Checklist para organizar una carrera solidaria

Organizar una carrera solidaria requiere cerrar primero el recorrido, los permisos y la seguridad, y después coordinar inscripciones, voluntariado y material. Esta checklist reúne 78 tareas y 57 artículos para que sepas qué preparar y en qué orden. Incluye desde la reserva de la salida y la meta hasta los dorsales, las medallas, los aseos y el control del tráfico. También te ayuda a llegar al día de la carrera con los pagos, los participantes y el parte meteorológico comprobados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Coordinar la ruta con el ayuntamiento
2 personas
Reservar la salida y la meta
Solicitar control de tráfico
Reservar los aseos
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir paquetes de patrocinio
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar puestos de ruta
2 personas
Pedir dorsales
Pedir medallas
Crear registro de dinero de patrocinio
Publicar el programa
Confirmar participantes
2 personas
Comprobar los pagos
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la ruta y el parte meteorológico
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Ordenar formularios de patrocinio
2 personas
Recopilar información médica
Preparar los materiales
3 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Confirmar el escenario meteorológico
2 personas

Evento

Inspeccionar el recinto
3 personas
Trazar la ruta
6 personas
Montar los puestos del recorrido
6 personas
Montar el arco de salida
3 personas
Montar mesas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Repartir los petos de los voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Recoger listas de patrocinadores
2 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
4 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Dar el discurso de apertura
Dar salida a la carrera de patrocinio
3 personas
Cubrir los puestos de la ruta
6 personas
Registrar las rondas
4 personas
Animar a los participantes
4 personas
Repartir agua
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Repartir las medallas
2 personas
Anunciar el total de patrocinios
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Servir la comida
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Despedir a los últimos participantes
2 personas

Seguimiento

Retirar los carteles de ruta
4 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Desmontar las tiendas y mesas
5 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Limpiar los materiales
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Contar la recaudación en efectivo
2 personas
Procesar los importes de los patrocinadores
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Limpiar el recinto y el almacén
3 personas
Archivar la administración de patrocinadores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 6
Papeleracant. 8
Mantelescant. 10

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Teléfonos móvilescant. 8

Material deportivo

Dorsalescant. 180
Imperdiblescant. 250
Conos marcadorescant. 40
Cinta de balizamientocant. 12
Flechas de rutacant. 30
Tarjetas redondascant. 12
Cronómetroscant. 6
Medallascant. 180
Arco de salida
Conoscant. 30
Chalecos reflectantescant. 20
Troféos de premiocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas aislantescant. 6
Camilla plegable
Paraguascant. 6
Megáfonoscant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Carteles de patrocinadorescant. 20
Carteles direccionalescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platos reutilizablescant. 250
Cubiertos reutilizablescant. 250
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Cucharonescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 24
Teterascant. 2

Limpieza

Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 4
Esponjascant. 12
Guantes de gomacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: fija la fecha y la ruta, solicita los permisos y coordina el recorrido con el ayuntamiento antes de abrir las inscripciones.
No dejes la seguridad para el final. Confirma el seguro, el control de tráfico, los puestos de ruta y los botiquines al menos 3 semanas antes de la carrera.
Cierra las inscripciones 5-7 días antes si necesitas preparar dorsales, preferencias dietéticas y listas de participantes sin cambios de última hora.
Asigna los voluntarios por puesto y entrégales un plan de trabajo impreso; calcula al menos una persona por punto de cruce y un responsable para la salida y la meta.
Revisa el material el día anterior: dorsales e imperdibles, conos, flechas, cinta de balizamiento, megáfonos, cronómetros, medallas, mantas aislantes y camilla plegable suelen olvidarse al cargar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera solidaria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, el control de tráfico y la reserva de la salida y la meta pueden requerir varias semanas de coordinación.
¿Cuándo abrir las inscripciones para una carrera solidaria?: Ábrelas cuando la fecha, la ruta y los permisos principales estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra o congela los datos entre 5 y 7 días antes para preparar dorsales y listados.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera solidaria?: Depende de la ruta y de los cruces, pero asigna como mínimo una persona por puesto de control, además de responsables para salida, meta, inscripciones y avituallamiento. Confirma las asignaciones al menos 2 semanas antes.
¿Qué material necesito el día de una carrera solidaria?: Prepara dorsales, imperdibles, conos, flechas, cinta de balizamiento, chalecos reflectantes, cronómetros, megáfonos, botiquines, medallas y material para salida y meta. Haz un inventario final 24 horas antes y comprueba también sonido, alargadores, mesas, carpas y aseos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.