Themarun organiseren: checklist en planning

Een Themarun vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en startnummer. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, inschrijvingen, vrijwilligers, materialen en de ontvangst bij start en finish. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar deelnemersinformatie en de laatste controle. Deze checklist bevat 81 taken en 75 spullen, zodat je per fase kunt afvinken wat geregeld, besteld of gecontroleerd is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
EHBO-bezetting vastleggen
Verkeersregelaars werven
Route op veiligheid controleren
3 personen
Thema en dresscode bepalen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Startnummers ontwerpen
Routekaart ontwerpen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersposten toewijzen
2 personen
Startvakken bepalen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Banners en bordjes bestellen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Routepijlen klaarleggen
2 personen
EHBO-koffers controleren
Accu's en batterijen opladen
Startboog controleren
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Waterpunten opbouwen
3 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Kilometerborden plaatsen
2 personen
Verkeersposten instrueren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Medailles en prijzen uitstallen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
EHBO-post inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
5 personen
Startnummers uitgeven
4 personen
Laatste routebriefing geven
2 personen
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
Startschot geven
2 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Deelnemers op de route begeleiden
4 personen
Waterpunten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Medailles uitreiken
2 personen
Fotopunt begeleiden
2 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
EHBO-hulp verlenen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondhapjes serveren
3 personen
Dranken blijven bijvullen
3 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Tenten en meubilair afbouwen
5 personen
Servies en materialen verzamelen
3 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Borgmaterialen controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Deelnemersfoto's publiceren
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Facturen en bonnen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Tafelkleedjesaantal 10
Dranghekkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Hardloopmedaillesaantal 250
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 12
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Startboog
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Medailleschaaltjesaantal 4
Prijzenbekersaantal 6
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Routekaartenaantal 300
Polsbandjesaantal 300

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 12
Batterijenaantal 24
Mobiele portofoonsaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Schenkkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 10
Maatbekersaantal 4
Handdoekenaantal 20

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Vuilniscontainersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12

Decoratie

Thema-vlaggenaantal 30
Bannersaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Fotowand

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Pleistersetsaantal 6
Veiligheidsschaaraantal 3
Koelkompressenaantal 20

Kantoor

Printpapieraantal 2
Watervaste stiftenaantal 20
Nietmachinesaantal 4
Plakbandrollenaantal 12
Schaaraantal 8
Labelstickersaantal 300
Kassadozenaantal 4
Geldkistjesaantal 2

Tips

Leg datum, route, start- en finishlocatie vroeg vast. Controleer daarna direct welke vergunningen en verkeersmaatregelen nodig zijn; wijzigingen in de route kunnen anders je hele planning beïnvloeden.
Plan de veiligheidsbezetting vóór je inschrijvingen opent. Verdeel verkeersregelaars over alle verkeersposten, leg EHBO vast en controleer de route op kruisingen, smalle stukken en plekken waar routepijlen nodig zijn.
Stuur deelnemersinformatie niet pas enkele dagen vooraf. Vermeld startvakken, route, dresscode, bereikbaarheid, dieetwensen en het tijdstip waarop deelnemers hun startnummer en startnummerband ophalen.
Maak een aparte materiaalcontrole voor start, route en finish. Tel onder meer startnummers, medailles, routepijlen, kilometerborden, veiligheidshesjes, dranghekken, afvalbakken en verlengkabels vóór de opbouw.
Plan op de laatste dagen twee korte controles: eerst de weersverwachting en boodschappenlijst, daarna de gesorteerde startnummers en de bezetting. Zet luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel en stopwatches klaar voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Themarun organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en verkeersmaatregelen. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersinformatie, materiaalcontrole en de definitieve vrijwilligersindeling.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Themarun aanvragen?: Controleer de vergunningsplicht zodra de route en datum vaststaan, idealiter 12 weken vóór de run. De behandelingstermijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de inschrijvingen al geopend zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Themarun?: Tel minimaal één verkeersregelaar per verkeerspost en plan daarnaast aparte mensen voor inschrijving, startvakken, finish, EHBO-ondersteuning en materiaal. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig alle posten opnieuw in de laatste week.
Wanneer bestel ik startnummers en medailles voor een Themarun?: Bestel startnummers zodra het ontwerp en de verwachte deelnemersaantallen bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Bestel medailles en prijzen uiterlijk 4 weken voor de run, zodat je nog tijd hebt om aantallen of levering te corrigeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.