Organiser un cours invité sans rien oublier

Un cours invité demande de coordonner l’intervenant, les participants, la salle et la technique dans le bon ordre. Commence par confirmer l’invité et réserver l’espace, puis ouvre les inscriptions avant de publier le programme. Les dernières heures servent surtout à vérifier la présentation, installer les chaises et tester le son. Cette checklist rassemble les étapes souvent oubliées, notamment les besoins alimentaires, les adaptateurs vidéo, les badges et l’accueil de l’intervenant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer l'intervenant invité
Réserver la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le programme
Rassembler les informations sur les intervenants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Recevoir la présentation
Vérifier les exigences techniques
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer la liste des inscriptions
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la signalétique
Accueil de l’invité d’honneur
Briefer les bénévoles
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le cours invité
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Servir le catering du soir
4 personnes
Faire ses adieux à l’intervenant invité

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Inventorier le matériel
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallonges électriquesqté 2
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 90
Assiettesqté 90
Couvertsqté 90

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Pince de serviceqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Lanyardsqté 100
Brochures du programmeqté 100
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirme l’intervenant et ses besoins techniques avant d’ouvrir les inscriptions. Demande la présentation suffisamment tôt pour vérifier le format, les vidéos et les connexions nécessaires.
Prévois une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 5 à 7 jours avant le cours. Tu pourras ainsi commander le catering et imprimer la liste des participants avec des chiffres fiables.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les adaptateurs et le micro avant l’arrivée du public. Un test complet de 30 minutes évite de découvrir un problème au moment de commencer.
Prépare l’accueil avant l’ouverture de la salle : badges nominatifs, lanyards, liste des inscriptions et signalétique doivent être regroupés sur la table d’accueil. Ajoute les porte-manteaux et les panneaux directionnels si les espaces ne sont pas évidents à trouver.
Installe la salle au moins 60 minutes avant le début du cours. Dispose les chaises et les tables, branche les multiprises et rallonges, refroidis les boissons et prépare le service traiteur avant l’arrivée de l’invité d’honneur.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un cours invité ?: Ouvre les inscriptions dès que l’intervenant, la salle et le programme sont confirmés, généralement 3 à 6 semaines avant le cours. Fixe une clôture 5 à 7 jours avant l’événement pour traiter les demandes alimentaires et finaliser le catering.
Combien de temps prévoir pour installer un cours invité ?: Prévois au moins 60 minutes pour installer les chaises, les tables, l’accueil, la signalétique et le catering. Ajoute 30 minutes pour tester la présentation et le système de sonorisation, surtout si plusieurs adaptateurs sont nécessaires.
Quand demander la présentation de l’intervenant ?: Demande-la au plus tard 3 jours avant le cours invité, et idéalement 5 à 7 jours avant. Ce délai permet de vérifier les vidéos, les polices, le format d’écran et les connexions HDMI.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Prépare les badges nominatifs, les lanyards, la liste des inscriptions, les brochures du programme et les panneaux directionnels avant l’ouverture de la salle. Installe la table d’accueil au moins 30 minutes avant l’arrivée des premiers participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.