Checklist pour organiser une course à thème

Une course à thème demande bien plus qu’un parcours et des participants. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser chaque zone, organiser les inscriptions et coordonner les bénévoles avant le jour J. Cette checklist regroupe 81 tâches et 75 fournitures pour avancer dans le bon ordre, du choix de la date au rangement final. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les éléments souvent réglés trop tard : secours, circulation, signalétique, besoins alimentaires et météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
Assurer la présence des secours
Recruter des signaleurs
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Définir le thème et le code vestimentaire
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Concevoir les dossards
Concevoir la carte d'itinéraire
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Attribuer les postes de circulation
2 personnes
Définir les couloirs de départ
2 personnes
Commander les prix et médailles
Commander les banderoles et les panneaux
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
Vérifier les trousses de premiers secours
Recharger les batteries et les piles
Vérifier l'arche de départ
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Installer les points d’eau
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
Briefer les postes de circulation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer la playlist
Mettre en place les médailles et les prix
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
5 personnes
Distribuer les numéros de départ
4 personnes
Donner le briefing final de l’itinéraire
2 personnes
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
Donner le coup d’envoi
2 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Accompagner les participants sur le parcours
4 personnes
Tenir les points d’eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Remettre les médailles
2 personnes
Encadrer le photobooth
2 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Animer la remise des prix
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Rassembler la vaisselle et le matériel
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier le matériel de caution
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Publier les photos des participants
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Archiver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffetqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 8
Nappesqté 10
Barrières de fouleqté 20
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Médailles de course à piedqté 250
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 12
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Arche de départ
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Plateaux à médaillesqté 4
Coupes de prixqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Cartes d'itinéraireqté 300
Braceletsqté 300

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 12
Pilesqté 24
Talkies-walkiesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 4
Serviettesqté 20

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Conteneurs à déchetsqté 6
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 12

Décoration

Drapeaux thématiquesqté 30
Bannièresqté 8
Arches de ballonsqté 2
Mur photo

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Trousses de pansementsqté 6
Ciseaux de sécuritéqté 3
Packs de froidqté 20

Bureau

Papier d’impressionqté 2
Marqueurs indélébilesqté 20
Agrafeusesqté 4
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 8
Autocollants d’étiquettesqté 300
Caissesqté 4
Caisses à monnaieqté 2

Conseils

Commencez par la date et l’itinéraire, puis vérifiez les autorisations avant de réserver définitivement les lieux de départ et d’arrivée. Prévoyez plusieurs semaines pour les demandes liées à la circulation.
Dimensionnez la sécurité à partir du parcours réel : signaleurs, barrières, cônes, ruban de balisage, gilets et présence des secours doivent être attribués à des emplacements précis, pas seulement commandés.
Fermez les inscriptions assez tôt pour trier les dossards, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles. Envoyez ensuite les informations pratiques aux participants au moins 7 jours avant la course.
Faites un contrôle du parcours la veille et le matin même : flèches, bornes kilométriques, arche, couloirs de départ et panneaux doivent être visibles depuis la direction d’arrivée des coureurs.
Préparez un plan de repli météo et testez la sonorisation avant l’accueil. Les haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises sont souvent disponibles séparément et deviennent difficiles à remplacer le jour de la course.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course à thème ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, obtenir les autorisations, organiser les secours et la circulation, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il demander les autorisations pour une course à thème ?: Lancez les demandes dès que la date et l’itinéraire sont définis, au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Les mesures de circulation et les exigences de sécurité peuvent modifier le parcours initial.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les consignes principales 7 à 10 jours avant la course, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez notamment l’heure d’arrivée, le retrait du dossard, les couloirs de départ, l’itinéraire et les éventuelles consignes liées au thème.
Combien de bénévoles faut-il pour une course à thème ?: Le nombre dépend du parcours et des points à surveiller, mais établissez une liste par poste au moins 2 semaines avant. Prévoyez une personne de remplacement pour chaque zone critique, notamment la circulation, l’accueil et l’arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.