein en opslag schoonmaken
3 personen
Sponsoradministratie archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Mobiele telefoonsaantal 8
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 180
- Veiligheidsspeldenaantal 250
- Markeerhoedjesaantal 40
- Afzetlintaantal 12
- Routepijlenaantal 30
- Rondekaartenaantal 12
- Stopwatchesaantal 6
- Medaillesaantal 180
- Startboog
- Pionnenaantal 30
- Reflectiehesjesaantal 20
- Prijstrofeeënaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Isolatiedekensaantal 6
- Opvouwbare brancard
- Regenschermenaantal 6
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Welkomstbord
- Sponsorbordenaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Herbruikbaar bestekaantal 250
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Koelelementenaantal 24
- Waterkokersaantal 2
Schoonmaak
- Bezem en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Sponsjesaantal 12
- Rubberen handschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, route, start- en finishlocatie eerst vast. Stem het parcours daarna met de gemeente af en vraag de vergunning en verkeersbegeleiding tijdig aan; wijzigingen in de route werken door in vrijwel het hele draaiboek.
- Open de inschrijving zodra programma en route definitief zijn. Verzamel meteen contactgegevens en dieetwensen, bevestig deelnemers en controleer betalingen voordat je startnummers en sponsorformulieren sorteert.
- Plan vrijwilligers per routepost en geef ze een duidelijke taak, telefoonnummer en verzamelpunt. Zorg naast mobiele telefoons voor reflectiehesjes, afzetlint, routepijlen en een plan voor slecht weer.
- Maak één registratie voor sponsorgeld en werk die gedurende de voorbereiding bij. Sorteer sponsorformulieren vóór de wedstrijddag, zodat binnengekomen bedragen en ontbrekende betalingen na afloop snel te controleren zijn.
- Controleer de dag vóór de loop de route en het weerbericht. Leg startnummers, veiligheidsspelden, medailles, EHBO-koffers, isolatiedekens en verlichting klaar en print het draaiboek voor alle coördinatoren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorloop organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de datum en route vastleggen, een vergunning aanvragen, locaties en toiletten reserveren, vrijwilligers indelen en materialen bestellen.
- Welke vergunning heb ik nodig voor een sponsorloop?
- Dat hangt af van de route en gemeente, maar vraag minimaal 6 tot 8 weken vooraf bij de gemeente na welke vergunning of melding nodig is. Bespreek tegelijk verkeersbegeleiding, afzettingen en eventuele afspraken over het gebruik van de openbare weg.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een sponsorloop?
- Reken op minimaal één vrijwilliger per routepost en daarnaast op coördinatoren voor start, finish, inschrijving en EHBO. Tel bij een route met 6 posten dus minstens 6 routebegeleiders op bij de mensen voor start, finish en organisatie.
- Wat moet ik de dag voor een sponsorloop controleren?
- Controleer 24 uur vooraf de route, het weerbericht, de materialen en de deelnemerslijst. Leg startnummers en sponsorformulieren per groep klaar en test geluidsinstallatie, microfoons, verlengkabels en verlichting.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!