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Musikkurs organisieren: die praktische Checkliste

Ein Musikkurs steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Teilnehmenden brauchen rechtzeitig alle Informationen, während Raum, Technik und Unterrichtsmaterial am Kurstag sofort einsatzbereit sein müssen. Plane Anmeldungen, Ernährungswünsche und Noten nicht erst in der letzten Woche. Am Veranstaltungstag helfen ein klarer Empfang, Namensschilder und eine gedruckte Anwesenheitsliste, damit der Kurs pünktlich beginnen kann. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und den Ablauf vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmer einladen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Praktische Informationen versenden

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Lehrmaterial vorbereiten

    2 Personen

  • Noten ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Schulungsraum kontrollieren

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Notenständer bereitstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Mittagessen bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Namensschilder verteilen

  • Kursprogramm erläutern

  • Unterrichtsmaterial austeilen

    2 Personen

  • Musikunterricht geben

    2 Personen

  • Übungen anleiten

    2 Personen

  • Kaffeepause begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Mittagessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Musikstücke nachbesprechen

    2 Personen

  • Fragen der Teilnehmenden beantworten

  • Abschlussübung begleiten

    2 Personen

  • Kurs abschließen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Musikmaterial sammeln

    2 Personen

  • Stühle und Tische zurückstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Schulungsraum reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verstauen

  • Lernmaterial archivieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 24
  • TischeAnz. 6
  • Anmeldetisch

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Mikrofon
  • Laptop
  • Beamer
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • NotenständerAnz. 20
  • MetronomeAnz. 2
  • AbstimmgeräteAnz. 2

Lernmaterial

  • Whiteboard
  • Whiteboard-MarkerAnz. 6
  • NotizblöckeAnz. 24
  • KugelschreiberAnz. 30
  • BleistifteAnz. 24
  • PapierverteilerAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 24
  • PapierklebebandAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 24
  • TrinkgläserAnz. 24
  • TellerAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24
  • WasserkannenAnz. 3

Küche

  • KaffeethermoskannenAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • Handfeger und Kehrblech

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke praktische Informationen spätestens 7 Tage vor dem Kurs. Bitte dabei um Rückmeldung zu Ernährungswünschen und halte die Anmeldungen in einer aktuellen Teilnehmerliste fest.
  • Drucke Noten, Anwesenheitsliste und Namensschilder mindestens 2 Tage vorher aus. Lege pro teilnehmender Person einen vollständigen Satz Unterrichtsmaterial bereit.
  • Teste Laptop, Beamer, Mikrofon und Bluetooth-Lautsprecher am Vortag im Schulungsraum. Prüfe außerdem, ob Verlängerungskabel, Notenständer und Metronome dort erreichbar sind.
  • Richte den Anmeldetisch 30 Minuten vor Beginn ein. Lege Anwesenheitsliste, Namensschilder, Stifte und die Kursunterlagen so aus, dass ankommende Teilnehmende nicht den Eingangsbereich blockieren.
  • Plane Kaffee, Tee, Wasser und Mittagessen anhand der bestätigten Anmeldungen. Stelle Geschirr und Serviertabletts vor der Ankunft bereit und bewahre Kühlware in Kühlboxen auf, bis sie gebraucht wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Musikkurs organisieren?
Starte die Anmeldung und Einladung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Kurstermin. Verschicke die praktischen Informationen spätestens 7 Tage vorher und schließe die Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vor Beginn ab.
Was muss ich für einen Musikkurs am Vortag vorbereiten?
Kontrolliere den Schulungsraum, teste die gesamte Technik und stelle Tische, Stühle sowie Notenständer bereit. Drucke außerdem Noten, Anwesenheitsliste und Namensschilder aus und sortiere die Unterrichtsmaterialien.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Musikkurs?
Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Technik, Anmeldung und Verpflegung ein. Wenn Beamer, Mikrofon oder mehrere Instrumentalstationen aufgebaut werden, sind 90 Minuten sinnvoller.
Wann sollen die Teilnehmer beim Musikkurs eintreffen?
Bitte die Teilnehmenden, 15 bis 30 Minuten vor Kursbeginn einzutreffen. So bleiben Zeit für Anwesenheit, Namensschilder und das Verteilen der Materialien, ohne Unterrichtszeit zu verlieren.

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