Checklist pour organiser un cours de vin
Un cours de vin demande plus qu’une sélection de bouteilles. Il faut gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, l’ordre des dégustations et le matériel avant l’arrivée des participants. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : verres adaptés, eau, crachoirs, vin blanc bien frais et vin rouge à température. Cette checklist vous guide de la préparation des invitations jusqu’à l’accueil et au lancement de la séance.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la liste des participants
Commander la livraison de vin
Définir l’ordre des essais
2 personnes
Préparer la présentation
Imprimer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
Récupérer le vin et les courses
2 personnes
Vérifier les bouteilles de vin
2 personnes
Réfrigérer le vin blanc
Mettre le vin rouge à température
Préparer les en-cas
3 personnes
Composer les plateaux de fromages
2 personnes
Tester la technique
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les stands de dégustation
3 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Installer des points d’eau et des crachoirs
2 personnes
Préparer le matériel de documentation
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Faire l’introduction
Animer la dégustation de vins
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Préparer la pause et les snacks
2 personnes
Animer la dégustation mets et vins
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Remettre les certificats
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Fermer et sécuriser les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 32
- Nappeqté 8
Vaisselle
- Verres à vinqté 150
- Verres à eauqté 40
- Petites assiettesqté 40
- Assiettes à dessertqté 40
- Couvertsqté 40
- Porte-serviettesqté 8
Cuisine
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 4
- Carafeqté 6
- Refroidisseurs à vinqté 6
- Bacs à glaçonsqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Cuillères de serviceqté 8
- Couteau à fromageqté 6
- Carafesqté 8
- Verres doseursqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Réfrigérateursqté 2
- Enceinte portable
Catering
- Crachoirsqté 16
- Pinces à glaçonsqté 4
- Badges nominatifsqté 35
- Stylosqté 35
- Carnets de dégustationqté 35
- Classeurs de certificatsqté 35
- Panneau de présentation
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Courses
- Courses
Conseils
- Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le cours. Vous pourrez ainsi confirmer le nombre de participants et recueillir les allergies ou régimes alimentaires à temps.
- Commandez le vin dès que la liste des participants est confirmée, puis vérifiez chaque bouteille à la réception. Réfrigérez le vin blanc plusieurs heures avant la dégustation et laissez le rouge revenir progressivement à température.
- Définissez l’ordre des essais avant de préparer la présentation. Imprimez les feuilles de travail et préparez les badges nominatifs au plus tard la veille pour éviter de les faire à l’accueil.
- Prévoyez un point d’eau et un crachoir pour chaque groupe de dégustation, plutôt que de les installer uniquement près de l’entrée. Les participants doivent pouvoir les utiliser sans interrompre la séance.
- Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur, les rallonges et l’enceinte au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe. Installez les tables, les chaises, les verres et les plateaux de fromages avant d’ouvrir les portes.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un cours de vin ?
- Commencez la préparation au moins 2 semaines avant la date prévue. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, la commande du vin, les besoins alimentaires et la confirmation des participants.
- Quand faut-il commander le vin pour un cours de dégustation ?
- Passez la commande dès que le nombre de participants est confirmé, idéalement 7 à 10 jours avant le cours. Cela laisse le temps de vérifier les bouteilles et de prévoir un remplacement en cas de problème.
- Combien de verres faut-il prévoir par participant ?
- Prévoyez au minimum un verre à vin par participant et un verre à eau, avec quelques verres supplémentaires en réserve. Pour une dégustation comparative, utilisez plusieurs verres par personne seulement si le déroulé le demande et si le lavage est possible.
- Quand mettre le vin blanc au frais et le vin rouge à température ?
- Placez le vin blanc au réfrigérateur plusieurs heures avant le début du cours. Sortez le vin rouge suffisamment tôt pour qu’il atteigne progressivement la température de service, puis vérifiez les bouteilles avant l’accueil.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !