Checklist pour organiser un cours de musique
Un cours de musique demande plus qu’une salle et des instruments. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, préparer les partitions et vérifier chaque élément technique avant l’arrivée du groupe. Cette checklist couvre les 43 tâches du plan, de l’invitation des participants au rangement du matériel pédagogique. Utilisez-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les badges, les rallonges, les pupitres et l’organisation du déjeuner.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Inviter les participants
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations pratiques
Établir la liste des participants
Imprimer la liste de présence
Préparer le matériel de cours
2 personnes
Imprimer les partitions
Créer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la salle de cours
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer les pupitres
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le déjeuner
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Distribuer les badges nominatifs
Présenter le programme de la formation
Distribuer le matériel pédagogique
2 personnes
Donner un cours de musique
2 personnes
Animer les exercices
2 personnes
Animer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir le déjeuner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Débriefer les morceaux de musique
2 personnes
Répondre aux questions des participants
Encadrer l’exercice de clôture
2 personnes
Clôturer la formation
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel de musique
2 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle de cours
3 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Ranger les restes de nourriture
Archiver le matériel pédagogique
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 24
- Tablesqté 6
- Table d'inscription
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Microphone
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Pieds de microqté 20
- Métronomesqté 2
- Boîtiers de voteqté 2
Matériel pédagogique
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 6
- Blocs-notesqté 24
- Stylos à billeqté 30
- Crayonsqté 24
- Distributeurs de papierqté 2
- Badges nominatifsqté 24
- Ruban de papierqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 24
- Verres à boireqté 24
- Assiettesqté 24
- Couvertsqté 24
- Carafes d’eauqté 3
Cuisine
- Thermos à caféqté 2
- Plateaux de serviceqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Planches à découperqté 2
- Glacièresqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Balayette et pelle
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant le cours et fixez une date limite d’inscription. Demandez en même temps les allergies et régimes alimentaires afin de prévoir le déjeuner sans devoir rappeler chaque participant.
- Préparez les partitions, badges nominatifs et supports pédagogiques au moins la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires et gardez la liste de présence à l’entrée, avec les stylos nécessaires.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, le microphone et l’enceinte avant l’ouverture de la salle. Branchez les rallonges et multiprises à l’avance : c’est souvent ce qui retarde l’installation.
- Installez le comptoir d’inscription avant les chaises et les tables. Placez les badges, la liste de présence et le matériel distribué au même endroit pour que l’accueil ne bloque pas le début du cours.
- Préparez le café, le thé et l’eau avant l’arrivée du groupe, puis vérifiez les tasses, verres, assiettes et couverts. Pour une pause de 10 personnes, prévoyez au minimum 12 portions de boisson et quelques pièces de rechange.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un cours de musique ?
- Commencez les inscriptions et les invitations au moins 2 semaines avant le cours. Réservez les 2 derniers jours aux partitions, aux badges, aux achats et à la vérification de la salle.
- Quand imprimer les partitions et la liste des participants ?
- Imprimez les partitions et la liste définitive la veille, après la clôture des inscriptions. Préparez 2 à 3 exemplaires supplémentaires pour les arrivées tardives ou les documents égarés.
- Quel matériel tester avant un cours de musique ?
- Testez au minimum l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le microphone, l’enceinte, les rallonges et les multiprises 24 heures avant. Vérifiez aussi les métronomes, le tableau blanc et les marqueurs avant l’accueil.
- Quand installer la salle pour un cours de musique ?
- Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, les pupitres et le comptoir d’inscription. Gardez ensuite 15 minutes pour un dernier test du son et de l’image.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !