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Gastvortrag organisieren: Die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Gastvortrag wirkt am Veranstaltungstag unkompliziert, verlangt aber mehrere Vorbereitungsphasen. Zuerst bestätigst du den Gastredner, reservierst den Saal und öffnest die Anmeldung. Danach sammelst du Sprecherinformationen, klärst technische Anforderungen und bestellst das Catering. Kurz vor Beginn zählen vor allem Ausdrucke, gekühlte Getränke, getestete Präsentationstechnik und ein vorbereiteter Empfang. Die Checkliste führt dich durch alle Schritte, damit wichtige Details nicht erst während des Vortrags auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gastredner bestätigen

  • Saal reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Programm veröffentlichen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Präsentation entgegennehmen

  • Technische Anforderungen prüfen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Anmeldeliste ausdrucken

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationsgeräte anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

  • Gastredner empfangen

  • Freiwillige einweisen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Gastvortrag begleiten

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Networking-Event betreuen

    2 Personen

  • Abendcatering servieren

    4 Personen

  • Gastredner verabschieden

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geräte abkoppeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 10
  • Empfangstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • GläserAnz. 90
  • TellerAnz. 90
  • BestecksetsAnz. 90

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 100
  • LanyardsAnz. 100
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • WegweiserAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die technischen Anforderungen spätestens 7 Tage vor dem Vortrag. Lass dir Präsentation und benötigte Anschlüsse vorab schicken und teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Mikrofon gemeinsam.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Drucke die Anmeldeliste und Namensschilder am Vortag aus; so kannst du Ernährungswünsche und die Cateringmenge rechtzeitig berücksichtigen.
  • Plane für den Empfang mindestens einen Tisch, Namensschilder, Lanyards und Wegweiser ein. Stelle die Beschilderung vor dem Öffnen des Saals auf, nicht erst wenn die ersten Gäste eintreffen.
  • Kühle Getränke am selben Tag frühzeitig und stelle Kaffeezubehör bereit. Für die Ausgabe brauchst du neben Tassen und Gläsern auch Thermoskannen, Servierschalen, Tabletts und Zangen.
  • Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit lassen sich Stühle und Tische aufstellen, die Präsentationsgeräte anschließen, die Beschallungsanlage testen und der Gastredner persönlich empfangen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gastvortrag organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Bestätigung des Gastredners und der Saalreservierung. Öffne die Anmeldung anschließend und veröffentliche das Programm, damit die Teilnehmenden mindestens 3 Wochen Zeit zur Registrierung haben.
Wann sollte die Technik für einen Gastvortrag getestet werden?
Prüfe die technischen Anforderungen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Am Veranstaltungstag testest du Beamer, Präsentationslaptop, HDMI-Verbindung, Mikrofon und Lautsprecher nochmals mindestens 60 Minuten vor Beginn.
Wie viel Catering braucht man für einen Gastvortrag?
Bestelle die Menge nach der Anmeldeliste und rechne zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vorher, damit das Catering noch angepasst werden kann.
Wann muss man Namensschilder und Programme vorbereiten?
Bereite Namensschilder und Programme am Vortag vor und drucke die Anmeldeliste ebenfalls dann aus. Lege alles spätestens 30 Minuten vor Einlass an der Empfangstheke bereit.

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